Administratief Medewerker HR Support

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

Wil jij in een dynamische omgeving bijdragen aan het Stagebureau COMMIT (Commando Materieel en IT) en Team WBA (wet banenafspraak)? Als administratief medewerker speel jij een cruciale rol in het dagelijks functioneren van de twee teams. Jij bent verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling. Dit doe je niet alleen, maar samen met jouw collega's die in Utrecht en Maasland zitten. Jij verdeelt het werk, je bewaakt de voortgang daarvan, je stuurt je collega's aan en helpt als hij of zij er niet uitkomt.

In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van het Stagebureau COMMIT en Team WBA. Dit houdt onder andere in:

-Verzamelen van informatie: je zorgt ervoor dat je alle persoonsgegevens verzamelt en de juiste gegevens aanlevert bij de juiste afdelingen.
-Vraagbaak: je beantwoordt vragen van stagiairs, stagebegeleiders, WBA kandidaten en hun begeleiders. 
-Beheren processen: je hebt te maken met verschillende processen, waaronder plaatsen en screenen. Je zorgt ervoor dat het in gang wordt gezet en je bewaakt de voortgang. Je bent in staat om de lopende processen te overzien en je schakelt daarbij makkelijk van het ene naar het andere onderwerp. 
-Signaleren problemen: je bent scherp in het signaleren van knelpunten in het proces en pakt ze proactief op.
-Systemen en tools: je maakt gebruik van de volgende systemen en tools: MS Office (vooral Outlook en Access, maar ook Excel en Word) en Peoplesoft. 

Jouw team(s)
Je komt te werken in twee enthousiaste teams met passie voor hun werk! Het Stagebureau heeft de opdracht om elk jaar met 15% te groeien. Dat betekent ieder jaar meer stagiairs en meer stageopdrachten. Als team doen we er alles aan om zoveel mogelijk stagiairs een plek te bieden binnen COMMIT. En tot nu toe slagen we daarin.

Team WBA zet zich in om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een passende werkplek te bieden. We moeten ieder jaar een vastgesteld quotum halen en de laatste jaren lukt ons dat ook. Het succes van beide teams zit vooral in goede samenwerking, gelijkwaardigheid en waardering voor elkaar. Iedereen denkt mee en krijgt de ruimte om ideeën aan te dragen. Daardoor verbeteren we continu.

Het grootste deel van je tijd zul je doorbrengen in Utrecht bij het stagebureau. Af en toe ben je in Maasland bij het team WBA. 

Het stagebureau bestaat uit:

•het hoofd Stagebureau
•twee stagecoördinatoren
•twee administratieve ondersteuners

Team WBA bestaat uit:

•het hoofd team WBA
•een adviseur wet banenafspraak
•een administratief ondersteuner

Wie zoeken we

Vereist: 
•Een afgeronde MBO3-opleiding of MBO3 werk- en denkniveau aantoonbaar te maken door een combinatie van kennis, opleiding en ervaring, zo nodig toetsbaar in een assessment;
•Minimaal 2 jaar ervaring in een HR-Ondersteuningsfunctie, bij voorkeur binnen Defensie.
•kennis van en/of ervaring met HRM; 
•ervaring met opstellen van rapportages; 

In deze rol komt jouw talent om overzicht te houden en samen te werken goed van pas. Je hebt een scherp oog voor detail en werkt nauwkeurig, zodat alles in de administratie klopt tot in de puntjes. Communiceren gaat je gemakkelijk af – of het nu met collega’s, studenten of externe partners is, jij zorgt voor een prettige en heldere afstemming. Je bent klantgericht en denkt graag mee om anderen zo goed mogelijk te helpen. Daarbij neem je verantwoordelijkheid voor je werk en draag je actief bij aan een soepel verloop van de werkzaamheden binnen het stagebureau en het team van de Wet van Banenafspraak.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €3.050 bruto per maand
Maximum salaris: €4.200 bruto per maand
Contractduur Aanstelling voor de duur van 1 jaar met mogelijke verlenging.
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

De organisatie Ministerie van Defensie

Over Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De afdeling Commando Materieel en IT

De Directie HR

De werkzaamheden worden verricht binnen de Directie Human Resource (HR) van het Commando Materieel en IT (COMMIT). De Directie HR van COMMIT is verantwoordelijk voor het zo doelmatig en effectief mogelijk inrichten van COMMIT op het gebied van HR.

De hoofddoelstelling van de directie is het kwantitatief en kwalitatief gevuld houden van COMMIT met divers en gemotiveerd personeel. De Directie HR bestaat uit vier afdelingen: HR Staf, HR Services, HR Academie en HR Advies.

De Afdeling
HR Services is verantwoordelijk voor het leveren van specialistisch advies en ondersteuning op het gebied van werving/instroom, militaire zaken, rechtspositie en het efficiënt verwerken van alle HR-personeelsmutaties binnen COMMIT. Hierdoor geeft zij invulling aan een samenhangende specialistische ondersteuning welke het lijnmanagement van COMMIT in staat stelt de personeelszorg zo optimaal mogelijk uit te voeren.

HR Services bestaat uit de secties: 
1.Recruitment 
-Instroom 
-Werving
-Bijzondere instroom
2.Support & specialisten
-Militaire zaken 
-Specialisten 
-Support

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek van minimaal 4 weken en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure;
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure;
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). 

COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie! #LI-MS1 #LI-Hybrid

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Wil jij in een dynamische omgeving bijdragen aan het Stagebureau COMMIT (Commando Materieel en IT) en Team WBA (wet banenafspraak)? Als administratief medewerker speel jij een cruciale rol in het dagelijks functioneren van de twee teams. Jij bent verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling. Dit doe je niet alleen, maar samen met jouw collega's die in Utrecht en Maasland zitten. Jij verdeelt het werk, je bewaakt de voortgang daarvan, je stuurt je collega's aan en helpt als hij of zij er niet uitkomt.

In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van het Stagebureau COMMIT en Team WBA. Dit houdt onder andere in:

-Verzamelen van informatie: je zorgt ervoor dat je alle persoonsgegevens verzamelt en de juiste gegevens aanlevert bij de juiste afdelingen.
-Vraagbaak: je beantwoordt vragen van stagiairs, stagebegeleiders, WBA kandidaten en hun begeleiders. 
-Beheren processen: je hebt te maken met verschillende processen, waaronder plaatsen en screenen. Je zorgt ervoor dat het in gang wordt gezet en je bewaakt de voortgang. Je bent in staat om de lopende processen te overzien en je schakelt daarbij makkelijk van het ene naar het andere onderwerp. 
-Signaleren problemen: je bent scherp in het signaleren van knelpunten in het proces en pakt ze proactief op.
-Systemen en tools: je maakt gebruik van de volgende systemen en tools: MS Office (vooral Outlook en Access, maar ook Excel en Word) en Peoplesoft. 

Jouw team(s)
Je komt te werken in twee enthousiaste teams met passie voor hun werk! Het Stagebureau heeft de opdracht om elk jaar met 15% te groeien. Dat betekent ieder jaar meer stagiairs en meer stageopdrachten. Als team doen we er alles aan om zoveel mogelijk stagiairs een plek te bieden binnen COMMIT. En tot nu toe slagen we daarin.

Team WBA zet zich in om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een passende werkplek te bieden. We moeten ieder jaar een vastgesteld quotum halen en de laatste jaren lukt ons dat ook. Het succes van beide teams zit vooral in goede samenwerking, gelijkwaardigheid en waardering voor elkaar. Iedereen denkt mee en krijgt de ruimte om ideeën aan te dragen. Daardoor verbeteren we continu.

Het grootste deel van je tijd zul je doorbrengen in Utrecht bij het stagebureau. Af en toe ben je in Maasland bij het team WBA. 

Het stagebureau bestaat uit:

•het hoofd Stagebureau
•twee stagecoördinatoren
•twee administratieve ondersteuners

Team WBA bestaat uit:

•het hoofd team WBA
•een adviseur wet banenafspraak
•een administratief ondersteuner

Vereist: 
•Een afgeronde MBO3-opleiding of MBO3 werk- en denkniveau aantoonbaar te maken door een combinatie van kennis, opleiding en ervaring, zo nodig toetsbaar in een assessment;
•Minimaal 2 jaar ervaring in een HR-Ondersteuningsfunctie, bij voorkeur binnen Defensie.
•kennis van en/of ervaring met HRM; 
•ervaring met opstellen van rapportages; 

In deze rol komt jouw talent om overzicht te houden en samen te werken goed van pas. Je hebt een scherp oog voor detail en werkt nauwkeurig, zodat alles in de administratie klopt tot in de puntjes. Communiceren gaat je gemakkelijk af – of het nu met collega’s, studenten of externe partners is, jij zorgt voor een prettige en heldere afstemming. Je bent klantgericht en denkt graag mee om anderen zo goed mogelijk te helpen. Daarbij neem je verantwoordelijkheid voor je werk en draag je actief bij aan een soepel verloop van de werkzaamheden binnen het stagebureau en het team van de Wet van Banenafspraak.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Over Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De Directie HR

De werkzaamheden worden verricht binnen de Directie Human Resource (HR) van het Commando Materieel en IT (COMMIT). De Directie HR van COMMIT is verantwoordelijk voor het zo doelmatig en effectief mogelijk inrichten van COMMIT op het gebied van HR.

De hoofddoelstelling van de directie is het kwantitatief en kwalitatief gevuld houden van COMMIT met divers en gemotiveerd personeel. De Directie HR bestaat uit vier afdelingen: HR Staf, HR Services, HR Academie en HR Advies.

De Afdeling
HR Services is verantwoordelijk voor het leveren van specialistisch advies en ondersteuning op het gebied van werving/instroom, militaire zaken, rechtspositie en het efficiënt verwerken van alle HR-personeelsmutaties binnen COMMIT. Hierdoor geeft zij invulling aan een samenhangende specialistische ondersteuning welke het lijnmanagement van COMMIT in staat stelt de personeelszorg zo optimaal mogelijk uit te voeren.

HR Services bestaat uit de secties: 
1.Recruitment 
-Instroom 
-Werving
-Bijzondere instroom
2.Support & specialisten
-Militaire zaken 
-Specialisten 
-Support

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

• Een veiligheidsonderzoek van minimaal 4 weken en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure;
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure;
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). 

COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie! #LI-MS1 #LI-Hybrid

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info