Projectleider implementatie DefDoc

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

De functionaris geeft leiding aan één van de implementatieteams van het nieuwe document management systeem (DMS) voor Defensie (DefDoc). Er zijn parallel werkende teams bestaande uit een projectleider, business analisten en I-adviseurs ondersteund door een overkoepelend team voor communicatie, opleidingen & adoptie..Omdat het DMS per Defensie Onderdeel wordt geïmplementeerd voert ieder team de komende drie jaar meerdere implementaties uit.

DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem. Go-Live bij de Bestuursstaf was in 2024 Q4.

Dit jaar starten we met de Defensiebrede uitrol voor de overige Defensie Onderdelen. De zeven onderdelen die we onderscheiden, worden in drie jaar uitgerold en uiteindelijk zullen in 2027 ongeveer 20.000 gebruikers van dit systeem gebruik maken. De werkzaamheden van de implementatieteams bestaan uit het vertalen van gebruikerswensen en eisen ten aanzien van gewenste DMS/RMA-inrichting, analyseren, ontwerpen en uitwerken van processen in het DMS, analyseren en implementeren autorisatie management, passend maken van opleidingsmaterialen en geven van opleidingen, ondersteunen bij documentatie, begeleiden van gebruikers bij ingebruikname.

Er wordt samengewerkt met het DefDoc ontwikkelteam, verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling, op gebied van ontwerpen, testen en release ondersteuning.

De implementatieprojecten hebben raakvlakken met de transformatie actieplannen die op gebied van informatiehuishouding per defensie onderdeel worden uitgevoerd op gebied van strategie, structuur, personeel, proces, technologie.
De functionaris geeft leiding aan het aan hem/haar toegewezen (implementatie)team en draagt zorg voor planning, draagvlak en projectresultaten, middelen en besteding, kwaliteitsbewaking, het contact met stakeholders binnen de Defensie onderdelenenbinnen het programma, risicomanagement, rapportage, besluitvorming en evaluatie.

Wie zoeken we

Opleiding:

• WO-opleiding met
• Een aanvullende specialistische opleiding op het gebied van informatiehuishouding, bedrijfskunde en/of organisatieontwikkeling is een pré;
• Prince2 of SAFe certificering.

Ervaring:

• WO werk- en denkniveau;
• Ervaring met project- en verandermanagement binnen een overheidsorganisatie;
• Ervaring op gebied van IT systeemontwikkeling en systeemimplementatie;
• Ervaring met informatiehuishouding en een goed begrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer is een pré.

Competenties:

• Analyseren;
• Omgaan met weerstanden;
• Beïnvloeden;
• Initiatief;
• Communiceren;
• Samenwerken/motiveren;
• Omgevingsgericht;
• Organisatiebewustzijn;
• Resultaatgericht;
• Plannen en organiseren;
• Voortgangscontrole;
• Innovatief handelen.

Fysieke eisen:

• Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt regelmatig aanwezigheid op locatie van een Defensieonderdeel verwacht. Hiervoor wordt flexibiliteit gevraagd in werklocatie waaronder programma hoofdlocatie Den Haag en Defensie onderdelen locaties als Den Helder, Utrecht, Volkel. Thuiswerken is mogelijk.

Overige eisen:

• Kandidaat heeft uitmuntende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal, niveau B2.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 12
Minimum salaris: €5.750 bruto per maand
Maximum salaris: €7.450 bruto per maand
Contractduur Het betreft een tijdelijke functie voor 3 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

De afdeling Bestuursstaf, Defensie Open op Orde (DOO)

Zonder informatie geen operatie. Daarom werkt Defensie Open op Orde (DOO) met kennis, capaciteit en technologie aan het verkrijgen en behouden van een gezaghebbende informatiepositie. Dat doen we met projecten op het gebied van informatiehuishouding, informatieverstrekking, signalen herkennen en I-vakmanschap. Via een netwerk van liaisons bij de Defensieonderdelen ondersteunen we de hele organisatie om te zorgen dat informatie onze kracht wordt.

Met de pijler Informatiehuishouding op Orde (IHH) zorgt het programma voor het bereiken van een hoger volwassenheidsniveau van de informatiehuishouding. Dit door implementatie van diverse systemen en werkwijzen omtrent onder meer documentmanagement, doorzoekbaarheid en archivering.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

De functionaris geeft leiding aan één van de implementatieteams van het nieuwe document management systeem (DMS) voor Defensie (DefDoc). Er zijn parallel werkende teams bestaande uit een projectleider, business analisten en I-adviseurs ondersteund door een overkoepelend team voor communicatie, opleidingen & adoptie..Omdat het DMS per Defensie Onderdeel wordt geïmplementeerd voert ieder team de komende drie jaar meerdere implementaties uit.

DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem. Go-Live bij de Bestuursstaf was in 2024 Q4.

Dit jaar starten we met de Defensiebrede uitrol voor de overige Defensie Onderdelen. De zeven onderdelen die we onderscheiden, worden in drie jaar uitgerold en uiteindelijk zullen in 2027 ongeveer 20.000 gebruikers van dit systeem gebruik maken. De werkzaamheden van de implementatieteams bestaan uit het vertalen van gebruikerswensen en eisen ten aanzien van gewenste DMS/RMA-inrichting, analyseren, ontwerpen en uitwerken van processen in het DMS, analyseren en implementeren autorisatie management, passend maken van opleidingsmaterialen en geven van opleidingen, ondersteunen bij documentatie, begeleiden van gebruikers bij ingebruikname.

Er wordt samengewerkt met het DefDoc ontwikkelteam, verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling, op gebied van ontwerpen, testen en release ondersteuning.

De implementatieprojecten hebben raakvlakken met de transformatie actieplannen die op gebied van informatiehuishouding per defensie onderdeel worden uitgevoerd op gebied van strategie, structuur, personeel, proces, technologie.
De functionaris geeft leiding aan het aan hem/haar toegewezen (implementatie)team en draagt zorg voor planning, draagvlak en projectresultaten, middelen en besteding, kwaliteitsbewaking, het contact met stakeholders binnen de Defensie onderdelenenbinnen het programma, risicomanagement, rapportage, besluitvorming en evaluatie.

Opleiding:

• WO-opleiding met
• Een aanvullende specialistische opleiding op het gebied van informatiehuishouding, bedrijfskunde en/of organisatieontwikkeling is een pré;
• Prince2 of SAFe certificering.

Ervaring:

• WO werk- en denkniveau;
• Ervaring met project- en verandermanagement binnen een overheidsorganisatie;
• Ervaring op gebied van IT systeemontwikkeling en systeemimplementatie;
• Ervaring met informatiehuishouding en een goed begrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer is een pré.

Competenties:

• Analyseren;
• Omgaan met weerstanden;
• Beïnvloeden;
• Initiatief;
• Communiceren;
• Samenwerken/motiveren;
• Omgevingsgericht;
• Organisatiebewustzijn;
• Resultaatgericht;
• Plannen en organiseren;
• Voortgangscontrole;
• Innovatief handelen.

Fysieke eisen:

• Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt regelmatig aanwezigheid op locatie van een Defensieonderdeel verwacht. Hiervoor wordt flexibiliteit gevraagd in werklocatie waaronder programma hoofdlocatie Den Haag en Defensie onderdelen locaties als Den Helder, Utrecht, Volkel. Thuiswerken is mogelijk.

Overige eisen:

• Kandidaat heeft uitmuntende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal, niveau B2.

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Zonder informatie geen operatie. Daarom werkt Defensie Open op Orde (DOO) met kennis, capaciteit en technologie aan het verkrijgen en behouden van een gezaghebbende informatiepositie. Dat doen we met projecten op het gebied van informatiehuishouding, informatieverstrekking, signalen herkennen en I-vakmanschap. Via een netwerk van liaisons bij de Defensieonderdelen ondersteunen we de hele organisatie om te zorgen dat informatie onze kracht wordt.

Met de pijler Informatiehuishouding op Orde (IHH) zorgt het programma voor het bereiken van een hoger volwassenheidsniveau van de informatiehuishouding. Dit door implementatie van diverse systemen en werkwijzen omtrent onder meer documentmanagement, doorzoekbaarheid en archivering.

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info