Management Assistent

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het administratief ondersteunen van een afdeling? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren voor deze functie!

Als Management Assistent ondersteun je de Directie Projecten en zorg je ervoor dat alles goed geregeld is. Je notuleert vergaderingen, verzorgt de verslaglegging op hoofdlijnen en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten.

Ook ben je verantwoordelijk voor de distributie van inkomende en uitgaande post. Je neemt documenten door, geeft op eigen initiatief advies en zorgt voor een correcte verwerking en opvolging. Rapporten en dossiers worden door jou op de juiste manier gerouteerd en gearchiveerd. Daarnaast houd je de voortgang in de gaten en onderneem je actie waar nodig.

In deze rol verleen je ook algemene en facilitaire ondersteuning. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, bereidt deze administratief voor en zorgt waar nodig voor catering. Daarnaast beheer je het adressen- en telefoonbestand en regel je attenties bij jubilea, ziekte of andere bijzondere gelegenheden.

Voor deze functie is het ook belangrijk dat je goed op de hoogte bent van interne administratieve procedures, regelgeving en de structuur van de organisatie. Je hebt inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen en weet hoe je hierin effectief kunt opereren.

Omdat je te maken krijgt met vertrouwelijke informatie, ga je hier op een integere en zorgvuldige manier mee om. Bovendien ben je handig met geautomatiseerde systemen en maak je hier efficiënt gebruik van om je werkzaamheden optimaal uit te voeren.

Je bent gestructureerd en kunt goed overzicht bewaren. Met jouw proactieve instelling denk je altijd een stap vooruit en zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je werkt nauwkeurig en discreet met vertrouwelijke informatie en hebt uitstekende organisatorische vaardigheden.

Wij bieden een veelzijdige functie in een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is. Er is volop ruimte voor ontwikkeling en groei.

Ben jij de Management Assistent die wij zoeken? Solliciteer nu en maak het verschil bij de Directie Projecten!

Wie zoeken we

Om deze functie goed uit te kunnen voeren, vragen wij minimaal een afgeronde secretariële MBO-opleiding en/of aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, evenementen medewerker of soortgelijk. Ook werk je ordelijk, gestructureerd, stressbestendig, kritisch, zorgvuldig en integer.

Verder heb jij…

• Het vermogen om goed te communiceren, te plannen en organiseren;
• Een zeer goede beheersing van het MS Office-pakket (Word, Excel en PowerPoint);
• Kennis van management ondersteunende processen in het algemeen en documentaire informatie voorziening in het bijzonder;
• Kennis van administratieve en procedurele regelgeving en de toepassing daarvan;
• Durf om bestaande processen eventueel te optimaliseren;
• Een zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in zowel woord als schrift.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.850 bruto per maand
Contractduur Betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

De organisatie Ministerie van Defensie

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De afdeling COMMIT

Je gaat werken bij de Directie Projecten maakt deel uit van het Commando Materieel en IT (COMMIT) en speelt een cruciale rol in de uitvoering van materieel-investeringsprojecten voor alle krijgsmachtdelen. Deze directie, die rechtstreeks onder de Commandant COMMIT valt, wordt geleid door de directeur Projecten, die tevens deel uitmaakt van de directie van COMMIT. De werkzaamheden binnen deze directie richten zich op het realiseren van hoogwaardige materieelprojecten en het projectmatig afstoten van wapensystemen en strategisch materieel.

De materieel-investeringsprojecten omvatten een breed scala aan activiteiten, van de aanschaf en introductie van nieuwe wapensystemen tot de uitvoering van modificaties en levensduur-verlengende werkzaamheden aan bestaande systemen. De omvang van de projecten varieert sterk: sommige hebben een korte doorlooptijd en beperkte reikwijdte, terwijl andere meerjarige trajecten zijn met grote financiële en technische complexiteit, vaak gecombineerd met een aanzienlijke politieke gevoeligheid.

Je standplaats is de Kromhoutkazerne in Utrecht.

Bijzonderheden

• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure;

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het administratief ondersteunen van een afdeling? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren voor deze functie!

Als Management Assistent ondersteun je de Directie Projecten en zorg je ervoor dat alles goed geregeld is. Je notuleert vergaderingen, verzorgt de verslaglegging op hoofdlijnen en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten.

Ook ben je verantwoordelijk voor de distributie van inkomende en uitgaande post. Je neemt documenten door, geeft op eigen initiatief advies en zorgt voor een correcte verwerking en opvolging. Rapporten en dossiers worden door jou op de juiste manier gerouteerd en gearchiveerd. Daarnaast houd je de voortgang in de gaten en onderneem je actie waar nodig.

In deze rol verleen je ook algemene en facilitaire ondersteuning. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, bereidt deze administratief voor en zorgt waar nodig voor catering. Daarnaast beheer je het adressen- en telefoonbestand en regel je attenties bij jubilea, ziekte of andere bijzondere gelegenheden.

Voor deze functie is het ook belangrijk dat je goed op de hoogte bent van interne administratieve procedures, regelgeving en de structuur van de organisatie. Je hebt inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen en weet hoe je hierin effectief kunt opereren.

Omdat je te maken krijgt met vertrouwelijke informatie, ga je hier op een integere en zorgvuldige manier mee om. Bovendien ben je handig met geautomatiseerde systemen en maak je hier efficiënt gebruik van om je werkzaamheden optimaal uit te voeren.

Je bent gestructureerd en kunt goed overzicht bewaren. Met jouw proactieve instelling denk je altijd een stap vooruit en zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je werkt nauwkeurig en discreet met vertrouwelijke informatie en hebt uitstekende organisatorische vaardigheden.

Wij bieden een veelzijdige functie in een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is. Er is volop ruimte voor ontwikkeling en groei.

Ben jij de Management Assistent die wij zoeken? Solliciteer nu en maak het verschil bij de Directie Projecten!

Om deze functie goed uit te kunnen voeren, vragen wij minimaal een afgeronde secretariële MBO-opleiding en/of aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, evenementen medewerker of soortgelijk. Ook werk je ordelijk, gestructureerd, stressbestendig, kritisch, zorgvuldig en integer.

Verder heb jij…

• Het vermogen om goed te communiceren, te plannen en organiseren;
• Een zeer goede beheersing van het MS Office-pakket (Word, Excel en PowerPoint);
• Kennis van management ondersteunende processen in het algemeen en documentaire informatie voorziening in het bijzonder;
• Kennis van administratieve en procedurele regelgeving en de toepassing daarvan;
• Durf om bestaande processen eventueel te optimaliseren;
• Een zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in zowel woord als schrift.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Je gaat werken bij de Directie Projecten maakt deel uit van het Commando Materieel en IT (COMMIT) en speelt een cruciale rol in de uitvoering van materieel-investeringsprojecten voor alle krijgsmachtdelen. Deze directie, die rechtstreeks onder de Commandant COMMIT valt, wordt geleid door de directeur Projecten, die tevens deel uitmaakt van de directie van COMMIT. De werkzaamheden binnen deze directie richten zich op het realiseren van hoogwaardige materieelprojecten en het projectmatig afstoten van wapensystemen en strategisch materieel.

De materieel-investeringsprojecten omvatten een breed scala aan activiteiten, van de aanschaf en introductie van nieuwe wapensystemen tot de uitvoering van modificaties en levensduur-verlengende werkzaamheden aan bestaande systemen. De omvang van de projecten varieert sterk: sommige hebben een korte doorlooptijd en beperkte reikwijdte, terwijl andere meerjarige trajecten zijn met grote financiële en technische complexiteit, vaak gecombineerd met een aanzienlijke politieke gevoeligheid.

Je standplaats is de Kromhoutkazerne in Utrecht.

• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure;

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info