Bestuurssecretaresse

Laat "Provincie Flevoland" contact met mij opnemen

Vul je naam, e-mail adres en telefoonnummer in.

Taken en verantwoordelijkheden

36 uur | MBO+ | Min. 2578,34 – Max. 3612,09

Hou jij ervan om alles tot in de puntjes te regelen, mee te denken met politiek en bestuur en ben jij goed in notuleren en het beheren van meerdere agenda's? Dan zijn wij op zoek naar jou! In deze rol ondersteun jij Gedeputeerde Staten van Provincie Flevoland. En een leuke bijkomstigheid? Je komt te werken in een heel gezellig team! Lees snel verder en hopelijk spreken we je snel op ons provinciehuis in Lelystad.

Wat ga je doen als Bestuurssecretaresse
Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten heb je een veelzijdige baan. Je helpt met het organiseren van in- en externe bijeenkomsten. Je regelt alles tot in de puntjes. De catering staat op tijd klaar, de ruimtes zijn gereserveerd en gasten zijn hartelijk ontvangen.

De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs). Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij zijn reis en verblijf. En zorg je ook dat de bestuurder op afstand goed wordt ondersteund.

Je houdt agenda's nauwlettend in de gaten. Alle afspraken plan jij tijdig en zorgvuldig in. Komt er een last minute afspraak? Geen probleem, jij haakt de juiste partijen aan om ervoor te zorgen dat de afspraak doorgaat. Dit betekent ook dat jij de verbinding zoekt met externen en dat 'nee' geen antwoord is waar jij je bij neerlegt. Collega's en externen weten je te vinden; jij bent namelijk de vraagbaak voor de afdelingen.

Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat zaken weer efficiënt verlopen. Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jij verzorgt de notulen bij sommige vergaderingen. Het is een plus wanneer jij goed bent in notuleren.

Waar kom je te werken
Provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur (dat wat in harten en hoofden van mensen leeft), de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma's is een vanzelfsprekendheid.

Als bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten kom je te werken in het expertiseteam Secretariaat Gedeputeerde Staten. In het team zitten 8 collega's. Iedereen in het team staat voor elkaar klaar en helpt elkaar. Er wordt hard gewerkt, maar er is altijd ruimte voor gezelligheid. Samen zorgen we ervoor dat het bestuur optimaal wordt ondersteund.

Wat breng je mee

• Een afgerond MBO- Niveau 4 in de richting Office & Managementsupport-opleiding of aanverwante studie.
• Je hebt bij voorkeur werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met iBabs is een pré evenals ervaring met het archiveringssysteem eDocs.
• Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Je kunt overleggen notuleren.
• Je bent gastvrij en hecht aan etiquette.
• Ervaring met het werken in Microsoft Office.
• Je houdt overzicht, denkt vooruit en mee met Gedeputeerde Staten.
• Een signalerende, proactieve houding waarbij je zelf graag de handen uit de mouwen steekt en prioriteert.

Als persoon ben jij:

• Zelfstartend en proactief
• Gericht op samenwerken
• Secuur
• Planmatig en doelgericht
• Leergierig

Wat bieden wij jou

• Een salaris van minimaal € 2.578,34 en maximaal € 3.612,09 per maand (schaal 7 bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van ervaring en opleiding.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Je krijgt een Individueel Keuze Budget van 22,37% boven op je maandelijkse salaris (inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering). Daarmee kun je bijvoorbeeld extra vakantiedagen bij kopen. Ook krijg je een goede pensioenregeling, een laptop en telefoon van de zaak (bruikleen) en een NS Business Card.
• Mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via een persoonlijk opleidingsbudget van € 6.000,- voor 5 jaar.
• Een dienstverband voor 1 jaar, met bij goed functioneren uitzicht op een vaste aanstelling.
• Een werkplek op 2 minuten lopen van station Lelystad en een volledig ingerichte ergonomische thuiswerkplek.

Meer informatie en reageren
Enthousiast geworden na het lezen van de vacature? Reageer dan voor 1 maart via de sollicitatiebutton en laat je gegevens achter. Wij komen graag met jou in contact!

Heb je vragen en wil je eerst meer weten? Neem dan contact op met Anneke de Boer, 06-20678556 of mail naar anneke.deboer@flevoland.nl

Meer informatie

Anneke de Boer