Medewerker Management Ondersteuning

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als managementondersteuner bied je logistieke, organisatorische en administratief-secretariële ondersteuning aan het management. Je zorgt voor een efficiënte en gestructureerde ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden en fungeert als spil binnen de afdeling.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het beheren en coördineren van de agenda, waarbij je prioriteiten stelt en rekening houdt met planning, bereikbaarheid, frequentie en urgentie.
- Het beoordelen en verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie op belang en urgentie, het zelfstandig verzamelen en toevoegen van relevante informatie en het verzorgen van de verdere afhandeling.
- Het plannen, organiseren en voorbereiden van uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten.
- Het samenstellen en completeren van vergaderstukken, inclusief het toevoegen van relevante achtergrondinformatie.
- Het notuleren van vergaderingen en het uitwerken van de verslaglegging.
- Het signaleren van aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
- Het opstellen van nota’s en brieven op basis van globale aanwijzingen van het management.
- Het opzetten, beheren en actualiseren van het werkarchief en het afdelingsarchief ten behoeve van managementinformatie en voortgangsrapportages.
- Het completeren en structureren van dossiers en het systematisch vastleggen van dossierrelaties.
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe relaties over administratieve en organisatorische zaken binnen de afdeling.
- Het vervullen van een bufferfunctie tussen het management en interne en externe stakeholders.
- Het voorbereiden, ontvangen en begeleiden van (internationale) bezoekers en delegaties.

Functie-eisen

- Kennis van managementondersteunende methoden en werkwijze; 
- Kennis van archivering- en documentatietechnieken; 
- Kennis van en ervaring met relevante kantoorautomatisering; 
- Kennis van de interne administratieve procedures, regelgevingen, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie; 
- Kennis (op hoofdlijnen) en inzicht van de organisatie en werkwijze van het Defensieonderdeel; 
- Kennis van administratieve procedures en voorschriften; 
- Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift; 
- Vaardigheid in het te woord staan van derden; 
- Vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's; 
- Vaardigheid in het notuleren; 
- Vaardigheid in het samenstellen van rapportages; 
- Sociale vaardigheden; 
- Vaardigheid in plannen organiseren en coördineren.

Opleiding:
MBO niveau 4 in relevante richting.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

De Koninklijke Marine hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra vakantie-uren of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals een (elektrische) fiets of laptop. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en aandacht voor fysieke en mentale gezondheid dragen bij aan een goede balans. Zo kun je onder andere gratis gebruik maken van onze uitgebreide sportfaciliteiten. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in de periode 1 april tot en met 17 april aanstaande.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Koninklijke Marine

Afdelingsomschrijving

De Koninklijke Marine zet zich in voor vrede en veiligheid op en vanuit zee. In Nederland en in het buitenland. Eenheden van de vloot en mariniers zorgen samen met NAVO-bondgenoten voor afschrikking. En als het moet vechten zij om te winnen. Ook helpt de marine bij rampen en crisisbeheersingsoperaties.

Afdeling-URL

www.werkenbijdefensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

LTZ1 (SD) M. Steenhoek-Marbus
M.Steenhoek.Marbus@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mw. M Zwart
vacatures.AMI@mindef.nl