Manager bedrijfsbureau

Als manager van het bedrijfsbureau zijn jouw taken gericht op het aansturen van financiële en administratieve processen, het begeleiden van jouw team en het zorgen voor continue procesverbetering.

Het bedrijfsbureau van ArboNed is verantwoordelijk voor de volledige facturatie en adequate contractadministratie van de  organisatie. Als manager bedrijfsbureau ben je, samen met jouw team, verantwoordelijk voor een nauwkeurige verwerking van inkomende en uitgaande facturen en het bewaken van betalingstermijnen. Je onderhoudt klantcontact om openstaande facturen effectief te beheren en zorgt voor een goed georganiseerde documentatie en archivering van alle facturen. Daarnaast speel je een belangrijke rol in contractbeheer door contractafspraken te bewaken, verlengingen of beëindigingen tijdig door te voeren en heldere rapportages te leveren die strategische beslissingen ondersteunen.

Jouw taken als manager op een rij:

• motiveren en ontwikkelen van jouw team door het stellen van duidelijke doelen en het bieden van ondersteuning bij de uitvoering van dagelijkse werkzaamheden.
• Initiëren van slimmere en snellere administratieve processen.
• Je bent verantwoordelijk voor de tot stand komen en opvolgen van het jaarplan van het bedrijfsbureau
• rapporteert de voortgang van het jaarplan en de opgestelde KPI’s aan het management.
• Je informeert interne en externe stakeholders om gezamenlijk de gestelde doelen te bereiken.

Een veelzijdige functie met een mix van operationele en tactische verantwoordelijkheden, met als doel de interne bedrijfsvoering te stroomlijnen.

Als eerste met jouw collega’s van het bedrijfsbureau. Je stuurt een team van 30 medewerkers bedrijfsbureau aan, van minder ervaren tot zeer ervaren professionals. Het team is opgedeeld in vier subteams, ieder verantwoordelijk voor een eigen portfolio. Elk team heeft 2 senior medewerkers die de dagelijkse coördinatie op zich nemen en de linking pin zijn tussen het team en de manager bedrijfsbureau. Met elkaar zijn jullie bij ArboNed verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de facturatie en contractadministratie voor de zakelijke en de verzekerde markt, de inrichting en beheer van het bedrijfsbureau en het verzuimsysteem bij de klant.
Jij zorgt ook voor een soepele samenwerking tussen verschillende afdelingen zoals commercie, inkoop en de operatie. Jouw direct leidinggevende is de algemeen directeur van ArboNed aan wie je rechtstreeks rapporteert.

In de functie van manager bedrijfsbureau kun je op veel processen actief sturen en verbeteringen door voeren. Daarmee vergroot je niet alleen de efficiëntie en kwaliteit van het bedrijfsbureau, maar draag je ook direct bij aan de algehele bedrijfsdoelstellingen en klanttevredenheid. We zijn als organisatie in transitie en dat heeft ook impact op jouw functie als manager bedrijfsbureau. Jij kunt goed met deze verandering om gaan en ziet het als een uitdaging om mee te kunnen bouwen aan de organisatie. Het bedrijfsbureau wordt dan niet alleen een ondersteunende afdeling, maar een strategische partner binnen de organisatie.

En ook leuk is :

• De samenwerking met veel verschillende stakeholders, een echte spilfunctie.
• De dynamische omgeving waarin je kunt bijdrage aan groei en innovatie en de goede sfeer in het team.
• De afwisseling in deze functie, niet 1 dag is hetzelfde.
• De beste versie van jezelf kunnen en mogen zijn. Wij hebben (persoonlijke) ontwikkeling hoog op de agenda staan.

Ja, ook in deze functie willen we daar transparant over zijn. Het balanceren tussen de verschillende belangen en prioriteiten van zowel jouw interne als externe stakeholders. En de tijd die geregeld gevraagd wordt bij lopende projecten. Dat vraagt best veel van jouw flexibiliteit. Een organisatie in verandering vraagt om geduld en doorzettingsvermogen. Maar juist deze uitdagingen maken de functie zo interessant.

Als ervaren manager bedrijfsbureau met een sterke achtergrond in operationeel leidinggeven breng je gedegen kennis van bedrijfsvoering mee. Met een focus op efficiency en samenwerking zorg je voor een werkcultuur waarin kwaliteit van werkprocessen, adequate informatievoorziening naar klanten en teamontwikkeling centraal staan. Jouw analytische aanpak, en hands-on ervaring, stelt je  in staat om het bedrijfsbureau te veranderen tot een strategische schakel die direct bijdraagt aan klanttevredenheid en waarde toevoegt aan de organisatie.
En verder:

• beschik je minimaal over hbo+ werk-en-denkniveau.
• heb je aantoonbaar successen behaald in procesoptimalisatie en teamontwikkeling.
• heb je minimaal 5 jaar leidinggevende ervaring.
• is het belangrijk dat je ervaring hebt op het gebeid van facturatie- en contractmanagement.
• heb je minimaal 3 jaar ervaring in eenzelfde functie binnen de zakelijke dienstverlening
• ben je initiatiefrijk en beschik je over  uitstekende organisatorische vaardigheden.

ArboNed is onderdeel van HumanTotalCare. De merken van HumanTotalCare – met in totaal 2.000 collega’s – hebben één gezamenlijk doel: een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland. Die missie dragen wij intern natuurlijk ook uit. Het team waar je in terecht komt kenmerkt zich als innovatief en analytisch. En we bieden ook:

• een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• een baan voor 36 tot 40 uur per week.
• een goed instapsalaris volgens onze cao tussen €6.130,- en de €7.662,- met voldoende (financieel) groeiperspectief. Bij de inschaling kijken we goed naar de kennis en ervaring die meebrengt.
• uiteraard krijg je een goede pensioenregeling en mobiliteitsregeling zoals een leasauto.
• direct een vast contract.
• een winstuitkering. Bij een positief bedrijfsresultaat deelt iedereen mee in de winst.
• extra vakantiedagen bij te kopen. Standaard heb je 25 vakantiedagen (op fulltime basis) en daar bovenop kun je per jaar maximaal 13 dagen bij kopen.
• een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedag en de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• hybride werken, waarbij je werkt vanuit de omgeving die past bij jouw werkzaamheden. Indien nodig faciliteren we je in een goede werkplek en ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 2.15 per thuiswerkdag.
• aandacht voor preventie en vitaliteit met ons my-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, kunt meedoen aan challenges en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
• een uitgebreid aanbod van opleidingen, (online) trainingen en geaccrediteerde nascholing via onze eigen my-academy. Wij investeren in jou, zodat we samen kunnen werken aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.

Wil jij #meerbetekenen als manager bedrijfsbureau bij ArboNed? Leuk! We zien je sollicitatie graag tegemoet.

Wil je meer weten over de functie, neem dan contact op met Sylvia Vogelzang, directie secretaresse ArboNed, telefoonnummer: 06-29538827.