Managementondersteuner directeur bestuursondersteuning en advies

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

De managementondersteuner directeur bestuursondersteuning en advies verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de directeur, haar/zijn plaatsvervanger en waar nodig en mogelijk de directie in den brede. Je werkt nauw samen met de directeur en haar/zijn plaatsvervanger en de managementondersteuners van de ambtelijke en politieke top (vijf in totaal), evenals met de bestuursadviseurs en kamerbewaarders. Je draagt bij aan het soepel draaien van de directie, verbinding en saamhorigheid. Je doet dat met energie, doorzettingsvermogen en relativering.

In jouw werk is o.a. sprake van:

• managementondersteuning van de directeur en haar/zijn plaatsvervanger;
• coördineren en administratief ondersteunen van verschillende onderwerpen, waar nodig en mogelijk ook directiebreed, in een ambtelijk en politiek gevoelige en complexe dynamische context;
• fungeren als schakel naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen met een politiek en maatschappelijk afbreukrisico;
• coördineren van informatiestromen;
• samenstellen van managementinformatie;

Wie zoeken we

Werk / denkniveau

• MBO werk- en denkniveau;
• Relevante (secretariële) opleiding.

Ervaring
Relevante werkervaring m.b.t. ondersteuning op niveau senior management/bestuur.

Competenties/gedragskenmerken

• Organisatiegericht
• Integer
• Stressbestendig
• Communicatief
• Klantgericht
• Plannen en organiseren
• Besluitvaardig
• Samenwerken

Kennis, inzicht en vaardigheden:

• Kennis van management-ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
• Kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
• Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden en bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
• Vaardigheid in het actief kunnen samenwerken en zoeken van verbinding met directe collega’s en anderen binnen en buiten de directie, maar ook goed zelfstandig kunnen werken.
• Vaardigheid in het fungeren als schakel naar derden op politiek-bestuurlijk en ambtelijk tophoog niveau (intern en externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen;
• Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 8
Minimum salaris: €3.450 bruto per maand
Maximum salaris: €4.600 bruto per maand
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie, Bestuursstaf

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 69.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.400 burgers en militairen.

De afdeling Directie bestuursondersteuning en advies (DBOA)

De Directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) is onderdeel van de Bestuursstaf en heeft als doel de omstandigheden te scheppen in, met en voor de organisatie, waarin de politieke en ambtelijke leiding van Defensie kan sturen en verantwoordelijkheden kan dragen om te beschermen wat ons dierbaar is. In een veilige en inclusieve omgeving staat DBOA voor integraliteit, verbinding, tijdigheid, kwaliteit en tegenspraak en is DBOA benaderbaar, flexibel en betrokken.

Bijzonderheden

Indien u op voorhand niet beschikt over het juiste veiligheidscreeningniveau dient u er rekening mee te houden dat een veiligheidsonderzoek onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Gewezen militairen (na FLO) kunnen eventueel, indien de mogelijkheid zich voordoet, worden aangesteld als burgermedewerker met een tijdelijke aanstelling voor de duur van maximaal drie jaren met een arbeidsduur van maximaal 19 uur per week. Voor meer informatie of vragen betreft deze regeling kan vooraf contact worden gezocht met sollicitatiekd@mindef.nl.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via:
https://publicatieportaal.mindef.nl/krt/IK GCD.pdf

Uw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart. Indien u een sollicitatiebrief en CV hebt ge-upload en/of een showdossier hebt aangemaakt in de vacaturebank, dan dient u dit - indien gewenst - na afronding van de selectieprocedure zelf te verwijderen.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

De managementondersteuner directeur bestuursondersteuning en advies verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de directeur, haar/zijn plaatsvervanger en waar nodig en mogelijk de directie in den brede. Je werkt nauw samen met de directeur en haar/zijn plaatsvervanger en de managementondersteuners van de ambtelijke en politieke top (vijf in totaal), evenals met de bestuursadviseurs en kamerbewaarders. Je draagt bij aan het soepel draaien van de directie, verbinding en saamhorigheid. Je doet dat met energie, doorzettingsvermogen en relativering.

In jouw werk is o.a. sprake van:

• managementondersteuning van de directeur en haar/zijn plaatsvervanger;
• coördineren en administratief ondersteunen van verschillende onderwerpen, waar nodig en mogelijk ook directiebreed, in een ambtelijk en politiek gevoelige en complexe dynamische context;
• fungeren als schakel naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen met een politiek en maatschappelijk afbreukrisico;
• coördineren van informatiestromen;
• samenstellen van managementinformatie;

Werk / denkniveau

• MBO werk- en denkniveau;
• Relevante (secretariële) opleiding.

Ervaring
Relevante werkervaring m.b.t. ondersteuning op niveau senior management/bestuur.

Competenties/gedragskenmerken

• Organisatiegericht
• Integer
• Stressbestendig
• Communicatief
• Klantgericht
• Plannen en organiseren
• Besluitvaardig
• Samenwerken

Kennis, inzicht en vaardigheden:

• Kennis van management-ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
• Kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
• Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden en bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
• Vaardigheid in het actief kunnen samenwerken en zoeken van verbinding met directe collega’s en anderen binnen en buiten de directie, maar ook goed zelfstandig kunnen werken.
• Vaardigheid in het fungeren als schakel naar derden op politiek-bestuurlijk en ambtelijk tophoog niveau (intern en externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen;
• Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 69.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.400 burgers en militairen.

De Directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) is onderdeel van de Bestuursstaf en heeft als doel de omstandigheden te scheppen in, met en voor de organisatie, waarin de politieke en ambtelijke leiding van Defensie kan sturen en verantwoordelijkheden kan dragen om te beschermen wat ons dierbaar is. In een veilige en inclusieve omgeving staat DBOA voor integraliteit, verbinding, tijdigheid, kwaliteit en tegenspraak en is DBOA benaderbaar, flexibel en betrokken.

Indien u op voorhand niet beschikt over het juiste veiligheidscreeningniveau dient u er rekening mee te houden dat een veiligheidsonderzoek onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Gewezen militairen (na FLO) kunnen eventueel, indien de mogelijkheid zich voordoet, worden aangesteld als burgermedewerker met een tijdelijke aanstelling voor de duur van maximaal drie jaren met een arbeidsduur van maximaal 19 uur per week. Voor meer informatie of vragen betreft deze regeling kan vooraf contact worden gezocht met sollicitatiekd@mindef.nl.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via:
https://publicatieportaal.mindef.nl/krt/IK GCD.pdf

Uw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart. Indien u een sollicitatiebrief en CV hebt ge-upload en/of een showdossier hebt aangemaakt in de vacaturebank, dan dient u dit - indien gewenst - na afronding van de selectieprocedure zelf te verwijderen.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info