Office Manager

Taken en verantwoordelijkheden

Jij zorgt dat bezoekers zich welkom voelen en collega’s verder kunnen

Een bezoeker die binnenkomt, een agenda die verandert of een collega met een praktische vraag: jij ziet meteen wat er nodig is en zorgt dat het goed komt.

Als Office Manager bij Emil Frey Nederland ben je een vertrouwd aanspreekpunt op ons kantoor in Veenendaal én een belangrijke steun voor de Raad van Bestuur en onze stafafdelingen. Je krijgt een veelzijdige functie waarin gastvrijheid, organiseren en ondersteunen samenkomen. Sommige werkzaamheden plan je ruim van tevoren, andere ontstaan gedurende de dag. Juist die afwisseling maakt jouw werk interessant.

Dit ga je doen
Samen met je collega’s zorg jij ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt. Je ontvangt bezoekers, helpt collega’s verder en biedt organisatorische en administratieve ondersteuning aan de Raad van Bestuur en onze stafafdelingen.

Concreet betekent dat:

• Professioneel en gastvrij ontvangen van bezoekers en beantwoorden van telefoon- en mailverkeer;
• regelen van facilitaire en praktische zaken, zoals kantoorartikelen, post, poolauto’s, toegangsmiddelen, attenties en de afstemming met leveranciers;
• beheren van agenda’s, vergaderruimtes en de jaarlijkse vergaderplanning;
• voorbereiden van vergaderingen;
• organiseren van reizen, interne bijeenkomsten en evenementen;
• ondersteunen bij documenten, correspondentie, bedrijfsoverzichten, KVK-inschrijvingen en het digitale archief;
• Ook vragen en eventuele klachten van klanten kunnen bij jou terechtkomen. Je luistert goed, houdt overzicht en zorgt dat de vraag bij de juiste collega terechtkomt. Zo weten bezoekers, collega’s en relaties dat ze op jou kunnen rekenen.

Dit ben jij
Je haalt er voldoening uit als anderen dankzij jouw inzet prettig kunnen werken. Je bent gastvrij en toegankelijk, ziet wat er moet gebeuren en pakt werkzaamheden uit jezelf op.

Staat er onverwacht een bezoeker voor de deur, verandert een belangrijke afspraak of heeft een collega met spoed iets nodig? Dan houd jij het hoofd koel. Je stelt de juiste prioriteiten, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en denkt in oplossingen.

Omdat je samenwerkt met de Raad van Bestuur, directies, stafafdelingen, collega’s en externe relaties, voel je goed aan wat een situatie vraagt. Met gevoelige en vertrouwelijke informatie ga je vanzelfsprekend zorgvuldig en discreet om.

Werken bij Emil Frey Nederland NV
Emil Frey Nederland NV is één van de grootste automotive retailorganisaties van Nederland en vertegenwoordigt in Nederland maar liefst 33 automerken. Naast sterke dealerbedrijven hebben wij een eigen leasemaatschappij, meerdere schadeherstelbedrijven, een in- en export bedrijf en een groothandel in automotive supplies.

Werken bij één van de grootste dealerholdings van Nederland betekent aandacht voor de kleinste details. Emil Frey Nederland wil voorop rijden in de Nederlandse automobielbranche. Daarbij gaan we altijd voor tevreden klanten én tevreden medewerkers. Want klanten worden pas écht goed geholpen door collega’s die goed in hun vel én op de juiste plek zitten.

Bij Emil Frey geloven wij dat onze medewerkers het verschil maken. Daarom investeren we in jouw ontwikkeling en vakmanschap. We kijken niet alleen naar wat je kunt, maar ook naar wat jij nodig hebt om het beste uit jezelf én je werk te halen.

Wat breng je mee

• Mbo-werk- en -denkniveau, bij voorkeur in de richting van Office Management, Management Support, directiesecretaresse of frontoffice;
• bij voorkeur één tot twee jaar ervaring in een ondersteunende, administratieve of gastgerichte functie;
• tenminste beschikbaar op woensdag en vrijdag;
• ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel;
• goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Heb je ervaring in bijvoorbeeld hospitality of horeca en wil je jouw gastvrijheid en organisatietalent inzetten in een kantooromgeving? Ook dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Dit krijg je
Bij Emil Frey Nederland krijg je een afwisselende functie waarin jouw bijdrage iedere werkdag zichtbaar is. Je leert onze organisatie snel kennen, hebt contact met veel verschillende mensen en krijgt de ruimte om zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen.

Verder kun je rekenen op:

• Een veelzijdige parttimefunctie voor maximaal drie dagen per week;
• 192 vakantie-uren per jaar bij een fulltime dienstverband;
• de cao voor het Motorvoertuigen- en Tweewielerbedrijf;
• uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden via onze eigen Emil Frey Academy;
• fijne collega’s die je graag verwelkomen.

Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden:

• Pensioenregeling bij PMT en een collectieve (zorg)verzekering;
• je kunt gebruik maken van ons fietsplan en bedrijfsfitness.

Solliciteren kost slechts enkele minuten.