Taken en verantwoordelijkheden

Zorg jij dat de HR administratie achter de schermen klopt? Krijg je energie van regelen, schakelen en overzicht houden? Ben je op zoek naar een rol waarin je schakelt, verantwoordelijkheid pakt en direct bijdraagt aan goed onderwijs? Dan is dit jouw functie.

Over ons
Wij zijn een schoolbestuur met 25 basisscholen in Utrecht. Vanuit ons stafbureau ondersteunen we scholen op het gebied van HR, Financiën, Onderwijs & kwaliteit, ICT en Huisvesting.
Ons HR-team kan tijdelijk versterking gebruiken. Daarom zoeken we een collega die energie krijgt van het administratief coördineren en ondersteunen van HR-processen.

Jouw rol
Jij zorgt dat de administratie t.a.v. HR-processen (m.n. in- en uitdiensttreding en werving en selectie) klopt, houdt overzicht, denkt vooruit en regelt dat alles klopt. Van personeelsmutaties tot sollicitatieprocedures. Je bent hiervoor in contact met scholen en kandidaten en zorgt dat iedereen weet waar hij aan toe is.

Wat ga je doen?
HR-administratie

Eerste aanspreekpunt voor scholen bij vragen over cao, regelingen en procedures
Invoeren, verwerken, controleren en monitoren van personele mutaties in het Personeelssysteem Visma
Maandelijkse salarisruncontrole
Opstellen en controleren van HR-overzichten en kengetallen
Beheer en optimalisatie van HR-systemen (Visma)
Signaleren van knelpunten en verbeteren van processen
Personele administratie t.b.v. eigen risicodragerschap voor de WGA/IVA en ZW.
Verwerking van de HR-post (UWV, Belastingdienst etc)
Contact met externe partijen (UWV, arbodienst, Loyalis, ABP, DUO, Belastingdienst)

Werving & selectie

Opstellen en publiceren van vacatures
Beheren van de recruitmentmailbox
Contact onderhouden met kandidaten en scholen
Plannen en coördineren van sollicitatieprocedures
Begeleiden van het administratieve proces rondom instroom
Aanvragen en verwerken van subsidies (o.a. zij-instromers)
Opstellen van overeenkomsten (zoals vrijwilligerscontracten)

Wat breng jij mee?

MBO+/HBO werk- en denkniveau
Integriteit
Je kunt zelfstandig werken en prioriteiten stellen
Je werkt nauwkeurig en gestructureerd
Je schakelt makkelijk en communiceert helder
Ervaring binnen HR-administratie en ervaring met het administratieve proces van werving en selectie is een pré
Ervaring met HR-systemen (bij voorkeur Visma), Cogix/Anago en Excel
Affiniteit met het primair onderwijs is een plus

Wat bieden wij jou?

Werken in een betrokken en professioneel HR-team met korte lijnen
8% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering en reiskostenvergoeding conform de CAO PO
Aansluiting bij pensioenfonds ABP
De mogelijkheid tot deels thuiswerken

Overige informatie

Gewenste startdatum: 1 juni 2026
Aantal uur: 32 uur (0,8 fte)
Werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag en donderdag
Dienstverband: het betreft een tijdelijke benoeming op grond van vervanging (medio december 2026) met de mogelijkheid tot verlenging. Na deze periode wordt bij goed functioneren en een goede match de mogelijkheid tot verlenging besproken.
Inschaling: Een salaris volgens CAO PO, schaal OOP 8 (o.b.v. 40 uur: € 3.022- € 4.449)

Heb je interesse?
Ben je na het lezen van deze vacature enthousiast? Solliciteer dan direct via het sollicitatieformulier. Deze vacature wordt zowel intern als extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang in de sollicitatieprocedure.
Heb je vragen, of ben je een interne kandidaat die interesse heeft in deze functie? Neem dan gerust contact op met Mariska Gerritsen via mailadres mariska.gerritsen@ksu.nl of via telefoonnummer 030 2642080. Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!

Belangrijke data:
• Sluitingsdatum: 11 mei 2026
• Eerste gespreksronde: maandag 18 mei 2026
• Tweede gespreksronde: donderdag 21 mei 2026 (middag)

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.