Officemanager

Ga jij het avontuur aan als officemanager? Samen met de directiesecretaresse werk je aan de meest uiteenlopende taken, van het beheren van complexe agenda's, tot het in- en uitstroom van personeel. Maar dat is nog niet alles - je staat ook paraat om je collega's te helpen, of het nu gaat om het organiseren van evenementen, het afhandelen van allerlei verzoeken of het ondersteunen van onze specialisten.

In deze veelzijdige rol zijn je taken onder andere:

• Aansturen van het afspraakbeheer voor de leden van het management.
• Eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s, leveranciers en bezoekers.
• Ondersteunen bij HR-processen, waaronder de onboarding van nieuwe collega’s.
• Actief meedenken over en implementeren van procesverbeteringen.
• Organiseren van vergaderingen, teamuitjes en andere (interne) evenementen.
• Oppakken van diverse adhoc werkzaamheden – jij houdt het overzicht.

In deze functie werk je zelfstandig, maar ook samen met jouw collega’s van de afdeling, je staat er dus nooit alleen voor. Je maakt deel uit van een divers team van interne medewerkers, allemaal met verschillende achtergronden en ervaringen. Samen zorgen jullie ervoor dat alles op rolletjes loopt. De sfeer bij IT&Care is altijd open en betrokken. We geloven in de kracht van diversiteit en inclusie, en er is volop ruimte voor ieders cultuur, achtergrond, ideeën en creativiteit.

Je gaat werken in een gezellig en hecht team waar jij een onmisbare schakel in bent. Jij bent echt de spin in het web. Geen dag is hetzelfde. Je puzzelt en organiseert net zo lang tot dat ingewikkelde vraagstukken opgelost zijn. Dat geeft veel voldoening.

Bij ons staat eerlijkheid en transparantie hoog in het vaandel. Het werk is intensief vanwege onze ambitieuze projecten en doelen als organisatie. De hoeveelheid werk lijkt soms eindeloos. Het is essentieel om goed te kunnen prioriteren en verwachtingen te kunnen managen. Het meest uitdagende aspect is wellicht het bijhouden van de instroom van nieuwe collega’s en zorgen dat alles op de eerste werkdag klaarstaat. Daarnaast ben je in je werk afhankelijk van anderen, wat soms betekent dat je flexibel moet zijn en snel moet kunnen schakelen.

Een energieke en positieve instelling en de wil om je collega’s écht te helpen en begeleiden bij moeilijke processen. Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en weet het overzicht goed te bewaren. Je werkt zelfstandig en nauwkeurig en durft 'nee' te zeggen als dat nodig is.

Verder heb je:

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur HBO.
• Aantoonbare ervaring in secretariële ondersteuning van management en/of directie.
• Ervaring met notuleren en agendabeheer.
• Je werkt zelfstandig en bent tegelijkertijd een echte teamspeler.
• Je beheerst zowel de Nederlandse als Engelse taal uitstekend, in woord en geschrift.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en een servicegerichte instelling.
• Je hebt ervaring met Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Teams, Word, Excel).
• Je bent proactief, nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je vindt het leuk om te organiseren en collega’s te ontzorgen.
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken en houdt van aanpakken.
• Je bent beschikbaar voor 32 uur per week.

IT&Care is onderdeel van HumanTotalCare. De merken van HumanTotalCare – met in totaal 2000 collega’s – hebben één gezamenlijk doel voor ogen: een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland. Die missie dragen wij intern natuurlijk ook uit. Het team waar je in terecht komt, kenmerkt zich als innovatief en analytisch. We doen niet moeilijk over thuiswerken en flexibel werken is mogelijk. En verder bieden we:

• Een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• Een baan voor 32-40 uur per week.
• Een salaris volgens onze cao. Voor de functie officemanager ligt dat tussen de € 2.696, - en € 3.370, - bruto per maand (o.b.v. 40 uur). Breng je al gerichte ervaring mee dan bespreken we graag jouw salarispositie. Uiteraard krijg je een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• Meteen een vast dienstverband.
• Een eindejaarsuitkering.
• Extra vakantiedagen bij te kopen. Standaard heb je 25 vakantiedagen bij een fulltime functie en daar bovenop kun je per jaar maximaal 13 dagen bij kopen.
• Ondersteuning op het gebied van IT, Research en Development en datascience. Wij onderstrepen de combinatie van mensgericht en data gedreven werken.
• Een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen en de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• Mogelijkheid tot hybride werken, waarbij je werkt vanuit de omgeving die past bij jouw werkzaamheden. Indien nodig faciliteren we je in een goede werkplek.
• Aandacht voor preventie en vitaliteit met ons My-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, kunt meedoen aan challenge en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
• Een uitgebreid aanbod van opleidingen en (online) trainingen via onze eigen my-academy. Wij investeren in jou, zodat we samen kunnen werken aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.
• Gezellige feesten en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Klinkt dit als jouw volgende uitdaging? Klik dan op de solliciteer button en upload je motivatie en CV. We kijken uit naar je reactie!