Medewerker administratie – tijdelijk – 20 tot 24 uur

Taken en verantwoordelijkheden

In verband met een zwangerschaps- en bevallingsverlof van een collega zoeken wij per 1 september een tijdelijke administratief medewerker voor ondersteuning bij afwezigheid en stages van studenten.

“Ik maak me zorgen om je.” Dat zeg je bijvoorbeeld tegen studenten die niet op school zijn en daar wel horen te zijn. Als administratief medewerker van de School voor Techniek heb jij overzicht over studenten en hun afwezigheid. Je hebt contact met de studenten zelf, maar ook met ouders/verzorgers, studieloopbaanbegeleiders en leerplichtambtenaren.

Dit ga je doen

Als administratief medewerker ben je onderdeel van het team ondersteuners van de School voor Techniek. Je neemt administratieve taken van de onderwijsteams uit handen, zodat jullie samen werken aan de onderwijskwaliteit en het studiesucces van de student.

Afwezigheid van studenten

Verzuim betekent afwezigheid van een student en gaat in de basis over het voorkomen van VSV (voortijdig school verlaten). “Ik maak me zorgen om je” klinkt al heel anders dan “ik ga je melden bij leerplicht”. En: “wat goed je weer te zien” klinkt al veel beter dan “zo, ben je daar weer?” Jij snapt precies dat de toon de muziek maakt bij de studenten van onze opleidingen. Aanwezigheid is essentieel om uiteindelijk hun diploma te halen.

Je bent tussenpersoon tussen interne en externe partijen. Zodoende heb je contact met studenten, ouders/verzorgers, studieloopbaanbegeleiders en studentenadviseurs, maar ook met leerplichtambtenaren en het doorstroompunt. Omdat je iedere dag rondes door de school maakt, leer je de studenten kennen. Juist door dit informele contact met hen, zorg je dat ze zich gezien voelen. Het valt je op als er een patroon van afwezigheid dreigt te ontstaan en je zorgt ervoor dat er actie wordt ondernomen.

Stages van studenten

Bpv staat voor beroepspraktijkvorming en is een onderdeel van onze bol-opleidingen. Studenten doen echte ervaringen op in de praktijk. Voor een complete en correcte administratie heb jij contract met de stagebedrijven en zorg je ervoor dat alle praktijkovereenkomsten (POK’s) door alle partijen zijn ondertekend.

Samengevat zijn dit je taken:

• Telefonisch contact opnemen met studenten en/of ouders/verzorgers bij ongeoorloofde afwezigheid;

• Signaleren van afwezigheid; jij hebt het totaaloverzicht en zorgt ervoor dat de studieloopbaanbegeleider in gesprek gaat met de student;

• Administratie rondom verzuim, zoals het vastleggen van de contactmomenten met de student, ouders/verzorgers en leerplichtambtenaar;

• Overzicht houden op de praktijkovereenkomsten en actie ondernemen zodat deze ondertekend worden;

• Registeren en bijhouden van contactgegevens van alle stagebedrijven;

• Beheren van een mailbox en afhandelen van correspondentie;

• Ondersteunen bij overige administratieve taken en projecten.

Dit vragen we van je

Communicatief vaardig zijn is een understatement. Je bent in staat mee te veren met de student wanneer je aanvoelt dat begrip nodig is, maar je kunt ook doortastend zijn en grenzen stellen als de situatie erom vraagt. Je maakt makkelijk verbinding en je bent betrouwbaar; je zegt wat je doet en je doet wat je zegt. Je bent integer en in staat om op een discrete wijze met informatie om te gaan.

Om succesvol te zijn in deze rol vragen wij:

• Minimaal mbo niveau 4 werk- en denkniveau;

• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;

• Ervaring met (telefonisch) gesprekken voeren waarin luisteren, snel schakelen, inlevingsvermogen en niet bang zijn om een punt te maken essentieel zijn;

• Overzicht kunnen bewaren en digitaalvaardig zijn om op een gestructureerde manier te werken.

MBO Amersfoort streeft naar een inclusieve organisatie, waarin iedereen zijn waarde kan toevoegen. Val je onder de doelgroep banenafspraak? Dan heb je bij gelijke geschiktheid voorrang. 

Dit bieden we je

Een baan waarin je de kans krijgt om je hart te laten stelen door onze studenten. Je bouwt wat met hen op en draagt bij aan het behalen van hun diploma.

We bieden een bruto maandsalaris van minimaal € 2.373,- tot maximaal € 3.404,- bij een fulltime dienstverband (schaal 6 van de cao MBO). Daarnaast ontvang je 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,33%.  De formele functie binnen het functiegebouw van MBO Amersfoort is secretarieel medewerker B.

Verder bieden we:

• In verband met zwangerschaps- en bevallingsverlof van een collega gaat het om een tijdelijk contract van 1 september 2025 t/m eind april 2026;

• Pensioenopbouw bij het ABP;

• Ruime hoeveelheid verlofdagen en verschillende verlofregelingen, zoals (on)betaald ouderschapsverlof, seniorenverlof en zorgverlof; 

• Gunstige regelingen voor de vergoeding van je reiskosten, waaronder een NS Business Card; 

• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een vaste maandelijkse bijdrage in je ziektekostenverzekering;

• Een royaal aanbod opleidings- en ontwikkelmogelijkheden met aandacht voor jouw professionele ontwikkeling;

• Keuze uit verschillende mogelijkheden om je leefstijl & vitaliteit te bevorderen, zoals gratis sporten bij Fitacademie Bokkeduinen en de mogelijkheid om voordelig een nieuwe fiets aan te schaffen.

Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Dit zijn wij

Bij MBO Amersfoort kunnen mbo studenten kiezen uit 120 praktijkopleidingen verdeeld over 14 scholen op 10 locaties. We zijn een actieve en dynamische school die altijd in ontwikkeling is. We werken bijvoorbeeld samen met het bedrijfsleven en brancheorganisaties zodat studenten veel praktijkervaring opdoen.  

Eén van onze scholen is de School voor Techniek. Wij bieden opleidingen aan in de techniek, bouw- en schilderbranche. Onze studenten worden bijvoorbeeld elektrotechnicus, loodgieter of werkvoorbereider. Net als op alle scholen van MBO Amersfoort staat ook bij ons aandacht, groei en ondernemerschap centraal. Ondernemerschap zie je bijvoorbeeld in ons eigen onderwijsbedrijf De Garage. Bij de School voor Techniek werken zo’n 60 medewerkers (50fte) in de functie van docent, instructeur, bpv consulent, onderwijsassistent, medewerker examenbureau en medewerker administratie. Er zijn drie onderwijsmanagers en een directeur. Het leuke aan onze school is dat je samenwerkt met een mooie mix van mensen die zelf uit de techniek komen, zij-instromers bijvoorbeeld en mensen uit het onderwijs. 

Spreekt de baan je aan?

We zien je sollicitatie graag uiterlijk zondag 15 juni tegemoet via de sollicitatiebutton. De gesprekken worden gepland in de week erop. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Gertien Jongerius, onderwijsmanager, 06-23369587.

Volg ons op Meesterbaan, Indeed en LinkedIn voor meer leuke vacatures.