Managementondersteuner

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

De DV is op zoek naar een enthousiaste en betrokken managementondersteuner. Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van de directeur van DV. Je fungeert als buffer voor de directeur in een politiek-bestuurlijke omgeving. Dit vraagt om overzicht, snelheid en gevoel voor persoonlijke verhoudingen. Je bent het aanspreekpunt voor de in- en externe contacten van de directeur en beheert op proactieve wijze de agenda van de directeur. Je bewaakt informatiestromen, waarbij alertheid vanwege deadlines noodzakelijk is. Je initieert de vervoersaanvragen voor de directeur en geeft wijzigingen tijdig door. Je zorgt voor de organisatie en (de administratieve) voorbereiding van afspraken en vergaderingen van de directeur. Je weet daarbij andere managementondersteuners te vinden en vindt indien nodig creatieve oplossingen. Daar waar nodig verleen je administratieve hand- en spandiensten aan collega's binnen de directie. Na een inwerkperiode op maat wordt zelfstandigheid verwacht.

Je verricht jouw taken binnen de staf van de DV. De staf is de spil van de directie en verzorgt de coördinatie en de voorbereiding van beraden en de parlementaire aangelegenheden. Hoewel je primair taken voor de directeur uitvoert, pak je samen met je collega's van de staf ook een aantal afdelingsbrede taken op. Denk hierbij aan faciliteren van teamactiviteiten, beheren van de inbox van het stukkensysteem DefDoc en zorgen voor een aardigheidje wanneer een collega iets te vieren heeft of een steuntje in de rug kan gebruiken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een aantal directiebrede (bedrijfsvoerings)taken. Zo zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers vanaf dag een aan de slag kunnen, de verlofregistratie en ben je, na het volgen van een korte opleiding, veiligheidsfunctionaris van de directie.

Wie zoeken we

We moedigen nadrukkelijk iedereen uit om te solliciteren, ook als je (nog) niet aan alle eisen voldoet. We geloven in het potentieel van mensen en waarderen diverse achtergronden en ervaringen. Als je passie hebt voor de functie en bereid bent om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen, zien we je sollicitatie graag tegemoet.

Werk- en denkniveau
Je hebt bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO-4 niveau.

Functie-eisen

• Ervaring in een soortgelijke functie.
• Affiniteit met Defensie of een vergelijkbare organisatie.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk (e-mail).
• Representatief en dienstverlenend ingesteld.
• Gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie met militairen en burgers.
• Beheersing van Microsoft Offices applicaties als Word, Excel, Outlook en Powerpoint en ervaring met digitale vergadersystemen zoals MS Teams en Webex.
• Ervaring met standaard kantoorapplicaties en systemen en in staat om snel nieuwe applicaties onder de knie te krijgen, zoals DefDoc.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties

• Klantgericht
• Plannen en organiseren
• Organisatiegericht
• Samenwerken
• Integer
• Leervermogen

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.850 bruto per maand
Contractduur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen.

De afdeling DIRECTIE VEILIGHEID

De Directie Veiligheid (DV) maakt onderdeel uit van het Directoraat-Generaal Beleid (DGB). DV is proceseigenaar van het domein veiligheid binnen de Defensieorganisatie. Bij DV worden op concernniveau, voor de gehele defensieorganisatie, de beleidskaders ten aanzien van de veiligheid voorbereid. DV richt zich op de kwaliteit van het proces, de organisatie en de procesinformatie en hanteert een multidisciplinaire aanpak. In grote lijnen komt dit neer op het ontwerpen en onderhouden van een op de defensieorganisatie toegesneden veiligheidsmanagementsysteem, gericht op fysieke, bedrijfs- en sociale veiligheid, gezondheid en milieu, met als doel het duurzaam verbeteren van deze thema’s in de organisatie.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

De DV is op zoek naar een enthousiaste en betrokken managementondersteuner. Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van de directeur van DV. Je fungeert als buffer voor de directeur in een politiek-bestuurlijke omgeving. Dit vraagt om overzicht, snelheid en gevoel voor persoonlijke verhoudingen. Je bent het aanspreekpunt voor de in- en externe contacten van de directeur en beheert op proactieve wijze de agenda van de directeur. Je bewaakt informatiestromen, waarbij alertheid vanwege deadlines noodzakelijk is. Je initieert de vervoersaanvragen voor de directeur en geeft wijzigingen tijdig door. Je zorgt voor de organisatie en (de administratieve) voorbereiding van afspraken en vergaderingen van de directeur. Je weet daarbij andere managementondersteuners te vinden en vindt indien nodig creatieve oplossingen. Daar waar nodig verleen je administratieve hand- en spandiensten aan collega's binnen de directie. Na een inwerkperiode op maat wordt zelfstandigheid verwacht.

Je verricht jouw taken binnen de staf van de DV. De staf is de spil van de directie en verzorgt de coördinatie en de voorbereiding van beraden en de parlementaire aangelegenheden. Hoewel je primair taken voor de directeur uitvoert, pak je samen met je collega's van de staf ook een aantal afdelingsbrede taken op. Denk hierbij aan faciliteren van teamactiviteiten, beheren van de inbox van het stukkensysteem DefDoc en zorgen voor een aardigheidje wanneer een collega iets te vieren heeft of een steuntje in de rug kan gebruiken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een aantal directiebrede (bedrijfsvoerings)taken. Zo zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers vanaf dag een aan de slag kunnen, de verlofregistratie en ben je, na het volgen van een korte opleiding, veiligheidsfunctionaris van de directie.

We moedigen nadrukkelijk iedereen uit om te solliciteren, ook als je (nog) niet aan alle eisen voldoet. We geloven in het potentieel van mensen en waarderen diverse achtergronden en ervaringen. Als je passie hebt voor de functie en bereid bent om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen, zien we je sollicitatie graag tegemoet.

Werk- en denkniveau
Je hebt bij voorkeur een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO-4 niveau.

Functie-eisen

• Ervaring in een soortgelijke functie.
• Affiniteit met Defensie of een vergelijkbare organisatie.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk (e-mail).
• Representatief en dienstverlenend ingesteld.
• Gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie met militairen en burgers.
• Beheersing van Microsoft Offices applicaties als Word, Excel, Outlook en Powerpoint en ervaring met digitale vergadersystemen zoals MS Teams en Webex.
• Ervaring met standaard kantoorapplicaties en systemen en in staat om snel nieuwe applicaties onder de knie te krijgen, zoals DefDoc.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties

• Klantgericht
• Plannen en organiseren
• Organisatiegericht
• Samenwerken
• Integer
• Leervermogen

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 68.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.200 burgers en militairen.

De Directie Veiligheid (DV) maakt onderdeel uit van het Directoraat-Generaal Beleid (DGB). DV is proceseigenaar van het domein veiligheid binnen de Defensieorganisatie. Bij DV worden op concernniveau, voor de gehele defensieorganisatie, de beleidskaders ten aanzien van de veiligheid voorbereid. DV richt zich op de kwaliteit van het proces, de organisatie en de procesinformatie en hanteert een multidisciplinaire aanpak. In grote lijnen komt dit neer op het ontwerpen en onderhouden van een op de defensieorganisatie toegesneden veiligheidsmanagementsysteem, gericht op fysieke, bedrijfs- en sociale veiligheid, gezondheid en milieu, met als doel het duurzaam verbeteren van deze thema’s in de organisatie.

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info