Chef ontvangst en managementondersteuning

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als Chef Ontvangst & Managementondersteuning leid je een klein, gedreven team van vier medewerkers binnen de afdeling Ontvangst & Managementondersteuning (Logistieke Groep O-D). Je bent de verbindende factor tussen het management, de receptie en diverse interne en externe stakeholders. Je waarborgt dat de administratie, informatievoorziening en de dagelijkse receptie-activiteiten soepel verlopen en dat het team optimaal functioneert.

Wat ga je doen?

Leiding & Coördinatie

• Aansturen en coachen van het team (receptie, administratieve ondersteuning).
• Verantwoordelijk voor de planning, taakverdeling en voortgangsbewaking.

Managementondersteuning

• Voorzien in secretariële en administratieve ondersteuning van het management.
• Opstellen, distribueren en bewaken van notulen, actielijsten en rapportages.
• Genereren van managementoverzichten en up-to-date content op de Share-Point-portal.
• Zorgdragen voor tijdige inkoop van kantoor- en productiemiddelen.

Receptie & Facilitaire taken

• Beheren van de front-office: ontvangen van bezoekers, controle op toegang en een representatieve ontvangst.
• Organiseren van vergaderzalen en representatieve taken bij bijeenkomsten.

Kwaliteit & Veiligheid

• Zorgen dat personeelsopleidingen (functioneel + veiligheid) actueel en doorgevoerd zijn en actueel blijven.
• Bewaken van documenten- en archiveringstechnieken conform Defensie-normen.

Samenwerking

• Contacten met CZSK-functionarissen, gebouwbeheer en toezicht en afstemming met DBBO, de Centrale Meldkamer, SBIB en andere partners.

Functie-eisen

Kwalificaties

• MBO 3/4, bij voorkeur richting administratie of logistiek.
• Ervaring met Defensie-informatisering systemen, SAP kennis(gewenst) en de Microsoft-Office-suite.
• Enige relevante werkervaring binnen de Logistieke Groep of soortgelijke omgeving.

Kennis & inzicht

• Goede kennis van algemene administratieve procedures, documentatie- en archiveringstechnieken.
• Inzicht in de organisatie van Defensie en de CZSK-structuur, inclusief de geldende regelgeving.

Vaardigheden

• Secretariële en administratieve vaardigheden.
• Gevorderd in het genereren van managementinformatie.
• Klantgerichtheid, uitstekendeplanning- en organisatievermogen.
• Nauwkeurig, verantwoordelijk en communicatief sterk.

Competenties

• Communicatief (zowel schriftelijk als mondeling).
• Klantgericht en service-gericht.
• Nauwkeurig en resultaatgericht.
• Verantwoordelijk leiderschap.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

De Koninklijke Marine hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra vakantie-uren of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals een (elektrische) fiets of laptop. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en aandacht voor fysieke en mentale gezondheid dragen bij aan een goede balans. Zo kun je onder andere gratis gebruik maken van onze uitgebreide sportfaciliteiten. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in de periode DATUM tot en met DATUM aanstaande.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

De Koninklijke Marine zet zich in voor vrede en veiligheid op en vanuit zee. In Nederland en in het buitenland. Eenheden van de vloot en mariniers zorgen samen met NAVO-bondgenoten voor afschrikking. En als het moet vechten zij om te winnen. Ook helpt de marine bij rampen en crisisbeheersingsoperaties.

De Directie Materiële Instandhouding (DMI) is verantwoordelijk voor de materiële gereedheid van de Nederlandse Zeestrijdkrachten. Wij ondersteunen de eenheden op de kazerne, in de haven en waar dan ook ter wereld. De afdeling Ontvangst & Managementondersteuning, onderdeel van de Logistieke Groep O&D, bestaat uit vier gedreven collega’s die het management ontzorgen en het verzorgen van receptietaken.

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

Assistent P&O Advies
vacatures.ml@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Assistent P&O Advies
vacatures.ml@mindef.nl