Programmasecretaris

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

De Koninklijke Marechaussee is in veel opzichten een duidelijk zichtbare organisatie. Zo begint de vliegvakantie naar het buitenland vaak met paspoortcontrole door de Marechaussee. Ook mensen die Nederland in willen reizen komen in veel gevallen als eerste in aanraking met de Marechaussee, zowel op de lucht- en zeehavens als in de trein en op de wegen. De Koninklijke Marechaussee is een organisatie met een gevarieerd takenpakket in zowel de civiele als in de militaire wetshandhaving.

Ook als programmasecretaris heb je een zeer gevarieerd takenpakket, waarbij

Wat ga je doen?

Het programma Future Borders is verantwoordelijk voor de implementatie van 6 EU Verordeningen in het grensdomein én het ontwikkelen en implementeren van een vernieuwd grensproces. In verband met het ondersteunen van het programmateam en het coördineren en stroomlijnen van diverse processen zijn we op zoek naar een programmasecretaris. Als secretaris is geen enkele dag hetzelfde. Je schakelt tussen diverse dossiers en niveaus en kan daarin flexibel optreden.

Jij bent de rechterhand van de programmamanager en diens plaatsvervanger. Je zorgt voor structuur, overzicht en voortgang binnen het programma. Je taken omvatten onder andere:

• Voorbereiden en faciliteren van overleggen: Je organiseert bijeenkomsten, stelt agenda’s op, zorgt voor tijdige en kwalitatieve stukken, en bewaakt de opvolging van actiepunten.
• Adviseren en signaleren: Je signaleert samenhang tussen projecten en adviseert over consistente besluitvorming. Je onderneemt proactief actie waar nodig.
• Monitoring en rapportage: Je bewaakt de voortgang van projecten, signaleert knelpunten en doet aanbevelingen voor oplossingen. Je verzamelt en analyseert gegevens voor rapportages aan het management en andere stakeholders.
• Communicatie en coördinatie: Je fungeert als aanspreekpunt binnen het programma, onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders, en draagt bij aan de communicatie rondom het programma.
• Ondersteunen van de programmamanager en plaatsvervanger: Je biedt ondersteuning op organisatorisch en inhoudelijk vlak, en draagt bij aan de ontwikkeling en verbetering van processen en procedures binnen het programma.

Wie zoeken we

Je beschikt over een over minimaal een afgeronde WO-opleiding, bij voorkeur in de richting van bedrijfskunde, programmamanagement, organisatiekunde, bestuurskunde of verandermanagement.

• Aantoonbare ervaring als programma secretaris of in een vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.
• Ervaring met projectmanagementmethodieken en het werken in een politiek-bestuurlijke context is een pre.
• Je bent sterk in netwerken en benut de juiste contacten op het juiste moment om doelstellingen te bereiken.
• Je bent goed op de hoogte van recente ontwikkelingen binnen het grensdomein die de Koninklijke Marechaussee, Schiphol en de politiek raken of je bent bereid je hier in te verdiepen.
• Je beschikt over goede communicatie vaardigheden.
• Je bent zorgvuldig en je houdt ervan om te plannen en te organiseren.
• Je bent in staat om snel te schakelen tussen werkzaamheden en stelt je flexibel op om zelfstandig of in samenwerking met collega’s/ partners de werkzaamheden op te pakken.
• Je hebt kennis van diverse systemen, zoals Fortes Change Cloud, Excel, Word etc.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 11
Minimum salaris: €4.750 bruto per maand
Maximum salaris: €6.550 bruto per maand
Contractduur Aanstelling van 3 jaar
Minimum aantal uren per week 32
Maximum aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Als je kiest voor een baan bij de Koninklijke Marechaussee (als onderdeel van het ministerie van Defensie), dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij ons aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Wij hechten daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kennen goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie maken we vanaf 2025 gebruik van het Individueel Keuzebudget, dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Je kunt het ook gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

De organisatie Koninklijke Marechaussee

De Koninklijke Marechaussee (KMar) is een politieorganisatie met militaire status en wordt beheerd door de minister van Defensie. Ze is een van de vier onderdelen van de Nederlandse krijgsmacht. Vanwege de specifieke taak valt de KMar, in tegenstelling tot de zee-, land- en luchtstrijdkrachten, niet onder direct bevel van de Commandant der Strijdkrachten. Behalve wanneer de KMar in het buitenland wordt ingezet voor andere taken dan de politietaak ten aanzien van militairen.

De KMar waakt over de veiligheid van de Staat. In Nederland en ver daarbuiten. Ze wordt wereldwijd ingezet op plaatsen van strategisch belang. Van de koninklijke paleizen tot aan de buitengrenzen van Europa. Van luchthavens in Nederland tot oorlogs- en crisisgebieden overal ter wereld. De KMar is veelzijdig inzetbaar voor veiligheid, juist als het erop aankomt.

De afdeling

De werkzaamheden worden verricht binnen het programma Future Borders, dat onderdeel uitmaakt van de Directie Operaties van de Commandant KMar (CKMar).

Future Borders is een programma van de Koninklijke Marechaussee dat binnen het kader van het programma Grenzen en Veiligheid (JenV) samenwerkt met verschillende partners om de grenstaken binnen het Schengengebied te optimaliseren. Het richt zich enerzijds op het ontwerpen en implementeren van een vernieuwd operationeel digitaal grensconcept en anderzijds op de implementatie van de EU-verordeningen.

Deze EU-verordeningen worden ook geïntroduceerd om het grensproces slimmer, meer gedigitaliseerd en toekomstbestendig te maken, waarbij onafhankelijk van tijd, plaats en uitvoering gewerkt kan worden. Dit ter verbetering van de veiligheid en mobiliteit op onze doorlaatposten.

Dit betekent dat het werk van de grenswachter zal veranderen.

Om deze automatisering naadloos te integreren in de operationele bedrijfsvoering en om te gaan met de veranderingen die daarmee gepaard gaan, is een solide implementatietraject essentieel. We streven naar een optimale inbedding van deze veranderingen in onze bedrijfsprocessen.

Het Programma bestaat uit een managementteam en een multidisciplinair programmateam waarbij diverse leeftijden, achtergronden en identiteiten elke dag werken aan de borging van veiligheid en mobiliteit aan onze grenzen. Collega’s zitten verspreid over het land en werken nauw samen met de grenswachters die 24/7 ingezet worden aan de buitengrenzen van Nederland.

Werken bij het programma betekent werken in een dynamische omgeving waarbij je meekijkt op politiek- bestuurlijk niveau tot aan operationeel. Als je gevoel hebt voor politiek en interdepartementale ontwikkelingen, het uitdagend vindt om het management- alsook het programmateam te adviseren, zorgvuldig bent en goed onder hectische omstandigheden kunt werken, dan is werken bij het programma Future Borders echt iets voor jou!

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur;
• Voor externe kandidaten geldt, afhankelijk van het kennis- en ervaringsniveau, een proeftermijn;
• Een verplicht veiligheidsonderzoek en referentiecheck (op verzoek) maken deel uit van de selectieprocedure;
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure;
• Je dient de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen;
• Je hebt een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden. Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

De Koninklijke Marechaussee is in veel opzichten een duidelijk zichtbare organisatie. Zo begint de vliegvakantie naar het buitenland vaak met paspoortcontrole door de Marechaussee. Ook mensen die Nederland in willen reizen komen in veel gevallen als eerste in aanraking met de Marechaussee, zowel op de lucht- en zeehavens als in de trein en op de wegen. De Koninklijke Marechaussee is een organisatie met een gevarieerd takenpakket in zowel de civiele als in de militaire wetshandhaving.

Ook als programmasecretaris heb je een zeer gevarieerd takenpakket, waarbij

Wat ga je doen?

Het programma Future Borders is verantwoordelijk voor de implementatie van 6 EU Verordeningen in het grensdomein én het ontwikkelen en implementeren van een vernieuwd grensproces. In verband met het ondersteunen van het programmateam en het coördineren en stroomlijnen van diverse processen zijn we op zoek naar een programmasecretaris. Als secretaris is geen enkele dag hetzelfde. Je schakelt tussen diverse dossiers en niveaus en kan daarin flexibel optreden.

Jij bent de rechterhand van de programmamanager en diens plaatsvervanger. Je zorgt voor structuur, overzicht en voortgang binnen het programma. Je taken omvatten onder andere:

• Voorbereiden en faciliteren van overleggen: Je organiseert bijeenkomsten, stelt agenda’s op, zorgt voor tijdige en kwalitatieve stukken, en bewaakt de opvolging van actiepunten.
• Adviseren en signaleren: Je signaleert samenhang tussen projecten en adviseert over consistente besluitvorming. Je onderneemt proactief actie waar nodig.
• Monitoring en rapportage: Je bewaakt de voortgang van projecten, signaleert knelpunten en doet aanbevelingen voor oplossingen. Je verzamelt en analyseert gegevens voor rapportages aan het management en andere stakeholders.
• Communicatie en coördinatie: Je fungeert als aanspreekpunt binnen het programma, onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders, en draagt bij aan de communicatie rondom het programma.
• Ondersteunen van de programmamanager en plaatsvervanger: Je biedt ondersteuning op organisatorisch en inhoudelijk vlak, en draagt bij aan de ontwikkeling en verbetering van processen en procedures binnen het programma.

Je beschikt over een over minimaal een afgeronde WO-opleiding, bij voorkeur in de richting van bedrijfskunde, programmamanagement, organisatiekunde, bestuurskunde of verandermanagement.

• Aantoonbare ervaring als programma secretaris of in een vergelijkbare functie binnen een projectmatige omgeving.
• Ervaring met projectmanagementmethodieken en het werken in een politiek-bestuurlijke context is een pre.
• Je bent sterk in netwerken en benut de juiste contacten op het juiste moment om doelstellingen te bereiken.
• Je bent goed op de hoogte van recente ontwikkelingen binnen het grensdomein die de Koninklijke Marechaussee, Schiphol en de politiek raken of je bent bereid je hier in te verdiepen.
• Je beschikt over goede communicatie vaardigheden.
• Je bent zorgvuldig en je houdt ervan om te plannen en te organiseren.
• Je bent in staat om snel te schakelen tussen werkzaamheden en stelt je flexibel op om zelfstandig of in samenwerking met collega’s/ partners de werkzaamheden op te pakken.
• Je hebt kennis van diverse systemen, zoals Fortes Change Cloud, Excel, Word etc.

Als je kiest voor een baan bij de Koninklijke Marechaussee (als onderdeel van het ministerie van Defensie), dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij ons aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Wij hechten daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kennen goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie maken we vanaf 2025 gebruik van het Individueel Keuzebudget, dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Je kunt het ook gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

De Koninklijke Marechaussee (KMar) is een politieorganisatie met militaire status en wordt beheerd door de minister van Defensie. Ze is een van de vier onderdelen van de Nederlandse krijgsmacht. Vanwege de specifieke taak valt de KMar, in tegenstelling tot de zee-, land- en luchtstrijdkrachten, niet onder direct bevel van de Commandant der Strijdkrachten. Behalve wanneer de KMar in het buitenland wordt ingezet voor andere taken dan de politietaak ten aanzien van militairen.

De KMar waakt over de veiligheid van de Staat. In Nederland en ver daarbuiten. Ze wordt wereldwijd ingezet op plaatsen van strategisch belang. Van de koninklijke paleizen tot aan de buitengrenzen van Europa. Van luchthavens in Nederland tot oorlogs- en crisisgebieden overal ter wereld. De KMar is veelzijdig inzetbaar voor veiligheid, juist als het erop aankomt.

De werkzaamheden worden verricht binnen het programma Future Borders, dat onderdeel uitmaakt van de Directie Operaties van de Commandant KMar (CKMar).

Future Borders is een programma van de Koninklijke Marechaussee dat binnen het kader van het programma Grenzen en Veiligheid (JenV) samenwerkt met verschillende partners om de grenstaken binnen het Schengengebied te optimaliseren. Het richt zich enerzijds op het ontwerpen en implementeren van een vernieuwd operationeel digitaal grensconcept en anderzijds op de implementatie van de EU-verordeningen.

Deze EU-verordeningen worden ook geïntroduceerd om het grensproces slimmer, meer gedigitaliseerd en toekomstbestendig te maken, waarbij onafhankelijk van tijd, plaats en uitvoering gewerkt kan worden. Dit ter verbetering van de veiligheid en mobiliteit op onze doorlaatposten.

Dit betekent dat het werk van de grenswachter zal veranderen.

Om deze automatisering naadloos te integreren in de operationele bedrijfsvoering en om te gaan met de veranderingen die daarmee gepaard gaan, is een solide implementatietraject essentieel. We streven naar een optimale inbedding van deze veranderingen in onze bedrijfsprocessen.

Het Programma bestaat uit een managementteam en een multidisciplinair programmateam waarbij diverse leeftijden, achtergronden en identiteiten elke dag werken aan de borging van veiligheid en mobiliteit aan onze grenzen. Collega’s zitten verspreid over het land en werken nauw samen met de grenswachters die 24/7 ingezet worden aan de buitengrenzen van Nederland.

Werken bij het programma betekent werken in een dynamische omgeving waarbij je meekijkt op politiek- bestuurlijk niveau tot aan operationeel. Als je gevoel hebt voor politiek en interdepartementale ontwikkelingen, het uitdagend vindt om het management- alsook het programmateam te adviseren, zorgvuldig bent en goed onder hectische omstandigheden kunt werken, dan is werken bij het programma Future Borders echt iets voor jou!

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur;
• Voor externe kandidaten geldt, afhankelijk van het kennis- en ervaringsniveau, een proeftermijn;
• Een verplicht veiligheidsonderzoek en referentiecheck (op verzoek) maken deel uit van de selectieprocedure;
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure;
• Je dient de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen;
• Je hebt een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden. Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info