Administratief medewerker

Deze functie valt onder de afdeling commercie & bedrijfsvoering en je ondersteunt de manager commercie & bedrijfsvoering en 2 accountmanagers. De basis van jouw werk als administratief medewerker is het voeren van een optimale projectadministratie, -facturatie en -coördinatie van een breed scala aan werkzaamheden. Verder ondersteun je jouw collega’s met diverse administratieve werkzaamheden, waardoor iedereen zijn werk nog net iets beter kan doen. En zitten deze werkzaamheden zo in je systeem, dat je er eigenlijk niet meer over na hoeft te denken? Dan kun je nog #meerbetekenen voor collega’s en klanten door projecten op te pakken, zodat we maatwerk kunnen bieden bij klanten. Tijdens de werkweek houd jij je dan ook bezig met:

• efficiënt beheren van de mailbox door het beoordelen, beantwoorden en verwerken van inkomende e-mails.
• opstellen en uitwerken van offertes voor o.a. trainingen, workshops en onderzoeken.
• inplannen, voorbereiden en opvolgen van keuringen en onderzoeken, waaronder arbeidsdeskundige- en (grootschalige) preventieve medische onderzoeken.
• maandelijks factureren van opdrachten.
• beantwoorden van klantvragen over facturen, offertes en lopende opdrachten.
• signaleren van knelpunten, bewaken van projectplanningen, -processen en –voortgang.

Je maakt deel uit van het team bedrijfsvoering bestaande uit het projectbureau en de commerciële binnendienst en je hebt veel contact met jouw 5 directe collega’s. Samen met je directe collega’s verdeel je de werkzaamheden en bied je ondersteuning aan de regio. Naast je directe collega’s heb je natuurlijk ook te maken met externe klanten en onze eigen professionals, zoals bedrijfsartsen en adviseurs. Onze manager commercie en bedrijfsvoering is je leidinggevende.

• je werkt zelfstandig, hebt je eigen verantwoordelijkheden en je hebt directe collega’s waarop je altijd kunt terugvallen.
• je kunt – in overleg met je collega’s – werkzaamheden oppakken die jij leuk vindt of waar jij je in wilt ontwikkelen.
• je hebt regelmatig contact met klanten en kunt echt bouwen aan de relatie die we met elkaar hebben.
• je hebt veel ruimte voor eigen inbreng en creativiteit en jouw mening wordt erg gewaardeerd.
• je werkt binnen de zakelijke en commerciële dienstverlening, maar wel op een vlak waar zorg en oprechte aandacht voor mensen centraal staat.

Eerlijk en transparant, daar houden we van. Dus ja, we zeggen je eerlijk dat nog niet alles even goed of efficiënt werkt binnen onze organisatie en dat sommige van onze systemen wel een update kunnen gebruiken. Daar zijn wij overigens volop mee bezig. Maar ben je zelfstandig, nieuwsgierig en zie je dit als een uitdaging, dan is dit de baan voor jou!

Ambitie om te groeien binnen deze functie en het proactief oppakken van werkzaamheden. Maar ook het besef dat de administratie, planning en de coördinatie de basis van jouw werk is en blijft. Je haalt veel plezier uit het voeren van een foutloze administratie het ondersteunen van collega's. Waar je nog meer blij van wordt? Samenwerken, oplossingen bedenken waarmee je klanten en collega’s verder helpt, inspringen op veranderlijke situaties (ad hoc proactief denken en handelen) en dilemma’s afwegen die je tegenkomt. Jij laat je niet snel gek maken en bekijkt de wereld met een fris gevoel voor humor.

Verder vragen we: 

• mbo+/hbo- werk- en –denkniveau.
• minimaal 3 jaar werkervaring met administratieve werkzaamheden.
• het talent om goed te kunnen plannen en organiseren.
• de durf om contact te zoeken met klanten (ook als ze Engels spreken).
• de vaardigheid om verschillende systemen eigen te maken, denk aan Excel, interne systemen, planningstools.
• ervaring met AFAS is een pré.
• een commerciële en klantgerichte mindset.

HumanCapitalCare is onderdeel van HumanTotalCare. De merken van HumanTotalCare – met in totaal 2.000 collega’s – hebben één gezamenlijk doel: het versterken van organisaties en medewerkers op het gebied van gezond, gemotiveerd en competent werken. Bij HumanCapitalCare doen we dat voor en met onze grootzakelijke klanten vanuit onze landelijke regiokantoren. Wij hebben een hybride manier van werken waarbij je thuiswerken en op kantoor werken combineert. Dat is ook #meerbetekenen. Verder krijg je:

• een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• een baan voor 32 uur per week.
• een brutosalaris tussen €2.544,- en €3.180,- op basis van 40 uur. Afhankelijk van ervaring en de kans om (financieel)door te groeien in de schaal.
• een vaste eindejaarsuitkering.
• goede pensioenregeling en 25 vakantiedagen (met de mogelijkheid om maximaal 13 dagen bij te kopen). Plus een laptop, mobiele telefoon en zakelijke reiskostenvergoeding.
• hybride werken, met een goed ingerichte werkplek zodat je in de toekomst deels thuis kunt werken. En een thuiswerkvergoeding van €2,35 per thuiswerkdag.
• direct een vast contract.
• een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• aandacht voor preventie en vitaliteit in jouw werk richting klanten, maar vooral ook vanuit onze organisatie richting jou. We zijn trots op ons vitaliteits- en ontwikkelprogramma en stimuleren je graag hier gebruik van te maken.
• gezellige, informele bijeenkomsten en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Wil jij als administratief medewerker #meerbetekenen voor collega’s en werkend Nederland? We zien je sollicitatie graag tegemoet.