Managementassistent

Taken en verantwoordelijkheden

Algemene informatie
Iedereen kent wel iemand: degene die altijd de cadeaus regelt voor verjaardagen, datumprikkers stuurt, die werk ziet liggen en voor je het weet op een ladder staat, die lijstjes maakt en afstreept én plezier haalt uit het leggen van een ingewikkelde agendapuzzel. Herken jij jezelf hierin? Misschien is de volgende vacature dan iets voor jou.

Voor de ondersteuning van twee wethouders zoeken wij uitbreiding bij het bestuurssecretariaat. We zoeken een teamplayer, een spin in het web en iemand die houdt van een dynamische omgeving. Een ding is namelijk zeker, bij het bestuurssecretariaat zijn de dagen nooit saai. Dus hou jij het overzicht en ben je proactief? Lees dan vooral verder.

Het cluster bestuurssecretariaat/directiesecretariaat bestaat uit zes collega’s die zich bezighouden met de ondersteuning van directie of het college van burgemeester en wethouders. We maken onderdeel uit van de afdeling Bestuursadvisering. In de rol van managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met collega’s van Communicatie en Bestuursadvisering. Samen ga je aan de slag om de wethouders te ondersteunen.

Wat ga je doen?
Je ondersteunt twee wethouders die dagelijks schakelen tussen inwoners, bestuurlijke dossiers en regionale samenwerkingen. Daardoor wissel je voortdurend tussen strategische overleggen, urgente vragen en het organiseren van bijeenkomsten.

In deze uitdagende functie ondersteun je twee wethouders op secretarieel niveau. Je zorgt ervoor dat hun dagelijkse werkzaamheden soepel en efficiënt verlopen. De volgende taken behoren tot de functie:

• Je houdt overzicht in een omgeving waarin prioriteiten snel kunnen veranderen. Je denkt vooruit, voelt goed aan wat urgent is en vindt het leuk om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden.
• Je bent de spil achter de mailboxen en zorgt dat vragen, verzoeken en berichten op de juiste plek belanden.
• Je plant en notuleert vergaderingen, besprekingen en overleggen.
• Je organiseert bijeenkomsten van voorbereiding tot uitvoering en draagt met jouw ideeën bij aan een succesvolle bijeenkomst.
• Je beheert complexe agenda's en adviseert de wethouders proactief over uitnodigingen en afwegingen
  Jouw ideeën en voorstellen zijn welkom! Je bent je bewust van de politiek-bestuurlijke omgeving waarin je werkt. Je weet om te gaan met vertrouwelijke informatie, beoordeelt interne en externe contacten op urgentie en relevantie.

• Je hebt minimaal een MBO werk- en denkniveau.
• Je hebt affiniteit met het werk als managementassistent(e).
• Je bent iemand die snel kan schakelen, die vooruitdenkt en houdt van een puzzel.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en maakt makkelijk contact.
• Je werkt integer en kunt omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je omarmt het digitale werken en je weet je weg goed te vinden binnen Microsoft 365.
• Je bent bij voorkeur beschikbaar op vrijdagen.

• Een uitdagende functie in een dynamische en maatschappelijk relevante omgeving;
• Een jaarcontract met een proeftijd van één maand.
• Afhankelijk van opleiding en ervaring. Een bruto maandsalaris van €2596-(schaal 6) tot maximaal € 4.065,- per maand bij 36 uur per week (schaal 7), afhankelijk van opleiding en ervaring.
• 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om hybride te werken.
• Een smartphone, laptop en faciliteiten voor je thuiswerkplek.
• Een prettige werkomgeving met betrokken collega's.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP inclusief een extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.