Managementassistent [MatlogCo]

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

Als managementassistent ondersteun je direct de directeur van het Materieel en Logistiek Commando (MatlogCo). Heb jij organisatietalent, een proactieve houding en oog voor detail? Word onze nieuwe managementassistent, zet jouw talenten in om onze doelen te bereiken en speel een cruciale rol in een dynamische militaire omgeving!

Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel in de secretariële en administratieve ondersteuning van de directeur. Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van deze ondersteuning en rapporteert direct aan hem. Je hebt regelmatig contact met de leiding om afspraken vast te leggen, te bespreken en de voortgang te bewaken. Jouw zelfstandigheid is hierbij van groot belang; je neemt beslissingen over agendabeheer, stelt procedureverbeteringen voor. Het team bestaat uit vijf collega’s: de militaire functies worden vervuld door de directeur, de waarnemend directeur en de secretaris. De burgerfuncties worden opgepakt door de hoofdstaf en jij als managementassistent. Samen vorm jij met hen een hecht team met korte communicatielijnen. Je opereert in een dynamische militaire omgeving en onderhouden uitgebreide contacten binnen het Materieellogistiek Commando (MatlogCo) en de bredere Defensieorganisatie.

Jouw takenpakket is breed en afwisselend en omvat zowel secretariële als administratieve ondersteuning:
Secretariële ondersteuning:

• Je beoordeelt inkomende correspondentie op belang en urgentie en voegt proactief aanvullende informatie toe ter afhandeling;
• De organisatie en voorbereiding van diverse vergaderingen behoren tot je verantwoordelijkheden. Je stelt de vergaderstukken en achtergrondinformatie samen, en bewaakt tegelijkertijd de voortgang en de genomen besluiten;
• Je beheert en bewaakt de agenda's van de commandant en controleert de nakoming van afspraken;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe instanties. Hierbij is jouw bijdrage essentieel om om de commandant in staat te stellen zich volledig te richten op zijn taken;
• Je ontvangt en begeleidt bezoeken en delegaties op professionele wijze.

Administratieve ondersteuning:

• Je verzorgt de informatieoverdracht en werkt verslaglegging uit op hoofdlijnen;
• Je coördineert kortdurende projecten, zoals cursussen en bijeenkomsten, inclusief het versturen van uitnodigingen en documenten;
• Je organiseert facilitaire ondersteuning en coördineert administratieve werkzaamheden binnen de afdeling.

Wie zoeken we

Wij zoeken een collega die veel ervaring heeft met managementassistent gerelateerde taken. Je bent integer, flexibel, organisatiesensitief en je hebt nauwkeurige planning- en organisatorische vaardigheden. Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde MBO4-opleiding gericht op: office management, directiesecretaresse of iets gelijks;
• Je bent een proactieve, zelfstandige en stressbestendige professional;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en klantgerichte vaardigheden;
• Je bent discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie;
• Je bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende taken; ? Uitstekende kennis van Office 365.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.850 bruto per maand
Contractduur 1 jaar
Minimum aantal uren per week 24
Maximum aantal uren per week 32
Plaats Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden, vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.

Het IKB kan gebruikt worden voor:
- maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer;
- het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum;
- een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering;
- een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering;
- een accu of elektrische onderdelen voor een fiets;
- de betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.
Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, uitgebreide sportfaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

De organisatie Ministerie van Defensie, Commando Landstrijdkrachten (CLAS)

Defensie is niet zomaar een werkgever. Met een baan bij het ministerie van Defensie investeer je in je toekomst. Direct of indirect werk je aan vrede en veiligheid in Nederland en daarbuiten. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT). Naast circa 41.000 beroepsmilitairen werken er nog zo'n 20.000 burgermedewerkers bij Defensie.
Koninklijke Landmacht

De Landmacht is het grootste krijgsmachtdeel van Defensie. We kennen het voornamelijk van de verschillende (vredes)missies die het de afgelopen jaren uitvoerde, zoals in Afghanistan, Mali en momenteel in Litouwen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitairen veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteun je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid. Jouw werkzaamheden lijken veel op de werkzaamheden binnen het bedrijfsleven; denk aan functies zoals projectmanager, engineer, analist of inkoper. Binnen de Landmacht kun jij door middel van jouw persoonlijke inzet bijdragen aan internationale impact.

De afdeling Materieellogistiek Commando van de Koninklijke Landmacht

Het Materieellogistiek Commando (MatlogCo) van de Koninklijke Landmacht is verantwoordelijk voor het inzetbaar houden van al het landmaterieel van de krijgsmacht, zoals (pantser)voertuigen, vrachtwagens, wapens, generators en tenten. Dit werk wordt voornamelijk uitgevoerd door niet-militaire medewerkers. Samen wordt voortdurend gewerkt aan het verbeteren van onderhouds-, logistieke-, inkoop- en financiële processen.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Als managementassistent ondersteun je direct de directeur van het Materieel en Logistiek Commando (MatlogCo). Heb jij organisatietalent, een proactieve houding en oog voor detail? Word onze nieuwe managementassistent, zet jouw talenten in om onze doelen te bereiken en speel een cruciale rol in een dynamische militaire omgeving!

Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel in de secretariële en administratieve ondersteuning van de directeur. Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van deze ondersteuning en rapporteert direct aan hem. Je hebt regelmatig contact met de leiding om afspraken vast te leggen, te bespreken en de voortgang te bewaken. Jouw zelfstandigheid is hierbij van groot belang; je neemt beslissingen over agendabeheer, stelt procedureverbeteringen voor. Het team bestaat uit vijf collega’s: de militaire functies worden vervuld door de directeur, de waarnemend directeur en de secretaris. De burgerfuncties worden opgepakt door de hoofdstaf en jij als managementassistent. Samen vorm jij met hen een hecht team met korte communicatielijnen. Je opereert in een dynamische militaire omgeving en onderhouden uitgebreide contacten binnen het Materieellogistiek Commando (MatlogCo) en de bredere Defensieorganisatie.

Jouw takenpakket is breed en afwisselend en omvat zowel secretariële als administratieve ondersteuning:
Secretariële ondersteuning:

• Je beoordeelt inkomende correspondentie op belang en urgentie en voegt proactief aanvullende informatie toe ter afhandeling;
• De organisatie en voorbereiding van diverse vergaderingen behoren tot je verantwoordelijkheden. Je stelt de vergaderstukken en achtergrondinformatie samen, en bewaakt tegelijkertijd de voortgang en de genomen besluiten;
• Je beheert en bewaakt de agenda's van de commandant en controleert de nakoming van afspraken;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe instanties. Hierbij is jouw bijdrage essentieel om om de commandant in staat te stellen zich volledig te richten op zijn taken;
• Je ontvangt en begeleidt bezoeken en delegaties op professionele wijze.

Administratieve ondersteuning:

• Je verzorgt de informatieoverdracht en werkt verslaglegging uit op hoofdlijnen;
• Je coördineert kortdurende projecten, zoals cursussen en bijeenkomsten, inclusief het versturen van uitnodigingen en documenten;
• Je organiseert facilitaire ondersteuning en coördineert administratieve werkzaamheden binnen de afdeling.

Wij zoeken een collega die veel ervaring heeft met managementassistent gerelateerde taken. Je bent integer, flexibel, organisatiesensitief en je hebt nauwkeurige planning- en organisatorische vaardigheden. Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde MBO4-opleiding gericht op: office management, directiesecretaresse of iets gelijks;
• Je bent een proactieve, zelfstandige en stressbestendige professional;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en klantgerichte vaardigheden;
• Je bent discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie;
• Je bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende taken; ? Uitstekende kennis van Office 365.

Defensie heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden, vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.

Het IKB kan gebruikt worden voor:
- maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer;
- het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum;
- een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering;
- een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering;
- een accu of elektrische onderdelen voor een fiets;
- de betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.
Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, uitgebreide sportfaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Defensie is niet zomaar een werkgever. Met een baan bij het ministerie van Defensie investeer je in je toekomst. Direct of indirect werk je aan vrede en veiligheid in Nederland en daarbuiten. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT). Naast circa 41.000 beroepsmilitairen werken er nog zo'n 20.000 burgermedewerkers bij Defensie.
Koninklijke Landmacht

De Landmacht is het grootste krijgsmachtdeel van Defensie. We kennen het voornamelijk van de verschillende (vredes)missies die het de afgelopen jaren uitvoerde, zoals in Afghanistan, Mali en momenteel in Litouwen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitairen veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteun je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid. Jouw werkzaamheden lijken veel op de werkzaamheden binnen het bedrijfsleven; denk aan functies zoals projectmanager, engineer, analist of inkoper. Binnen de Landmacht kun jij door middel van jouw persoonlijke inzet bijdragen aan internationale impact.

Het Materieellogistiek Commando (MatlogCo) van de Koninklijke Landmacht is verantwoordelijk voor het inzetbaar houden van al het landmaterieel van de krijgsmacht, zoals (pantser)voertuigen, vrachtwagens, wapens, generators en tenten. Dit werk wordt voornamelijk uitgevoerd door niet-militaire medewerkers. Samen wordt voortdurend gewerkt aan het verbeteren van onderhouds-, logistieke-, inkoop- en financiële processen.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info