Junior medewerker bedrijfsbureau

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word dan Junior medewerker Bedrijfsbureau

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 21.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Binnen de afdeling Informatiebeheer verzorgt het bedrijfsbureau de planning- en controlcylus voor de afdeling. Het bedrijfsbureau coördineert de IB-brede ondersteuning op alle bedrijfsvoeringsaspecten (PIOFACH+) en stemt hierover af met verschillende partijen, zoals inkoop, leveranciers en interne bedrijfsvoeringsspecialisten.

Wat ga je doen?

Als echte spin in het web ondersteun je pro actief het Hoofd Informatiebeheer met diens agenda en de overige teamleden in hun administratieve taken. Je beheert de algemene mailbox van het Bedrijfsbureau en fungeert als vraagbaak.

Bij vergaderingen ben jij de notulist, zowel bij MT’s als bij kwartaalbijeenkomsten en vergaderingen met de medezeggenschapscommissie. Het is dus belangrijk dat je snel kunt schakelen en dat je de Nederlandse taal goed beheerst, zowel mondeling als schriftelijk.

Wanneer de nieuwsbrief van de afdeling Informatiebeheer opgesteld wordt, ben jij de aanjager en zorg je op een creatieve manier voor leuke en nuttige inbreng.

Je voert onder andere volgende de volgende taken uit op de diverse deelgebieden:
HR

• Het opstarten, bewaken en uitvoeren van het Instroom-, Doorstroom- en Uitstroomproces (IDU)
• Optreden als key-user SAP v.w.b. account en rollen aanvragen

Opleidingen

• Ondersteunen van medewerkers bij opleidingsaanvragen
• Het aanvragen van opleidingen en optreden als key-user van Ariba

Tijdregistratie

• Inrichten van SAP voor tijdregistratie
• Tijdschrijfregels aanleggen
• Medewerkers ondersteunen en checken van de tijdregistratie
• Genereren van rapportages

Werving & Selectie

• Ondersteunen bij het inhuur- en werving & selectieproces
• Ondersteunen bij het onboardingsproces

“Een dag in het leven van een junior medewerker bij het bedrijfsbureau van Informatiebeheer is zeer gevarieerd.

Je voert een breed scala aan taken uit, van het bestellen van bloemen tot het meedenken over complexere problemen.

Eenmaal per maand ga je met het managementteam (MT) op bezoek bij een van de afdelingen binnen informatiebeheer. De ochtend begint met een koffiemoment waarbij medewerkers van die afdeling aanwezig zijn. In de middag neem je deel aan het MT-overleg als notulist. Deze dagen zijn niet alleen een fijne afwisseling van de dagelijkse werkzaamheden, maar ook waardevol voor het uitbreiden van je netwerk en het opbouwen van sociale contacten. Een bijkomend voordeel is dat je als junior een van de eersten bent die op de hoogte is van de belangrijke kwesties waarmee het MT zich bezighoudt.

Daarnaast houd je je veel bezig met PIOFACH+ taken (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratie, Communicatie, Huisvesting en Security). Dit betekent dat je betrokken bent bij diverse operationele en ondersteunende processen binnen het team. Als junior medewerker word je intensief betrokken bij de werkzaamheden van je medior collega's. Door hen te ondersteunen, leer je veel en maak je jezelf onmisbaar binnen het team. Je fungeert als een echte spin in het web, waarbij je ervoor zorgt dat alle verschillende processen en mensen naadloos op elkaar aansluiten. Zo kunnen je collega’s altijd op je rekenen.”

Wie zoeken we

Wat vragen we?

Je hebt MBO werk en denk niveau, bij voorkeur met afgeronde, relevante opleiding. Daarnaast is het wenselijk als je enkele jaren ervaring hebt in een ondersteunende functie.

En je neemt de volgende competenties mee:

• Klantgericht
• Integer
• Pro-actief
• Samenwerken
• Flexibel
• Oplossingsgericht
• Plannen en organiseren
• Leergierig

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €2.800 bruto per maand
Maximum salaris: €3.650 bruto per maand
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.

De organisatie Ministerie van Defensie

Over Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 69.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De afdeling COMMIT

Waar ga je werken

De afdeling Informatiebeheer (IB), van het onderdeel Commando Materieel & IT (COMMIT), is verantwoordelijk voor het beheer van alle vormen van informatie, het naleven opstellen van wet- en regelgeving en neemt als afdeling van het ‘Joint Informatievoorziening Commando’ (JIVC) deel aan de realisatie van relevante programma’s en projecten. Verder adviseert en beheert IB (digitale) informatie en zorgt zij ervoor dat deze informatie zo optimaal mogelijk gebruikt kan worden door alle defensie onderdelen bij de uitvoering van hun taken.

Het Bedrijfsbureau Informatiebeheer maakt onderdeel uit van de afdeling Informatiebeheer (IB), deze afdeling ontzorgt de defensieonderdelen met diensten ter ondersteuning van de informatiehuishouding binnen Defensie.

Je werkt in een team van 4 personen, die allen in staat zijn om zelfstandig hun werk uit te voeren. De standplaats van het bedrijfsbureau is Utrecht, maar de onderdelen die ondersteund moeten worden bevinden zich op meerdere locaties in het land, o.a. Den Helder, Breda, Rijswijk en Den Haag.
We zijn goed bereikbaar met het openbaar vervoer, sporten kun je hier gratis, en in het bedrijfsrestaurant vind je lekkere en betaalbare maaltijden.

Bijzonderheden

• De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in november; het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Deze functie betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast dienstverband.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word dan Junior medewerker Bedrijfsbureau

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 21.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Binnen de afdeling Informatiebeheer verzorgt het bedrijfsbureau de planning- en controlcylus voor de afdeling. Het bedrijfsbureau coördineert de IB-brede ondersteuning op alle bedrijfsvoeringsaspecten (PIOFACH+) en stemt hierover af met verschillende partijen, zoals inkoop, leveranciers en interne bedrijfsvoeringsspecialisten.

Wat ga je doen?

Als echte spin in het web ondersteun je pro actief het Hoofd Informatiebeheer met diens agenda en de overige teamleden in hun administratieve taken. Je beheert de algemene mailbox van het Bedrijfsbureau en fungeert als vraagbaak.

Bij vergaderingen ben jij de notulist, zowel bij MT’s als bij kwartaalbijeenkomsten en vergaderingen met de medezeggenschapscommissie. Het is dus belangrijk dat je snel kunt schakelen en dat je de Nederlandse taal goed beheerst, zowel mondeling als schriftelijk.

Wanneer de nieuwsbrief van de afdeling Informatiebeheer opgesteld wordt, ben jij de aanjager en zorg je op een creatieve manier voor leuke en nuttige inbreng.

Je voert onder andere volgende de volgende taken uit op de diverse deelgebieden:
HR

• Het opstarten, bewaken en uitvoeren van het Instroom-, Doorstroom- en Uitstroomproces (IDU)
• Optreden als key-user SAP v.w.b. account en rollen aanvragen

Opleidingen

• Ondersteunen van medewerkers bij opleidingsaanvragen
• Het aanvragen van opleidingen en optreden als key-user van Ariba

Tijdregistratie

• Inrichten van SAP voor tijdregistratie
• Tijdschrijfregels aanleggen
• Medewerkers ondersteunen en checken van de tijdregistratie
• Genereren van rapportages

Werving & Selectie

• Ondersteunen bij het inhuur- en werving & selectieproces
• Ondersteunen bij het onboardingsproces

“Een dag in het leven van een junior medewerker bij het bedrijfsbureau van Informatiebeheer is zeer gevarieerd.

Je voert een breed scala aan taken uit, van het bestellen van bloemen tot het meedenken over complexere problemen.

Eenmaal per maand ga je met het managementteam (MT) op bezoek bij een van de afdelingen binnen informatiebeheer. De ochtend begint met een koffiemoment waarbij medewerkers van die afdeling aanwezig zijn. In de middag neem je deel aan het MT-overleg als notulist. Deze dagen zijn niet alleen een fijne afwisseling van de dagelijkse werkzaamheden, maar ook waardevol voor het uitbreiden van je netwerk en het opbouwen van sociale contacten. Een bijkomend voordeel is dat je als junior een van de eersten bent die op de hoogte is van de belangrijke kwesties waarmee het MT zich bezighoudt.

Daarnaast houd je je veel bezig met PIOFACH+ taken (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratie, Communicatie, Huisvesting en Security). Dit betekent dat je betrokken bent bij diverse operationele en ondersteunende processen binnen het team. Als junior medewerker word je intensief betrokken bij de werkzaamheden van je medior collega's. Door hen te ondersteunen, leer je veel en maak je jezelf onmisbaar binnen het team. Je fungeert als een echte spin in het web, waarbij je ervoor zorgt dat alle verschillende processen en mensen naadloos op elkaar aansluiten. Zo kunnen je collega’s altijd op je rekenen.”

Wat vragen we?

Je hebt MBO werk en denk niveau, bij voorkeur met afgeronde, relevante opleiding. Daarnaast is het wenselijk als je enkele jaren ervaring hebt in een ondersteunende functie.

En je neemt de volgende competenties mee:

• Klantgericht
• Integer
• Pro-actief
• Samenwerken
• Flexibel
• Oplossingsgericht
• Plannen en organiseren
• Leergierig

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,3%, de zogeheten dertiende maand. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.

Over Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 69.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Waar ga je werken

De afdeling Informatiebeheer (IB), van het onderdeel Commando Materieel & IT (COMMIT), is verantwoordelijk voor het beheer van alle vormen van informatie, het naleven opstellen van wet- en regelgeving en neemt als afdeling van het ‘Joint Informatievoorziening Commando’ (JIVC) deel aan de realisatie van relevante programma’s en projecten. Verder adviseert en beheert IB (digitale) informatie en zorgt zij ervoor dat deze informatie zo optimaal mogelijk gebruikt kan worden door alle defensie onderdelen bij de uitvoering van hun taken.

Het Bedrijfsbureau Informatiebeheer maakt onderdeel uit van de afdeling Informatiebeheer (IB), deze afdeling ontzorgt de defensieonderdelen met diensten ter ondersteuning van de informatiehuishouding binnen Defensie.

Je werkt in een team van 4 personen, die allen in staat zijn om zelfstandig hun werk uit te voeren. De standplaats van het bedrijfsbureau is Utrecht, maar de onderdelen die ondersteund moeten worden bevinden zich op meerdere locaties in het land, o.a. Den Helder, Breda, Rijswijk en Den Haag.
We zijn goed bereikbaar met het openbaar vervoer, sporten kun je hier gratis, en in het bedrijfsrestaurant vind je lekkere en betaalbare maaltijden.

• De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in november; het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Deze functie betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast dienstverband.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info