Secretaresse

Taken en verantwoordelijkheden

32-36 uur | MBO 4 | min. € 2496,00 – max.€ 3371,89

Krijg jij energie als jij klaar mag staan voor collega's om verschillende zaken te regelen en te organiseren? Als secretaresse bij Provincie Flevoland heb je een afwisselende baan, waarbij jij stabiliteit brengt en het overzicht bewaakt. Lees snel verder voor meer informatie en hopelijk zien we je snel op ons Provinciehuis in Lelystad!

Wat ga je doen als Secretaresse

In deze functie ga je aan de slag met het inplannen van afspraken voor onze interne afdelingen en externe partners. Jij beheert de agenda's van verschillende expertiseteams en ondersteunt hen bij verscheidende taken. Denk bijvoorbeeld aan het maken van opdrachtbrieven en opdrachtbonnen. Collega's en externe partners weten je te vinden, jij bent de vraagbaak van de afdeling.

Als secretaresse bij de Provincie heb je een veelzijdige baan, waarbij je ondersteunt met het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Je regelt alles tot in de puntjes! De catering staat op tijd klaar, de ruimtes die zijn gereserveerd en diegene die aanwezig moeten zijn, zijn uitgenodigd. Jouw actielijst is aan het einde van een evenement of bijeenkomst helemaal afgevinkt. Het enige wat je nog moet doen is notulen maken en hier ben jij bijzonder goed in. Als er een portefeuillehouder overleg plaatsvindt bereid je deze voor. De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs).

Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit, zodat zaken weer efficiënt verlopen. Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team.

Waar kom je te werken

Provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma's is een vanzelfsprekendheid.

Je komt te werken bij het Expertiseteam Management Secretariaat. Dit is een nieuw team dat voor de gehele organisatie werkt en dat streeft naar uniform en waar dat kan gestandaardiseerd werken waar vooruitgang de norm is. Er heerst een open en informele sfeer, gericht op het gezamenlijk klaren van de klus. De secretaresses ondersteunen en ontzorgen de managers van de expertiseteams bij hun werkzaamheden. Verder is het secretariaat een belangrijke spil bij andere werkzaamheden in de expertiseteams. Hierdoor zijn de managers in staat om hun teams zo goed mogelijk aan te sturen en te ontwikkelen.

Wat breng je mee

• Een afgerond MBO Niveau 4 in de richting van Office & Managementsupport- of aanverwante studie.
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met iBabs is een pré, evenals ervaring met het digitaal archiveringssysteem eDocs.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift.
• Ervaring met het werken in Microsoft Office.
• Je houdt overzicht en denkt vooruit in het ondersteunen van het management.
• Je bent geordend, kunt prioriteren en bent procesmatig als het om het werken binnen en met andere teams gaat.
• Een signalerende, proactieve houding waarbij je zelf graag de handen uit de mouwen steekt.

Als persoon ben jij:

• Diegene die stabiliteit brengt.
• Vernieuwing ziet en vooruitgang brengt.
• Zelfstartend en proactief.
• Gericht op samenwerken.
• Secuur.
• Planmatig en doelgericht.

Wat bieden wij jou

• Een salaris van minimaal € 2.496,- en maximaal € 3.371,89 bruto per maand (schaal 6) bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van ervaring en opleiding.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Je krijgt een Individueel Keuze Budget van 22,37% boven op je maandelijkse salaris (inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering). Daarmee kun je bijvoorbeeld extra vakantiedagen bij kopen. Ook krijg je een goede pensioenregeling, een laptop en telefoon van de zaak (bruikleen) en een NS Business Card.
• Mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via een persoonlijk opleidingsbudget van € 6.000,- voor 5 jaar.
• Een dienstverband voor 1 jaar, met bij goed functioneren uitzicht op een vaste aanstelling.
• Een werkplek op 2 minuten lopen van station Lelystad en plus een volledig ingerichte ergonomische thuiswerkplek. We werken in een omgeving die het best aansluit bij het vraagstuk waar je mee bezig bent. Dat kan vanuit het provinciehuis of een andere omgeving. Afstemming gebeurt in overleg.

Meer informatie en reageren

Enthousiast geworden na het lezen van de vacature? Reageer dan voor 15 december via de sollicitatiebutton en laat je gegevens achter. Wij komen graag met jou in contact!

Wil je eerst meer weten over deze vacature, neem dan contact op met Anneke de Boer, Recruiter via 06 20678556 of anneke.deboer@Flevoland.nl.

Meer informatie

Anneke de Boer