Taken en verantwoordelijkheden
Als Consulent ben jij het aanspreekpunt voor jouw clusters als het gaat om digitaal werken, archiveren en het gebruik van ons zaaksysteem. Jij bent hét gezicht van DIV binnen de organisatie en adviseert medewerkers zowel gevraagd als ongevraagd over informatiebeheer en de toepassing van zaakgericht werken in Heusden. Samen met de clusters en je DIV-collega’s kijk je hoe processen beter, eenvoudiger en duidelijker kunnen. Vertaald dit naar de zaaktypes in de Navigator en zorg je dat deze optimaal worden gebruikt in de processen. Ook voor andere DIV-diensten ben jij een betrouwbare sparringpartner: van het ondersteunen bij opvragingen uit het analoge of streekarchief tot het beantwoorden van vragen over inkomende post en mail, en het digitaliseren van documenten en werkprocessen. Je bent proactief en gaat actief naar de clusters toe om de kwaliteit van het zaakgericht werken te bewaken. Je signaleert verbeterpunten en pakt deze op, zowel één op één met medewerkers als in samenwerking met hele clusters. Ook beheer je vernietigingslijsten, voer je vernietigingen uit en bewaak je de informatiehuishouding. Daarnaast signaleer je knelpunten in het informatiebeheer en de DIV-processen, overleg je met functioneel beheerders, specialisten en beleidsmedewerkers en draag je bij aan de implementatie van verbeteringen. Je ondersteunt collega’s van post en archief bij vragen en leg je de verbinding met onze andere collega’s in de organisatie Kortom: jij bent dé spil in het organiseren, verbeteren en borgen van informatiebeheer en zaakgericht werken binnen gemeente Heusden.