Managementondersteuner

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

De omgeving waarin de medewerkers van kabinet zich bewegen vereist correct en representatief optreden bij alle contacten, waarbij de belangen van de PDGB, in brede zin dienen te worden gewaarborgd.

De medewerkers van het kabinet dienen te allen tijde te anticiperen op veranderingen die van invloed (kunnen) zijn op de verantwoordelijkheden en werkzaamheden van de PDGB. Bij het ondersteunen van de PDGB geldt een kleinere foutmarge dan in vele andere functies.

Als managementondersteuner van de PDGB voer je secretariele, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden uit. Deze werkzaamheden bestaan onder andere, maar niet uitputtend, uit:

• het voeren van secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• het zorgdragen voor afhandeling van verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• het coördineren van complexe informatiestromen;
• het fungeren als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
• het bewaken van de voortgang en afhandeling van stukken;
• het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken;
• het verzorgen van correspondentie op basis van globale aanwijzingen;
• het zorgen voor organisatorische ondersteuning van algemene aard;
• het ontvangst en te woord staan bezoekers.

Wie zoeken we

Werk- en denkniveau:
MBO

Benodigde kennis en vaardigheden:

• kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
• algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
• inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
• vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties);
• vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
• vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van (complexe) informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Competenties / gedragskenmerken:

• Klantgericht
• Delegeren
• Plannen en organiseren
• Organisatiegericht
• Samenwerken
• Integer
• Leervermogen

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 7
Minimum salaris: €3.050 bruto per maand
Maximum salaris: €4.200 bruto per maand
Contractduur 3 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

De organisatie Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningsscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 69.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.400 burgers en militairen.

De afdeling Het Directoraat Generaal Beleid (DGB)

De Bestuursstaf is belast met de besturing van Defensie. Daarbinnen bestaan drie kernprocessen:

1. het ontwikkelen van de Defensievisie, de strategie, het beleid, de plannen, de regelgeving en de evaluatie;
2. het uitvoeren van de operationele gereedstelling, inzet, ondersteuning, het militair advies en de behoeftestelling;
3. het houden van toezicht op de begroting, het financieel beheer, met behulp van managementinformatie.

Het Directoraat Generaal Beleid (DGB) maakt onderdeel uit van de Bestuursstaf. Het richt zich op het kernproces zoals hiervoor genoemd onder punt 1. Het DGB bestaat uit zeven directies: Directie Veiligheid (DV), Directie Internationale Aangelegenheden (DIA), Directie Operationeel Beleid & Plannen (DOBP), Directie Materieel, Leefomgeving, Vastgoed en Duurzaamheid (DMLVD), Hoofddirectie Personeel (HDP), Directie Strategie & Kennis (DSK) en Directie Bedrijfsvoering & Evaluatie (DBE). Het Kabinet van het DGB ondersteunt de (plaatsvervangend) directeur-generaal bij de werkzaamheden.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

De omgeving waarin de medewerkers van kabinet zich bewegen vereist correct en representatief optreden bij alle contacten, waarbij de belangen van de PDGB, in brede zin dienen te worden gewaarborgd.

De medewerkers van het kabinet dienen te allen tijde te anticiperen op veranderingen die van invloed (kunnen) zijn op de verantwoordelijkheden en werkzaamheden van de PDGB. Bij het ondersteunen van de PDGB geldt een kleinere foutmarge dan in vele andere functies.

Als managementondersteuner van de PDGB voer je secretariele, organisatorische en administratief ondersteunende werkzaamheden uit. Deze werkzaamheden bestaan onder andere, maar niet uitputtend, uit:

• het voeren van secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• het zorgdragen voor afhandeling van verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• het coördineren van complexe informatiestromen;
• het fungeren als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
• het bewaken van de voortgang en afhandeling van stukken;
• het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken;
• het verzorgen van correspondentie op basis van globale aanwijzingen;
• het zorgen voor organisatorische ondersteuning van algemene aard;
• het ontvangst en te woord staan bezoekers.

Werk- en denkniveau:
MBO

Benodigde kennis en vaardigheden:

• kennis van managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
• algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
• inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
• vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties);
• vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
• vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van (complexe) informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Competenties / gedragskenmerken:

• Klantgericht
• Delegeren
• Plannen en organiseren
• Organisatiegericht
• Samenwerken
• Integer
• Leervermogen

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningsscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 69.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 3.400 burgers en militairen.

De Bestuursstaf is belast met de besturing van Defensie. Daarbinnen bestaan drie kernprocessen:

1. het ontwikkelen van de Defensievisie, de strategie, het beleid, de plannen, de regelgeving en de evaluatie;
2. het uitvoeren van de operationele gereedstelling, inzet, ondersteuning, het militair advies en de behoeftestelling;
3. het houden van toezicht op de begroting, het financieel beheer, met behulp van managementinformatie.

Het Directoraat Generaal Beleid (DGB) maakt onderdeel uit van de Bestuursstaf. Het richt zich op het kernproces zoals hiervoor genoemd onder punt 1. Het DGB bestaat uit zeven directies: Directie Veiligheid (DV), Directie Internationale Aangelegenheden (DIA), Directie Operationeel Beleid & Plannen (DOBP), Directie Materieel, Leefomgeving, Vastgoed en Duurzaamheid (DMLVD), Hoofddirectie Personeel (HDP), Directie Strategie & Kennis (DSK) en Directie Bedrijfsvoering & Evaluatie (DBE). Het Kabinet van het DGB ondersteunt de (plaatsvervangend) directeur-generaal bij de werkzaamheden.

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info