Directiesecretaresse bij Defensie Pijpleiding Organisatie

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

De Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO) is onderdeel van het Commando Materieel & IT (COMMIT).
In NAVO-verband verzorgt DPO de inname, opslag, controle, transport en aflevering van vliegtuigbrandstof, zowel in vredes- als in oorlogstijd. DPO is verantwoordelijk voor het systeem op Nederlands grondgebied. Het Nederlandse pijpleidingsysteem vormt samen met de systemen in Frankrijk, Duitsland, België en Luxemburg het Central Europe Pipeline System (CEPS).

DPO is op zoek naar een enthousiaste Directiesecretaresse.

Als Directiesecretaresse ontzorg je DPO door management-, secretariële en administratieve ondersteuning te verlenen. Jij bent de steun en toeverlaat als het gaat om het verzorgen van het agenda- en afsprakenbeheer van de directeur, het organiseren van vergaderingen, de verslaglegging hiervan en het juist inrichten van het Document Management Systeem (DMS). Het verzorgen van evenementen en mee-organiseren van internationale bedrijfs-brede activiteiten, net als de berichtgeving en foto’s achteraf en het opzetten en bijhouden van overzichten en planningen hoort ook bij jouw werk.

Wat ga je doen? (Taken)
1. Je verleent management- en secretariële ondersteuning door:

• de agenda van de directeur te beheren;
• zorg te dragen voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten;
• het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
• correspondentie en interne nieuwitems te verzorgen;
• het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen;
• ruimtes, lunches, diners en/of hotelkamers te reserveren;
• bezoekers te ontvangen en te begeleiden.

2. Je levert administratieve ondersteuning aan DPO:

• de afdelingen administratief te ondersteunen;
• in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
• archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van het Document Management Systeem (DMS).

3. Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:

• als contactpersoon voor facilitaire zaken te fungeren;
• DPO evenementen en internationale vergaderingen te coördineren/organiseren;
• Kantoorartikelen te beheren en bestellen.

Wie zoeken we

Wat vragen we? (Kwalfcts)

• Secretariële opleiding op MBO-niveau
• Aanvullende cursussen behorend bij de functie van Directiesecretaresse
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels

Overige kennis en vaardigheden

• Ruime sociale vaardigheden, goede contactuele en communicatieve eigenschappen
• Enthousiasme en flexibiliteit
• Pro-actieve houding
• Gewend om initiatief te tonen
• Grote mate van zorgvuldigheid
• Vaardigheid in het stellen van prioriteiten
• Vaardigheid in het organiseren van bijeenkomsten en evenementen
• Vaardigheid in het uitwerken van vergaderingen
• Kennis van de Defensie- en CEPS-organisatie is een pré

Ervaringseisen:

• Ruime ervaring in een soortgelijke functie.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.850 bruto per maand
Contractduur Betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Noord-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

De organisatie Ministerie van Defensie

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De afdeling COMMIT

De werkzaamheden worden verricht binnen de Defensie Pijpleidingorganisatie (DPO). DPO is onderdeel van het ministerie van Defensie en valt onder het Commando Materieel en IT (COMMIT). DPO werkt ook in een internationaal werkverband samen met andere landen.

Deze functie valt binnen de afdeling Ondersteuning. Deze afdeling heeft als doel het leveren van de ondersteuning voor het primaire proces van DPO.

Ondersteuning bestaat uit drie afdelingen:

• Secretariaat, HR, Communicatie en Verwerving,
• Finance Planning &Control en
• Bestuurlijke Informatievoorziening (ICT en Cyber).

De werkzaamheden worden verricht onder leiding van Senior Bedrijfsondersteuning.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

De Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO) is onderdeel van het Commando Materieel & IT (COMMIT).
In NAVO-verband verzorgt DPO de inname, opslag, controle, transport en aflevering van vliegtuigbrandstof, zowel in vredes- als in oorlogstijd. DPO is verantwoordelijk voor het systeem op Nederlands grondgebied. Het Nederlandse pijpleidingsysteem vormt samen met de systemen in Frankrijk, Duitsland, België en Luxemburg het Central Europe Pipeline System (CEPS).

DPO is op zoek naar een enthousiaste Directiesecretaresse.

Als Directiesecretaresse ontzorg je DPO door management-, secretariële en administratieve ondersteuning te verlenen. Jij bent de steun en toeverlaat als het gaat om het verzorgen van het agenda- en afsprakenbeheer van de directeur, het organiseren van vergaderingen, de verslaglegging hiervan en het juist inrichten van het Document Management Systeem (DMS). Het verzorgen van evenementen en mee-organiseren van internationale bedrijfs-brede activiteiten, net als de berichtgeving en foto’s achteraf en het opzetten en bijhouden van overzichten en planningen hoort ook bij jouw werk.

Wat ga je doen? (Taken)
1. Je verleent management- en secretariële ondersteuning door:

• de agenda van de directeur te beheren;
• zorg te dragen voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten;
• het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
• correspondentie en interne nieuwitems te verzorgen;
• het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen;
• ruimtes, lunches, diners en/of hotelkamers te reserveren;
• bezoekers te ontvangen en te begeleiden.

2. Je levert administratieve ondersteuning aan DPO:

• de afdelingen administratief te ondersteunen;
• in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
• archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van het Document Management Systeem (DMS).

3. Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:

• als contactpersoon voor facilitaire zaken te fungeren;
• DPO evenementen en internationale vergaderingen te coördineren/organiseren;
• Kantoorartikelen te beheren en bestellen.

Wat vragen we? (Kwalfcts)

• Secretariële opleiding op MBO-niveau
• Aanvullende cursussen behorend bij de functie van Directiesecretaresse
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels

Overige kennis en vaardigheden

• Ruime sociale vaardigheden, goede contactuele en communicatieve eigenschappen
• Enthousiasme en flexibiliteit
• Pro-actieve houding
• Gewend om initiatief te tonen
• Grote mate van zorgvuldigheid
• Vaardigheid in het stellen van prioriteiten
• Vaardigheid in het organiseren van bijeenkomsten en evenementen
• Vaardigheid in het uitwerken van vergaderingen
• Kennis van de Defensie- en CEPS-organisatie is een pré

Ervaringseisen:

• Ruime ervaring in een soortgelijke functie.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De werkzaamheden worden verricht binnen de Defensie Pijpleidingorganisatie (DPO). DPO is onderdeel van het ministerie van Defensie en valt onder het Commando Materieel en IT (COMMIT). DPO werkt ook in een internationaal werkverband samen met andere landen.

Deze functie valt binnen de afdeling Ondersteuning. Deze afdeling heeft als doel het leveren van de ondersteuning voor het primaire proces van DPO.

Ondersteuning bestaat uit drie afdelingen:

• Secretariaat, HR, Communicatie en Verwerving,
• Finance Planning &Control en
• Bestuurlijke Informatievoorziening (ICT en Cyber).

De werkzaamheden worden verricht onder leiding van Senior Bedrijfsondersteuning.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info