Officemanager / projectassistent (24-32 uur per week)

Taken en verantwoordelijkheden

Waarom werken bij Huygen?

Werken bij Huygen betekent kiezen voor een organisatie met een familiaire cultuur, waar je volop de kans krijgt om jezelf te ontwikkelen en door te groeien. Je wordt onderdeel van een hecht team op de Brightlands Chemelot Campus in Geleen, waar samenwerking en collegialiteit centraal staan. Met ongeveer 25 collega’s op kantoor en zo’n 80 medewerkers in totaal, is Huygen groot genoeg voor interessante projecten, maar klein genoeg om elkaar écht te kennen.

Bij Huygen krijg je de ruimte om je talenten in te zetten en verder te ontwikkelen. Je werkt samen met bevlogen technici en ondersteunt hen bij uiteenlopende administratieve en organisatorische taken.

Wat ga je doen?

Als officemanager ben jij een onmisbaar onderdeel van ons team, omdat jij als spin in het web jouw collega’s assisteert bij het uitvoeren van projecten op het secretariële- en administratieve vlak. Daarnaast ondersteun je onze technici of directie bij (grotere) projecten en klanten met veel deelprojecten.

Op kantoor heb je een mix van computerwerk en veel contact met collega’s. Omdat ons kantoor in Geleen is gevestigd op de Brightlands Chemelot Campus, hoort afstemming met de Brightlands-organisatie ook bij jouw functie. Je werkt samen met 5 collega’s in het secretariële team, verdeeld over het land.

Concreet ga je onder meer het volgende doen:

• Assisteren projectadviseur en/of directieleden bij projectbeheer;
• Voorbereiden stukken vergaderingen van directieleden;
• Verzorgen en beheren projectcorrespondentie (offertes, brieven, mails, etc.);
• Verzorgen agendabeheer voor betrokken projectadviseurs en/of directie;
• Verzorgen projectadministratie intern & extern;
• Debiteurenbeheer / afhandelen acties (credits, nieuwe facturen, uren omboeken, etc.);
• Beheren van facturering van projecten en meer-/minderwerk opgaven;
• Het bijwerken of aanvullen van de CRM-module in AFAS;
• Verzorgen van notulen van vergaderingen van projectvergaderingen zoals ontwerpvergaderingen, Managementteam vergaderingen, directievergaderingen (extern) en bouwvergaderingen (extern);
• Controleren van correspondentie van betrokken projectverantwoordelijken op spel- en stijlfouten alsmede consistent gebruik van projectsystematiek;
• Verzorgen van de facilitaire zaken binnen de vestiging.

Wie zoeken we?

• Je hebt HBO/MBO werk- en denkniveau.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van de volgende automatiseringssystemen: MS Office (is een must) / SharePoint/AFAS (is een pré)
• Je hebt bij voorkeur ervaring in een technische omgeving, bijvoorbeeld in de installatiebranche.
• Je bent open, sociaal en punctueel.
• Je werkt graag samen in een team en vindt het prettig om collega’s te ondersteunen.
• Je bent flexibel inzetbaar en vindt het leuk om op kantoor te werken, met af en toe een dag thuiswerken in overleg.
• Je bent proactief, nauwkeurig en houdt van afwisseling in je werk.

Wat bieden wij?

• Een familiaire en collegiale werksfeer, waar je je snel thuis voelt
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden
• Veel opleidingsmogelijkheden en mogelijkheid om in-house trainingen via de Quake Campus te volgen
• Een afwisselende functie met verantwoordelijkheid en zelfstandigheid
• Samenwerking met een enthousiast team op de Brightlands Chemelot Campus in Geleen
• Goede arbeidsvoorwaarden, waaronder een salaris van circa € 3.000 tot € 4.000 (op basis van fulltime en afhankelijk van ervaring)
• Een dienstverband van 24 tot 32 uur per week
• 27,5 vakantiedagen (gebaseerd op FT)
• Werken aan interessante projecten en bijdragen aan het succes van het team
• Een prettige balans tussen werk en privé.

Wat we doen

Wij zorgen voor gezonde en toekomstbestendige gebouwen!  Als ingenieurs– en adviesbureau zijn wij gespecialiseerd in technische installaties. Wij werken graag aan complexe, innovatieve en grensverleggende projecten. Ook verrichten wij onderzoek naar duurzame energievoorzieningen, bouwmethoden, energiebesparing, comfort en gedrag van gebruikers van gebouwen. Samen realiseren we projecten waar onze kinderen en kleinkinderen later trots op kunnen zijn. Die gedachte motiveert ons elke dag om te blijven vernieuwen en verbeteren.

Opdrachtgevers noemen ons niet voor niets uitgesproken en betrokken. Uitgesproken, omdat we ons krachtig opstellen en veel energie in projecten brengen. Dat zit nu eenmaal in onze natuur. In combinatie met onze grote betrokkenheid maakt dit van Huygen een gedreven partner voor eigenaren en ontwikkelaars van gebouwen. Samen realiseren we projecten waar onze kinderen en kleinkinderen later trots op kunnen zijn. Die gedachte motiveert ons elke dag om te blijven vernieuwen en verbeteren.

Wij kijken uit naar jouw reactie!
Heb je nog vragen? Neem hiervoor contact op met Laura of Basilla via onbegrensdtalent@oosterhoff.eu of 06-51490092/ 06-82305551. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Eric Frusch via e.frusch@huygen.net of  +31 (0)6 15 44 96 73