officemanager

Ga jij het (tijdelijke) avontuur aan als officemanager met leidinggevende taken? Samen met de directeur en het team werk je aan de meest uiteenlopende taken, van het beheren van complexe agenda's tot het eerste aanspreekpunt voor vragen aan de collega’s binnen je team. Maar dat is nog niet alles - je staat ook paraat om je collega's te helpen, of het nu gaat om het organiseren van evenementen, het afhandelen van allerlei verzoeken of het ondersteunen van onze specialisten.

Jouw takenpakket omvat onder andere:

• Het functioneel aansturen van de medewerkers op het (medisch) secretariaat, inclusief het ontwikkelen van jouw collega’s
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden.
• Monitoren van de voortgang en afhandeling van disputen.
• Ondersteunen van onze professionals, zoals het opvragen en nabellen van medische informatie en het bewaken van herstel meldingen.
• Coördineren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief notuleren.
• Coördineren van interne projecten en het monitoren van de voortgang
• Maken van inwerkprogramma’s voor nieuwe collega’s.
• Rapporteren van overzichten en opvolging daarvan.
• Agendabeheer voor de directie en het regionale team.
• Beheren van de (verschillende) mailboxen.
• (Mede) organiseren van kennissessies met klanten.
• In overleg taken overnemen bij afwezigheid van collega’s.

In deze functie werk je zelfstandig voor jouw directeur, maar ook samen met jouw collega’s van het secretariaat en het team van Mensely, je staat er dus nooit alleen voor. Je maakt deel uit van een divers team van interne medewerkers, allemaal met verschillende achtergronden en ervaringen. Samen zorgen jullie ervoor dat alles op rolletjes loopt. De sfeer bij Mensely is altijd open en betrokken. We geloven in de kracht van diversiteit en inclusie, en er is volop ruimte voor ieders cultuur, achtergrond, ideeën en creativiteit.

Je gaat werken in een gezellig en hecht team waar jij een onmisbare schakel in bent. Jij bent echt de spin in het web. Geen dag is hetzelfde. Je puzzelt en organiseert net zo lang tot dat ingewikkelde vraagstukken opgelost zijn. Dat geeft veel voldoening.

Bij ons staat eerlijkheid en transparantie hoog in het vaandel. Het werk is intensief vanwege onze ambitieuze projecten en doelen als organisatie. De hoeveelheid werk lijkt soms eindeloos. Het is essentieel om goed te kunnen prioriteren en verwachtingen te kunnen managen. Het meest uitdagende aspect is wellicht het verdelen van je tijd tussen verschillende taken en directieleden. Daarnaast ben je in je werk afhankelijk van anderen, wat soms betekent dat je flexibel moet zijn en snel moet kunnen schakelen.

Een energieke en positieve instelling en de wil om je collega’s écht te begeleiden en ontwikkelen. Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en weet het overzicht goed te bewaren. Je werkt zelfstandig en nauwkeurig en durft 'nee' te zeggen als dat nodig is.

Verder heb je:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau. Het liefst in administratieve of secretariële richting.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Aantoonbare ervaring met secretariële ondersteuning van het management en/of directie en ervaring met notuleren.
• Aantoonbare ervaring met het opzetten, coordineren van interne projecten en het monitoren van de voortgang
• Sterk organisatorisch talent en de kunst om effectief te plannen, prioriteiten te stellen en de voortgang van meerdere zaken tegelijkertijd te beheren.
• Een goede basiskennis van MS Office en goede communicatieve vaardigheden.

Mensely is onderdeel van HumanTotalCare. De merken van HumanTotalCare – met in totaal 2.000 collega’s – hebben één gezamenlijk doel: een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland. Die missie dragen wij intern natuurlijk ook uit. Het team waar je in terechtkomt kenmerkt zich als innovatief en analytisch. En we bieden ook:

• Een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• Een tijdelijke fulltime functie met mogelijkheid tot verlenging.
• Een goed instapsalaris volgens onze cao tussen € 3.018,- en € 3.772,- of een uurtarief, daarover gaan we graag in gesprek.
• Een tijdelijk contract of de mogelijkheid om als ZZP te werken.
• Een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• Extra vakantiedagen bij te kopen. Standaard heb je 25 vakantiedagen en daar bovenop kun je per jaar maximaal 13 dagen bij kopen.
• Een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen en de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• Hybride werken, waarbij je werkt vanuit de omgeving die past bij jouw werkzaamheden. Waarbij we fulltime werken vanaf het hoofdkantoor in de eerste maanden als een must zien.
• Aandacht voor preventie en vitaliteit met ons my-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, kunt meedoen aan challenges en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
• Een uitgebreid aanbod van opleidingen, (online) trainingen en geaccrediteerde nascholing via onze eigen my-academy. Wij investeren in jou, zodat we samen kunnen werken aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.
• Gezellige evenementen en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Wil jij als tijdelijke officemanager #meerbetekenen voor werkend Nederland? Mooi, we zien je sollicitatie graag tegemoet via de website.