Office Manager

Taken en verantwoordelijkheden

Binnen ons Huygenteam zijn wij voor onze vestiging in Utrecht (Papendorp) op zoek naar een nieuwe enthousiaste collega officemanager om ons huidige team van 5 collega’s te versterken.
Als officemanager ben jij een onmisbaar onderdeel van ons team, omdat jij met jouw kennis en kunde, jouw collega’s assisteert bij het uitvoeren van projecten op het secretariële- en administratieve vlak en daarnaast ondersteun je onze technici of directie bij (grotere) projecten en klanten met veel deelprojecten. 
Je communiceert hierbij zowel intern met de betrokken collega’s als extern met onze opdrachtgevers.
 

Wat bieden wij

• Een functie voor 24 – 32 uur;
• informele en gezellige werksfeer binnen een familiecultuur waar iedereen elkaar kent; 
• hybride werken met flexibele werktijden en mogelijkheid deels thuis te werken;
• Ruimte  om je functie in te kleden en je eigen te maken;
• werken aan mooie projecten zoals het DSM Hoofdkantoor, de universiteit van Maastricht; het World Trade Center Utrecht of het Erasmusziekenhuis in Rotterdam;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Veel opleidingsmogelijkheden op maat en mogelijkheid om In-house trainingen via de Quake Campus te volgen;
• 27,5 vakantiedagen;
• Een goed salaris vanaf €2889,- afhankelijk. van ervaring;
• Mede eigenaar worden door middel van medewerkersparticipatie.

Jouw uitdaging

• Assisteren projectadviseur en/of directieleden bij projectbeheer;
• Voorbereiden stukken vergaderingen van directieleden;
• Verzorgen en beheren projectcorrespondentie (offertes, brieven, mails, etc.);
• Verzorgen agendabeheer voor betrokken projectadviseurs en/of directie;
• Verzorgen projectadministratie intern & extern;
• Debiteurenbeheer / afhandelen acties (crediteuren, nieuwe facturen, uren omboeken, etc.)
• Beheren van facturering van projecten en meer-/minderwerk opgaven;
• Het bijwerken of aanvullen van het CRM-module in AFAS;
• Verzorgen van notulen van vergaderingen van projectvergaderingen zoals ontwerpvergaderingen, Managementteam vergaderingen, directievergaderingen (extern) en bouwvergaderingen (extern);
• Controleren van correspondentie van betrokken projectverantwoordelijken op spel- en stijlfouten alsmede consistent gebruik van projectsystematiek;
• Verzorgen van lichte facilitaire zaken binnen de vestiging (zoals voorraadbeheer kantoorartikelen, koffieautomaat bijvullen).

Jouw profiel

• HBO-/ MBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring zoals als secretaresse, management assistent of office manager.
• Kennis van automatiseringssystemen

Verder zoeken we iemand die goed zelfstandig kan werken en over tact, assertiviteit en eigenheid beschikt om ook eventuele collega’s aan te spreken op het nakomen van afspraken.

Wij kijken uit naar jouw reactie!
Heb je nog vragen? Neem hiervoor contact op met Laura of Basilla via onbegrensdtalent@oosterhoff.eu of 06-51490092/ 06-82305551. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Suzanne van den Bout via s.vandenbout@huygen.net of 06 12 206 153.

*Privégegevens worden zorgvuldig behandeld en alleen met de bij deze procedure interne betrokkenen gedeeld.