Medewerker Bedrijfsondersteuning

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

Wat ga je doen?
Het verlenen administratieve ondersteuning bij de afdeling bijzondere rechtspositie (REPOS). Dat doe je als medewerker bedrijfsondersteuning bij het ministerie van Defensie op de Kromhoutkazerne in Utrecht. Je verleent ondersteuning op het gebied van PIOFACH, levert managementinformatie aan ten behoeve van rapportages en je draagt zorg voor de informatievoorziening.

Functieomschrijving
Je bent de administratieve spin in het web van REPOS. Je verricht algemene secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van het afdelingsmanagement, reserveert vergaderzalen, beheert het activiteitenoverzicht van REPOS, organiseert saamhorigheidsactiviteiten, bewaakt de uitputting van de afdelingsbudgetten, verleent ondersteuning bij de inkoop van materiaal en personeel (zoals bij het opstellen van een behoeftestelling (ATB)) en verzorgt de roosters die binnen de afdeling in gebruik zijn.

Daarnaast verzamel je en lever je managementinformatie aan ten behoeve van het opstellen van rapportages, het opstellen van kwartaalcijfers, het (concept)bedrijfsplan en het (concept)jaarverslag. Ook verzamel je op verzoek gegevens uit de geautomatiseerde systemen.

Je voert je werkzaamheden uit in een team van professionals. Om je een beeld te geven van dit team en van de context waarbinnen je je taken uitvoert, heeft een van onze collega’s het volgende aangegeven over het werken bij REPOS.

Ik ben werkzaam bij Defensie als medior adviseur bijzondere rechtspositie. REPOS adviseert over kwesties waarbij er sprake is van een bijzondere rechtspositie. Vanuit REPOS geven we juridische adviezen en bereiden we besluiten voor, voor een commandant.

Story telling
Hoe is het om als burgermedewerker bij Defensie te werken?
Ik vind het ontzettend tof om als burgermedewerker bij Defensie te werken. Ondanks dat ik geen militair ben, voel ik me wel echt onderdeel van Defensie. Defensie is een ontzettend interessante organisatie, waarin veel diverse belangen spelen.

Werk je ook samen met militairen? En hoe ervaar je deze samenwerking?
Ons team bestaat deels uit militairen en deels uit burgermedewerkers. Dat betekent dat ik dagelijks samenwerk met militairen (aangesteld binnen de verschillende krijgsmachtdelen). Ik ervaar deze samenwerking als ontzettend leerzaam en interessant.

Wat zou je tegen mensen willen zeggen om ze te enthousiasmeren om te solliciteren op een functie bij REPOS?
Defensie is er een organisatie die niet vergelijkbaar is met welke andere organisatie dan ook. Het is niet binnen een paar zinnen uit te leggen hoe het is om voor Defensie te werken. Ik raad het iedereen die op zoek is naar een uitdagende en niet standaard baan aan om te solliciteren op deze functie.

Als je kort jouw team zou moeten omschrijven, wat zou je dan vertellen? Wat kenmerkt het team en hoe is de sfeer?
Het REPOS-team is ontzettend behulpzaam. Wanneer iemand een vraag stelt, legt iedereen zijn of haar eigen werkzaamheden neer om mee te denken. Iedereen neemt de tijd voor elkaar, en dat werkt heel fijn. Verder is het een enorm gezellig team. De sfeer is erg goed, waardoor ik met plezier naar de Kromhoutkazerne kom!

Wie zoeken we

Je hebt ervaring in de administratieve ondersteuning van een afdeling. Organiseren en plannen, daar houd je van. Daarnaast vind je het fijn om mensen te helpen en te ondersteunen waar nodig. Je bent stipt, initiatiefrijk, nauwkeurig en hebt goede communicatieve vaardigheden. Verder heb jij:

• Een afgerond mbo-opleiding of aantoonbaar gelijkwaardig werk- en denkniveau
• Ruime ervaring met het inrichten en onderhouden van administratieve processen
• Ruime ervaring met het secretarieel ondersteunen van een afdeling
• Ervaring met automatiseringsondersteuning van administratieve processen
• Ervaring met het genereren van managementinformatie.

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €3.050 bruto per maand
Maximum salaris: €4.200 bruto per maand
Contractduur 24 maanden
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.
Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer
• het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum
• een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering
• een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering
• een accu of elektrische onderdelen voor een fiets
• de betaling van de vakbondscontributie
• laten uitbetalen

De organisatie Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het Ministerie van Defensie werken ongeveer 62.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
Defensie Ondersteuningscommando
Het DOSCO is de overkoepelende dienstverlener voor de gehele Defensieorganisatie. Elk dienstencentrum heeft zijn eigen expertise. Het DOSCO streeft ernaar de klantgerichtheid te versterken, de dienstverlening te professionaliseren en de doelmatigheid te vergroten.

De afdeling Divisie Personeel & Organisatie Defensie - DC HR

De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
De DPOD is één van de divisies van het DOSCO. De DPOD bestaat uit zeven dienstencentra en de MD-groep.

De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening. Hiermee draagt DPOD bij aan de personele gereed stelling van Defensie en het uitvoeren van goed werkgeverschap. De operationele commando’s (OPCO’s) kunnen zich hierdoor maximaal richten op de uitvoering van de primaire taakstelling van Defensie.

Je gaat aan de slag bij het DienstenCentrum Human Resources (DC HR). Het DC HR zorgt voor invulling van deelprocesmodelhouderschap over de aandachtsgebieden algemene P&O aangelegenheden, arbeidsvoorwaardelijke en rechtspositionele aangelegenheden. Dit doen we door het ondersteunen van beleidsontwikkeling, beleidsimplementatie en de monitoring en optimalisatie ervan. Verder ontzorgt het DC HR P&O-ers, medewerkers en leidinggevenden binnen Defensie op het gebied van transactie gerelateerde ondersteunende taken in het personele functiegebied, rechtspositionele aangelegenheden en op het gebied van de P&O informatievoorziening.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart. Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het Ministerie van defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Wat ga je doen?
Het verlenen administratieve ondersteuning bij de afdeling bijzondere rechtspositie (REPOS). Dat doe je als medewerker bedrijfsondersteuning bij het ministerie van Defensie op de Kromhoutkazerne in Utrecht. Je verleent ondersteuning op het gebied van PIOFACH, levert managementinformatie aan ten behoeve van rapportages en je draagt zorg voor de informatievoorziening.

Functieomschrijving
Je bent de administratieve spin in het web van REPOS. Je verricht algemene secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van het afdelingsmanagement, reserveert vergaderzalen, beheert het activiteitenoverzicht van REPOS, organiseert saamhorigheidsactiviteiten, bewaakt de uitputting van de afdelingsbudgetten, verleent ondersteuning bij de inkoop van materiaal en personeel (zoals bij het opstellen van een behoeftestelling (ATB)) en verzorgt de roosters die binnen de afdeling in gebruik zijn.

Daarnaast verzamel je en lever je managementinformatie aan ten behoeve van het opstellen van rapportages, het opstellen van kwartaalcijfers, het (concept)bedrijfsplan en het (concept)jaarverslag. Ook verzamel je op verzoek gegevens uit de geautomatiseerde systemen.

Je voert je werkzaamheden uit in een team van professionals. Om je een beeld te geven van dit team en van de context waarbinnen je je taken uitvoert, heeft een van onze collega’s het volgende aangegeven over het werken bij REPOS.

Ik ben werkzaam bij Defensie als medior adviseur bijzondere rechtspositie. REPOS adviseert over kwesties waarbij er sprake is van een bijzondere rechtspositie. Vanuit REPOS geven we juridische adviezen en bereiden we besluiten voor, voor een commandant.

Story telling
Hoe is het om als burgermedewerker bij Defensie te werken?
Ik vind het ontzettend tof om als burgermedewerker bij Defensie te werken. Ondanks dat ik geen militair ben, voel ik me wel echt onderdeel van Defensie. Defensie is een ontzettend interessante organisatie, waarin veel diverse belangen spelen.

Werk je ook samen met militairen? En hoe ervaar je deze samenwerking?
Ons team bestaat deels uit militairen en deels uit burgermedewerkers. Dat betekent dat ik dagelijks samenwerk met militairen (aangesteld binnen de verschillende krijgsmachtdelen). Ik ervaar deze samenwerking als ontzettend leerzaam en interessant.

Wat zou je tegen mensen willen zeggen om ze te enthousiasmeren om te solliciteren op een functie bij REPOS?
Defensie is er een organisatie die niet vergelijkbaar is met welke andere organisatie dan ook. Het is niet binnen een paar zinnen uit te leggen hoe het is om voor Defensie te werken. Ik raad het iedereen die op zoek is naar een uitdagende en niet standaard baan aan om te solliciteren op deze functie.

Als je kort jouw team zou moeten omschrijven, wat zou je dan vertellen? Wat kenmerkt het team en hoe is de sfeer?
Het REPOS-team is ontzettend behulpzaam. Wanneer iemand een vraag stelt, legt iedereen zijn of haar eigen werkzaamheden neer om mee te denken. Iedereen neemt de tijd voor elkaar, en dat werkt heel fijn. Verder is het een enorm gezellig team. De sfeer is erg goed, waardoor ik met plezier naar de Kromhoutkazerne kom!

Je hebt ervaring in de administratieve ondersteuning van een afdeling. Organiseren en plannen, daar houd je van. Daarnaast vind je het fijn om mensen te helpen en te ondersteunen waar nodig. Je bent stipt, initiatiefrijk, nauwkeurig en hebt goede communicatieve vaardigheden. Verder heb jij:

• Een afgerond mbo-opleiding of aantoonbaar gelijkwaardig werk- en denkniveau
• Ruime ervaring met het inrichten en onderhouden van administratieve processen
• Ruime ervaring met het secretarieel ondersteunen van een afdeling
• Ervaring met automatiseringsondersteuning van administratieve processen
• Ervaring met het genereren van managementinformatie.

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.
Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer
• het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum
• een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering
• een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering
• een accu of elektrische onderdelen voor een fiets
• de betaling van de vakbondscontributie
• laten uitbetalen

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het Ministerie van Defensie werken ongeveer 62.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
Defensie Ondersteuningscommando
Het DOSCO is de overkoepelende dienstverlener voor de gehele Defensieorganisatie. Elk dienstencentrum heeft zijn eigen expertise. Het DOSCO streeft ernaar de klantgerichtheid te versterken, de dienstverlening te professionaliseren en de doelmatigheid te vergroten.

De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
De DPOD is één van de divisies van het DOSCO. De DPOD bestaat uit zeven dienstencentra en de MD-groep.

De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening. Hiermee draagt DPOD bij aan de personele gereed stelling van Defensie en het uitvoeren van goed werkgeverschap. De operationele commando’s (OPCO’s) kunnen zich hierdoor maximaal richten op de uitvoering van de primaire taakstelling van Defensie.

Je gaat aan de slag bij het DienstenCentrum Human Resources (DC HR). Het DC HR zorgt voor invulling van deelprocesmodelhouderschap over de aandachtsgebieden algemene P&O aangelegenheden, arbeidsvoorwaardelijke en rechtspositionele aangelegenheden. Dit doen we door het ondersteunen van beleidsontwikkeling, beleidsimplementatie en de monitoring en optimalisatie ervan. Verder ontzorgt het DC HR P&O-ers, medewerkers en leidinggevenden binnen Defensie op het gebied van transactie gerelateerde ondersteunende taken in het personele functiegebied, rechtspositionele aangelegenheden en op het gebied van de P&O informatievoorziening.

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart. Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het Ministerie van defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info