Secretaresse Diensten Geestelijke Verzorging (576385)

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Je werkzaamheden zullen uit verschillende onderdelen bestaan.
1. Je verleent secretariële en managementondersteuning aan de directeur en zijn staf, door:
a. Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor de afhandeling benodigde informatie, en waar mogelijk zelf actie te ondernemen.
b. Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
c. Het opstellen van brieven, het maken van afspraken en het bijhouden en bewaken van de agenda's.
d. Het opzetten en bijhouden van het archief en het completeren van de dossiers.
e. Het fungeren als eerste aanspreekpunt tussen de directeur en interne en externe instanties.
f. Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen.
g. Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties.
h. Het assisteren bij het verwerken van dienstreisaanvragen en -declaraties, binnen- en buitenland. 

2. Je levert beheersmatige en logistieke ondersteuning, door:
a. Het (mede) bedenken en organiseren/ondersteunen van activiteiten zoals projecten, congressen, sollicitatieprocedures en (bezinnings)reizen.
b. Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden op het gebied van het personeelsbeheer zoals het afhandelen van procedures bij indienstneming, bevordering en voordrachten voor plaatsing.
c. Het beheren van verschillende bestanden zoals personeels-, client- en/of relatiebestanden.
d. Het verzorgen van de informatievoorziening ten behoeve van onder andere verantwoordings- of voortgangsrapportages m.b.t. lopende projecten, financiële en personele overzichten en het op verzoek verzamelen en ordenen van gegevens over specifieke onderwerpen.

3. Je bent verantwoordelijk voor het onderhouden van verschillende contacten voor wat betreft:
a. De zendende instanties en krijgsmachtdelen over de secretariële en administratieve afhandeling van zaken, om informatie uit te wisselen over de inhoud en de voortgang in de uitvoering daarvan en om (agenda-) afspraken voor de directieleden te maken waarbij zorgvuldig dient te worden omgegaan met naar aard gevoelige onderwerpen.
b. Met zendende instanties en krijgsmachtdelen om (algemeen inhoudelijke) toelichting te geven en te bevragen op binnen de dienst in benadeling zijnde onderwerpen.
c. Met functionarissen van de BS (bijv. P&O, beveiliging, Paresto e.d.) over financiële/personele aangelegenheden om informatie uit te wisselen.
d. Met externe instanties om informatie in te winnen en te verstrekken, bijv. congrescentra, drukkers, kerkelijke/humanistische/joodse/hindoestaanse/boeddhistische/islamitische organisaties.
e. Met commandanten en leidinggevenden wanneer nodig over denominatie gebonden leefregels in relatie tot de militaire regels en voorschriften om hen voor te lichten.
Voor deze taken is de secretaris/secretaresse verantwoording schuldig aan de Plv Directeur. Voor wat betreft de procedurele en procesmatige aspecten van het werk ben je verantwoording verschuldigd aan het hoofd bedrijfsvoering. Interne administratieve regels en voorschriften zijn van belang voor de wijze waarop invulling kan worden gegeven aan de ondersteunende werkzaamheden. De secretaris/secretaresse neemt beslissingen bij het beoordelen van belang en urgentie bij het voorbereiden en maken van verslagen en vergaderingen, bij het maken en afronden van afspraken en bij het leveren van (management)informatie.

Functie-eisen

Opleidingsrichting en/of vakkennis
• Vooropleiding: HAVO/MBO 4 (diploma behaald)
• Vakopleiding: Secretariële opleiding
• Je hebt bij voorkeur recente werkervaring in een secretariële functie.

Kennis en vaardigheden
• Je hebt kennis van management ondersteunende werkwijzen.
• Je hebt kennis van reguliere archivering.
• Je hebt kennis van administratieve en logistieke projectcoördinatie en organisatie.
• Je hebt kennis van de interne administratieve en procedurele voorschriften.
• Je hebt inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de dienst en het departement.
• Je hebt mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal.
• Je hebt kennis van bestandsinvoer en tekstverwerken met de computer.
• Je bent vaardig in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het leveren van managementinformatie.
• Je bent vaardig in organiseren, coördineren en plannen.
• Affiniteit met het werkveld van de Diensten Geestelijke Verzorging.
• Flexibel zijn mbt uren verdeeld over verschillende dagen in de week.

Competenties 
• Zelfstandig;
• Sociaal;
• Stressbestendig;
• Flexibel;
• Accuraat; 

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

Bijdragen aan het welbevinden van militairen en hun thuisfronten. Daar ligt onze focus bij de Diensten Geestelijke Verzorging. Verder focussen we op het welbevinden van veteranen en overige medewerkers bij Defensie én werken we aan de moraliteit van de krijgsmacht als geheel. We zijn een landelijk georganiseerde dienst met ongeveer 151 geestelijk verzorgers en 28 ondersteuners. Samen handelen we vanuit een joods, rooms katholiek, protestants, humanistisch, hindoeïstisch, islamitisch, boeddhistisch en orthodoxe oogpunt. Waarom wij doen wat we doen? Omdat je leven betekenis heeft. We zijn zichtbaar aanwezig op de werkvloer en zorgen voor begeleiding, groepswerk, bezinningsdiensten en kerkelijke vieringen. Ook signaleren we knelpunten en adviseren we hierover. Zingeving en ethiek staan daarbij centraal.

Verder fungeren we als het levensbeschouwelijk kenniscentrum ter ondersteuning van commandanten. Onze kennis komt van pas bij aspecten als onderwijs, vorming en voorlichting. We 
worden bestuurd door een college met een directeur en 7 diensthoofden.

Vanuit de Frederikkazerne in Den Haag werk je functioneel voor de PLV (Plaatsvervangend) Directeur DGV en de diensthoofden van 3 grote diensten (Rooms Katholieke GV, Protestantse GV en de Humanistische GV) met een aandachtgebied van 1 van de Hoofden van Dienst. De secretaresses hebben een hiërarchische relatie met het hoofd bedrijfsvoering. Iedere dienst kent een eigen beheersverantwoordelijkheid op het personele en financiële vlak, en een gezamenlijke verantwoordelijkheid op het totale PIOFAH-gebied (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, 
Financiën, Aanschaf, Administratieve organisatie en Huisvesting). 

De functionaris is belast met het verlenen van secretariële- en managementondersteuning aan de PLV Directeur en de Hoofden van Dienst grote Diensten en het leveren van beheersmatige en logistieke ondersteuning.

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

sollicitatiekd@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

sollicitatiekd@mindef.nl