coördinerend adviseur onvolkomenheden inventarisatieproces en mat

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als Senior Adviseur Onvolkomenheden (Deelprojectleider) ondersteun en adviseer je de Projectleider Inventarisatieproces en Materieelbeheer bij het structureel op te lossen van de onvolkomenheid en de doorontwikkeling van materieelbeheer van Defensie. Je opereert defensiebreed en project- en programma-overstijgend en zorgt voor samenhang, voortgang en bestuurbaarheid binnen meerdere parallelle trajecten. 

Je richt je in het bijzonder op een of meerdere deelprojecten binnen de onvolkomenheid inventarisatieproces aangevuld met aanpalende bedrijfsvoering projecten belegd bij de CDS/DS voor de doorontwikkeling van het materieelbeheer. Je stuurt functioneel aan en voert regie op randvoorwaarden, besluitvorming en managementinformatie.

Taken en verantwoordelijkheden:
• Regie voeren over samenhang en afstemming tussen verschillende deelprojecten binnen het project Inventarisatieproces en de doorontwikkeling van het materieelbeheer 
• Adviseren van de Projectleider over aanpak, prioritering en risico’s.
• Signaleren en oplossen van project- en programma-overstijgende knelpunten.
• Aansturen en ondersteuning van andere teamleden binnen deelprojecten.
• Stakeholdermanagement. 
• Bijdragen aan het voorkomen van onvolkomenheden door analyse, duiding en advisering.
• Coördineren van personele inzet, capaciteit en expertise.
• Indien nodig regie voeren op inkoop- en aanbestedingsvraagstukken binnen het project.
• Voorbereiden en structureren van besluitvorming richting afdelingshoofd, MT en directie F&C/ Defensiestaf.
• Regie voeren op managementinformatie ten behoeve van sturing, besluitvorming en verantwoording.
• Zorgen voor consistente voortgangsrapportages en inzicht in status, risico’s en effecten.
• Fungeren als aanspreekpunt en sparringpartner voor (interne) toezichthouders.

Functie-eisen

Academisch werk- en denkniveau.

Opleidingsrichting en/of vakkennis

• Afgeronde WO Masteropleiding in bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde, Economie, Finance & Control, Supply chain management of een vergelijkbare richting.
• Aantoonbare kennis van en ervaring met bedrijfsvoering binnen een grote, complexe organisatie, 
Kennis van en ervaring met projectmanagement.
• Ervaring met Rekenkamer-, audit- of toezichtsbevindingen en bijbehorende verbetertrajecten.
• Kennis van governance, sturing en beheersing.
• Kennis van en inzicht in Materieel logistieke processen en bij voorkeur kennis van en ervaring met SAP
• Ervaring met managementinformatie en voortgangsrapportages voor bestuurlijke sturing.

Competenties

• Analytisch sterk en in staat complexe vraagstukken te doorgronden.
• Overzicht houden en verbanden leggen over meerdere projecten en programma’s.
• Bestuurlijke en politieke sensitiviteit.
• Adviserend en verbindend, met gezag op inhoud.
• Pragmatisch en resultaatgericht.
• Communicatief vaardig op verschillende niveaus.
• Proactief en stressbestendig.
• In staat om te schakelen tussen strategisch, tactisch en uitvoerend niveau.
• Bijdragen aan een verhoogd draagvlak en samenwerking binnen het programma.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Bestuursstaf

Afdelingsomschrijving

De werkzaamheden worden verricht binnen de Directie Financiën en Control van de Defensiestaf (DF&C DS) van de Bestuursstaf. De DF&C DS heeft als doelstelling het bewaken en monitoren van de doelmatigheid en rechtmatigheid van de uitgaven, het behalen van de doelstellingen, het nakomen van afspraken ten aanzien van de gestelde prioriteiten en is verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van de management informatie. De DF&C DS bestaat uit meerdere afdelingen. Deze functie bevindt zich binnen de
afdeling Aanpak Onvolkomenheden en Integraal Risicomanagement (IRM). Deze afdeling is verantwoordelijk voor de aanpak van de onvolkomenheden van de Algemene Rekenkamer i.h.k.v. van de brede bedrijfsvoering en het inrichten en aansturen van de uitvoering van IRM binnen Defensie.
Deze functie bevindt zich binnen het team van de Onvolkomenheid Inventarisatieproces en doorontwikkeling materieelbeheer. Het Ministerie van Defensie voert inventarisaties niet altijd of niet goed uit. Daarnaast gaat het ministerie niet altijd juist om met geconstateerde verschillen tussen de administratie en de voorraad die fysiek aanwezig is. Dit kan leiden tot onwenselijke en potentieel gevaarlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer onvoldoende materieel op voorraad is zonder dat dit wordt opgemerkt. 
Een goed inventarisatieproces is essentieel voor het beheer van al het materieel waaronder wapens, reserveonderdelen en munitie. Door regelmatig te inventariseren welke goederen aanwezig zijn en dit te vergelijken met de administratie, kan Defensie vaststellen of de administratie juist en volledig is. Ook krijgt het ministerie inzicht in de locatie van de goederen. Dit is niet alleen bepalend voor de slagkracht en het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht, maar helpt ook oneigenlijk gebruik van materieel te voorkomen.
Het beoogde effect is dat het team Inventarisatieproces en Materieelbeheer beschikt over een gekwalificeerde medewerker die in staat is zelfstandig en binnen de daartoe opgestelde tijdsplanning de in het plan beschreven verbetermaatregelen te implementeren, teneinde de geïdentificeerde tekortkomingen van het inventarisatieproces structureel op te lossen als een van de deelprojectleiders voor de verschillende deelprojecten binnen het project.

Afdeling-URL

www.defensie.nl/organisatie/bestuursstaf

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Bob van Eenennaam
B.v.Eenennaam@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Werving en Selectie
SollicitatieKD@mindef.nl