Managementassistente

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

De directie Communicatie zoekt een extra managementassistent ter ondersteuning van het directieteam van de directie Communicatie. Het directieteam bestaat uit: de directeur Communicatie, de plaatsvervangend directeur Communicatie en het hoofd Woordvoering.
Als managementassistente zorg je ervoor dat de leden van het directieteam hun werk goed kunnen doen omdat jij de zaken strak organiseert. Je verzorgt het agendabeheer, regelt afspraken en ontvangt bezoekers. Je zorgt ervoor dat de vergaderstukken tijdig in IBABS zijn gezet en bij digitale vergaderingen zorg je ervoor dat Teams tijdig is opgestart. Ook zorg je ervoor dat documenten op de juiste wijze worden aangeboden en beheerd in het daarvoor beschikbare systeem, Defdoc. Tevens ben je aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de directie. Als managementassistente draag je ook mede zorg voor de sociale aspecten van de directie Communicatie. Dat kan variëren van het sturen van een kraamcadeau tot het organiseren van directie brede activiteiten zoals trainingen en uitjes.
Je vormt samen met de andere managementassistente een hecht team. Jullie zijn goed op elkaar ingespeeld, stemmen onderling goed af, en nemen zo nodig werkzaamheden van elkaar over.

Wat ga je doen:

• Agendabeheer en emailbeheer van het directieteam;
• Afspraken inplannen en afstemmen met betrokkenen;
• Behandelen van inkomende telefoontjes en verzoeken;
• Uitvoeren van diverse administratieve taken zoals: het beheer van IBABS en Defdoc;
• Agenda’s voorbespreken met de verschillende directieleden;
• In voorkomend geval kan je gevraagd worden te notuleren bij vergaderingen.

Een negen tot vijf baan vind je hier niet. Het werk van Defensie gaat altijd door, soms ook in de avonduren.
De directie Communicatie is een dynamische omgeving, waar planningen vaak worden ingehaald door de actualiteit. Wij zoeken daarom een collega die ont-zorgt, die nauwkeurig en zorgvuldig werkt en die goed is in het stellen van prioriteiten.
Als managementassistent maak je deel uit van het team van de Newsroom waar de taken op het gebied van de bedrijfsvoering van DCo zijn belegd.

Je wordt geplaatst op basis van een generieke functiebeschrijving. Het betreft de functie medewerker communicatie C.

Betreft een tijdelijke functie, streven is om deze functie op termijn toe te voegen aan de vaste formatie.

Wie zoeken we

Je bent enthousiast en een echte spin in het web. Je houdt van regelen, vooruitdenken, samenwerken en bent communicatief sterk. Je werkt nauwkeurig, bent zelfstandig, houdt overzicht en je weet het hoofd koel te houden,
ook als de druk oploopt.
Je bent flexibel en stressbestendig. De politiek-bestuurlijke omgeving waarin je werkt is dynamisch, werktijden en werkzaamheden kunnen op (zeer)
korte termijn worden aangepast.
Je kiest bewust voor werken bij de overheid en hebt inzicht in wat het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving met zich meebrengt.
Je herkent je zelf in de volgende eigenschappen:

• Collegiaal en teamspeler;
• Nauwkeurig en zelfstandig;
• Communicatief sterk, mondeling en schriftelijk;
• Integer, professioneel;
• Digitaal vaardig met: msteams, ibabs, word, enz.

Dit neem je mee:

• MBO-4 werk- en denkniveau (aantoonbaar);
• Ruime aantoonbare ervaring in soortgelijke functies binnen de (rijks)overheid of vergelijkbare organisaties;
• organiserende en communicatieve vaardigheden;
• goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Goed gevoel voor bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen;
• vaardigheid in het accuraat leveren van informatie en in het klantgericht te woord staan van derden.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €3.050 bruto per maand
Maximum salaris: €4.200 bruto per maand
Contractduur Tijdelijke aanstelling voor 3 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie, Bestuursstaf

Defensie beschermt wat ons dierbaar is. We zetten ons in voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. We beschermen het Nederlandse grondgebied, en helpen om het grondgebied van onze bondgenoten te beschermen. We staan er bij rampen en crises. We dragen bij aan de stabiliteit in de wereld.
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het kerndepartement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en Commando Materieel en IT.
Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen. Defensie groeit en vernieuwt snel. Dat maakt Defensie tot een interessante werkgever.

De afdeling Directie Communicatie

Bij Defensie willen we open zijn over wat we doen, en open staan voor de buitenwereld. Dat is de kerntaak van de directie Communicatie. De directie Communicatie heeft een betrokken team van woordvoerders, communicatieadviseurs, media-analisten en speechschrijvers. Dat team werkt hard om het verhaal van Defensie zo goed mogelijk over het voetlicht te brengen. En om het draagvlak voor Defensie te houden.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

De directie Communicatie zoekt een extra managementassistent ter ondersteuning van het directieteam van de directie Communicatie. Het directieteam bestaat uit: de directeur Communicatie, de plaatsvervangend directeur Communicatie en het hoofd Woordvoering.
Als managementassistente zorg je ervoor dat de leden van het directieteam hun werk goed kunnen doen omdat jij de zaken strak organiseert. Je verzorgt het agendabeheer, regelt afspraken en ontvangt bezoekers. Je zorgt ervoor dat de vergaderstukken tijdig in IBABS zijn gezet en bij digitale vergaderingen zorg je ervoor dat Teams tijdig is opgestart. Ook zorg je ervoor dat documenten op de juiste wijze worden aangeboden en beheerd in het daarvoor beschikbare systeem, Defdoc. Tevens ben je aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de directie. Als managementassistente draag je ook mede zorg voor de sociale aspecten van de directie Communicatie. Dat kan variëren van het sturen van een kraamcadeau tot het organiseren van directie brede activiteiten zoals trainingen en uitjes.
Je vormt samen met de andere managementassistente een hecht team. Jullie zijn goed op elkaar ingespeeld, stemmen onderling goed af, en nemen zo nodig werkzaamheden van elkaar over.

Wat ga je doen:

• Agendabeheer en emailbeheer van het directieteam;
• Afspraken inplannen en afstemmen met betrokkenen;
• Behandelen van inkomende telefoontjes en verzoeken;
• Uitvoeren van diverse administratieve taken zoals: het beheer van IBABS en Defdoc;
• Agenda’s voorbespreken met de verschillende directieleden;
• In voorkomend geval kan je gevraagd worden te notuleren bij vergaderingen.

Een negen tot vijf baan vind je hier niet. Het werk van Defensie gaat altijd door, soms ook in de avonduren.
De directie Communicatie is een dynamische omgeving, waar planningen vaak worden ingehaald door de actualiteit. Wij zoeken daarom een collega die ont-zorgt, die nauwkeurig en zorgvuldig werkt en die goed is in het stellen van prioriteiten.
Als managementassistent maak je deel uit van het team van de Newsroom waar de taken op het gebied van de bedrijfsvoering van DCo zijn belegd.

Je wordt geplaatst op basis van een generieke functiebeschrijving. Het betreft de functie medewerker communicatie C.

Betreft een tijdelijke functie, streven is om deze functie op termijn toe te voegen aan de vaste formatie.

Je bent enthousiast en een echte spin in het web. Je houdt van regelen, vooruitdenken, samenwerken en bent communicatief sterk. Je werkt nauwkeurig, bent zelfstandig, houdt overzicht en je weet het hoofd koel te houden,
ook als de druk oploopt.
Je bent flexibel en stressbestendig. De politiek-bestuurlijke omgeving waarin je werkt is dynamisch, werktijden en werkzaamheden kunnen op (zeer)
korte termijn worden aangepast.
Je kiest bewust voor werken bij de overheid en hebt inzicht in wat het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving met zich meebrengt.
Je herkent je zelf in de volgende eigenschappen:

• Collegiaal en teamspeler;
• Nauwkeurig en zelfstandig;
• Communicatief sterk, mondeling en schriftelijk;
• Integer, professioneel;
• Digitaal vaardig met: msteams, ibabs, word, enz.

Dit neem je mee:

• MBO-4 werk- en denkniveau (aantoonbaar);
• Ruime aantoonbare ervaring in soortgelijke functies binnen de (rijks)overheid of vergelijkbare organisaties;
• organiserende en communicatieve vaardigheden;
• goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Goed gevoel voor bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen;
• vaardigheid in het accuraat leveren van informatie en in het klantgericht te woord staan van derden.

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Defensie beschermt wat ons dierbaar is. We zetten ons in voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. We beschermen het Nederlandse grondgebied, en helpen om het grondgebied van onze bondgenoten te beschermen. We staan er bij rampen en crises. We dragen bij aan de stabiliteit in de wereld.
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het kerndepartement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en Commando Materieel en IT.
Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen. Defensie groeit en vernieuwt snel. Dat maakt Defensie tot een interessante werkgever.

Bij Defensie willen we open zijn over wat we doen, en open staan voor de buitenwereld. Dat is de kerntaak van de directie Communicatie. De directie Communicatie heeft een betrokken team van woordvoerders, communicatieadviseurs, media-analisten en speechschrijvers. Dat team werkt hard om het verhaal van Defensie zo goed mogelijk over het voetlicht te brengen. En om het draagvlak voor Defensie te houden.

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info