Managementassistente

Taken en verantwoordelijkheden

Ben jij een organisatietalent met een optimistisch karakter, houd jij ervan om de handen uit de mouwen te steken, ben je punctueel, discreet en word jij blij van een afwisselende werkdag? Dan is de functie als managementassistent bij Penta Hoogvliet iets voor jou!

Betekenisvol werk

Jouw rol is ontzettend veelzijdig en geen dag is hetzelfde. De ene dag start je met het uitwerken van notulen en het beheren van de agenda’s, terwijl je de volgende dag druk bezig bent met de organisatie van een open dag of het plaatsen van een vacature. Tussendoor komen er altijd onverwachte zaken op je pad – een collega die last-minute een overleg moet plannen of een persbericht dat snel de deur uit moet. Jij houdt het hoofd koel en zorgt dat alles soepel verloopt.

Wat ga je doen?

Jij bent de onmisbare schakel achter de schermen en ondersteunt de schoolleiding waar nodig. Jouw werkzaamheden zijn enorm gevarieerd en bestaan onder andere uit:

• agendabeheer & mailboxbeheer – Je plant afspraken slim in, houdt het overzicht en zorgt dat de schoolleiding goed voorbereid is.
• HR-ondersteuning – Je helpt bij het beheren van vacatures, ondersteunt bij sollicitatieprocedures en verwerkt personeelsgegevens.
• formatieplanning  - je helpt met en ondersteunt bij de processen van de formatieplanning met betrekking tot de les- en taaktoedeling. Kennis van het softwarepakket Foleta is een pre.
• notuleren – Tijdens vergaderingen schrijf je mee en werk je deze gestructureerd uit.
• evenementen organiseren – Denk aan open dagen, feestjes, teamuitjes en de kerstborrel: jij zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is.
• PR & communicatie – Je ondersteunt bij het beheer van de website en social media en helpt bij het opstellen van nieuwsbrieven en andere communicatie. Ook neem je een deel van de PR-activiteiten op je.
• correspondentie, zelfstandig brieven en e-mails opstellen – Of het nu een officiële brief is of een uitnodiging, jij weet hoe je de juiste toon aanslaat.
• aanvraag subsidies – Je assisteert de directie bij het aanvragen en verantwoorden van subsidies.
• algemene ondersteuning – Je staat altijd klaar om de schoolleiding en je collega’s te helpen met uiteenlopende administratieve en organisatorische taken.

In deze functie neem je geleidelijk de taken van onze ervaren managementassistent over, die de komende jaren haar uren afbouwt richting haar pensioen. Je start met een gedegen inwerkperiode en groeit stap voor stap naar een zelfstandige rol. Op de dagen dat de huidige managementassistent afwezig is, neem jij haar werk over en zorg je ervoor dat alles op rolletjes blijft lopen.

Over ons

Penta is een scholengroep bestaande uit negen scholen voor christelijk voortgezet onderwijs in de omgeving van Voorne-Putten. De scholen zijn gevestigd in Spijkenisse, Brielle, Hellevoetsluis, Rotterdam-Hoogvliet en Rotterdam-Rozenburg. Het aanbod van Penta is breed en omvat alle profielen op mavo, havo, atheneum, gymnasium, tweetalig onderwijs (tto) en alle leerwegen van het vmbo inclusief leerwegondersteuning. Daarnaast is er een specifiek aanbod voor leerlingen met meer- en hoogbegaafdheid in de masterclass en de Intermezzogroep. Vanaf 2023 is er een vestiging voor Agora-onderwijs toegevoegd aan onze scholengroep. Met een omvang van bijna 5000 leerlingen en circa vijfhonderdvijftig medewerkers is Penta een grote scholengroep met veel mogelijkheden en diversiteit.

Scholengroep Penta is decentraal georganiseerd. Dit betekent dat er op elk van de negen scholen een kleinschalige leer- en werkomgeving wordt aangeboden, waar docenten en leerlingen elkaar goed kennen. Deze decentrale organisatie en de grote betrokkenheid van de medewerkers bieden bij uitstek ruimte voor veiligheid en individuele talentontplooiing bij zowel medewerkers als bij onze leerlingen.

Penta Hoogvliet 

Wij zijn een VMBO met een basis- en kaderberoepsgerichte leerweg, en een gemengde/ theoretische leerweg met een Havo-TOP in Hoogvliet. Het is onze missie om jonge mensen te begeleiden in het proces van volwassen worden. Dit doen we door ons onderwijs vorm te geven vanuit de volgende kernwaarden: samen veilig, thuis op school, aandacht voor elkaar, nu voor later en de praktijk is leidend.

Penta Hoogvliet maakt deel uit van de scholengroep Penta met als bestuur het CVO. Dit maakt het mogelijk om met elkaar te kunnen samenwerken en ervaringen te delen op het gebied van onderwijs, kwaliteit en bedrijfsvoering.

Onze belofte aan jou

Wij bieden een afwisselende en uitdagende baan in een gezellige en betrokken werkomgeving. Als werkgever zijn we echt, eerlijk en direct. We zijn trouw aan onze christelijke normen en waarden, werken met passie en stropen onze mouwen op. We hebben oog voor ieders ambities en welzijn. We geven niet alleen onze leerlingen, maar ook jou als collega handvatten om je talenten en betekenis in het leven te ontdekken. Wij bieden een uitdagende en afwisselende functie in een school waar teamgeest samengaat met een grote mate van individuele verantwoordelijkheid.

Je kunt rekenen op:

• Een maandsalaris van minimaal € 2.889,-- tot maximaal 4.254,-- bruto bij een fulltime aanstelling (schaal 8 cao VO). Inschaling is afhankelijk van ervaring en achtergrond.
• Een eindejaarsuitkering, die ongeveer gelijk is aan een 13de maand en 8% vakantiegeld.
• Een pensioenregeling via het ABP en mooie secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 53 vrije dagen per jaar.
• Een opleidingsbudget en uitgebreide mogelijkheden om je verder te ontwikkelen binnen onze CVO-academie.
• Een gratis Rotterdampas. Met deze pas krijg je korting op o.a. culturele activiteiten in Rotterdam en omstreken.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband voor 0,8 FTE, waarbij de maandag in ieder geval je werkdag zal zijn. Overige werkdagen in overleg.

Jouw expertise

We zoeken iemand die positief in het leven staat en energie haalt uit het regelen en organiseren. Je bent discreet en weet altijd wanneer en hoe je met gevoelige informatie omgaat. Als echte aanpakker ben je niet bang om de armen uit de mouwen te steken en werkt altijd met de Rotterdamse mentaliteit: niet lullen maar poetsen. Jij schakelt snel, bent flexibel, houdt overzicht en gaat altijd voor het beste resultaat. Je pakt zelfstandig taken op, ziet waar je nodig bent en wacht niet af, maar onderneemt actie. Je bent stressbestendig en laat je niet gek maken als er ineens iets geregeld moet worden. Digitaal ben je goed onderlegd en nieuwe systemen maak jij je snel eigen.

Daarnaast vragen we het volgende:

• Minimaal een MBO 4-diploma in een relevante richting.
• Ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare rol.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Office-programma’s.
• Beschikbaarheid in ieder geval op maandag.

Om bij CVO te werken is een geldige VOG nodig. Het aanvragen van deze VOG is onderdeel van onze procedure. 

CVO: onderwijs voor het leven

We heten je graag welkom bij CVO! Bij ons staat ontmoeting en inclusiviteit centraal. We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis en gerespecteerd voelt. Wij staan voor persoonlijke aandacht en het vormen van de toekomst van onze leerlingen. Als onze collega ervaar je ook persoonlijke groei, verbinding met je collega's en de kans om te experimenteren. Met maar liefst 37 scholen en talloze ontwikkelmogelijkheden binnen onze organisatie, bieden we jou een glansrijke carrière in het CVO-onderwijs. Sluit je aan bij CVO en laten we samen het onderwijs van de toekomst vormgeven! 

Maak jij het verschil voor onze leerlingen?

Wil jij ook een bijdrage leveren aan ons onderwijs voor het leven? Solliciteer dan uiterlijk 2 maart 2025 via de 'solliciteer direct' - button. De sollicitatiegesprekken zullen op 12 maart 2025 in de middag plaatsvinden.

Voor algemene informatie ten aanzien van de scholengroep Penta en de vestiging Hoogvliet kun je de website raadplegen: www.penta.nl en hv.penta.nl

Heb je eerst vragen, neem dan contact op met dhr. S.P. van Hofwegen, directeur van Penta Hoogvliet, telefoonnummer 010-2950666 of mail naar directiehv@penta.nl.

We zijn voor deze vacature op zoek naar iemand in loondienst, invulling op zzp-basis is voor deze functie niet mogelijk.

We werven onze collega's graag zelf, daarom stellen we acquisitie niet op prijs.