Managementassistente

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Binnen deze functie ga je aan de slag bij de Koninklijke Marechaussee met Schiphol als standplaats.

De werkzaamheden omvatten onder andere:
1. Secretariële en administratieve ondersteuning

• Postverwerking: Behandelen van binnengekomen post, signaleren van urgente stukken, en toevoegen van relevante bescheiden.
• Agendabeheer: In overleg bijhouden en indelen van de agenda van het afdelingshoofd, en het attenderen op afspraken.
• Telefoonverkeer: Behandelen van inkomende telefoongesprekken, doorverbinden of doorverwijzen naar de juiste contactpersoon.
• Bezoekers: Ontvangen, begeleiden en introduceren van bezoekers.
• Vergaderingen: Administratief en organisatorisch voorbereiden, notuleren, verslaglegging verzorgen, stukken archiveren en bewaken van overeengekomen acties.
• Documentbeheer: Aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers.
• Voorraadbeheer: Onderhouden van een gebruiksvoorraad kantoorartikelen.
• Correspondentie: Verzorgen van brieven en correspondentie, controleren van uitgaande stukken op type- en taalfouten, lay-out en huisstijl.
• Actiepuntenlijsten: Opstellen en bijhouden van lijsten ten behoeve van de commandant.
• Vraagbaakfunctie: Fungeren als aanspreekpunt en buffer voor interne en externe vragen.

2. Samenstellen van managementinformatie

• Gegevensbeheer: Verzamelen en bijhouden van informatie over de aanwezigheid van medewerkers.
• Budgetbewaking: Toezicht houden op de toebedeelde budgetten, waaronder reis- en verblijfkosten, vorming en opleiding, en overige middelen (""lief en leed"").

Wie zoeken we

Kwalificaties
a. Vereist:

• MBO;
• Opleiding tot managementassistent/ secretaresse;
• uitgebreide kennis van MS Officesoftware.

b. Gewenst:

• mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Engelse taal.
• relevante werkervaring

Kennis, inzicht en vaardigheden

1. Kennis van secretariële en administratieve en organisatorische werkwijzen.
2. Kennis van reguliere archiverings- en documentatietechnieken.
3. Kennis van de, voor de functie relevante, interne administratieve en procedurele voorschriften.
4. Kennis (op hoofdlijnen) van de aard van de werkzaamheden van de betreffende commandant of het afdeling-/sectiehoofd.
5. Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen.
6. Vaardigheid in het vormen en bijhouden van werkdossiers of werkarchieven.
7. Vaardigheid in het uitwerken van onvolledige conceptteksten.
8. Vaardigheid in notuleren en verslaglegging.
9. Vaardigheid om informatie te delen en kennis te borgen.
10. Vaardigheid in het flexibel opereren binnen een team in een dynamische omgeving.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 5
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.700 bruto per maand
Contractduur 1 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Badhoevedorp, Noord-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

De organisatie Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. 

De Koninklijke Marechaussee bestaat uit een staf, eigen opleidingscentrum en een Landelijk Tactisch Commando. De staf ondersteunt de Commandant Koninklijke Marechaussee met de uitvoering van zijn taken. In het Opleidings-, Trainings- en Kenniscentrum Koninklijke Marechaussee volgen marechaussees opleidingen.

Bijzonderheden

In voorkomend geval kunnen werkzaamheden worden verricht ten behoeve van andere clusters, dan wel directies.
Voor verdere informatie/vragen: graag mailen naar adminbgb@mindef.nl 

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Binnen deze functie ga je aan de slag bij de Koninklijke Marechaussee met Schiphol als standplaats.

De werkzaamheden omvatten onder andere:
1. Secretariële en administratieve ondersteuning

• Postverwerking: Behandelen van binnengekomen post, signaleren van urgente stukken, en toevoegen van relevante bescheiden.
• Agendabeheer: In overleg bijhouden en indelen van de agenda van het afdelingshoofd, en het attenderen op afspraken.
• Telefoonverkeer: Behandelen van inkomende telefoongesprekken, doorverbinden of doorverwijzen naar de juiste contactpersoon.
• Bezoekers: Ontvangen, begeleiden en introduceren van bezoekers.
• Vergaderingen: Administratief en organisatorisch voorbereiden, notuleren, verslaglegging verzorgen, stukken archiveren en bewaken van overeengekomen acties.
• Documentbeheer: Aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers.
• Voorraadbeheer: Onderhouden van een gebruiksvoorraad kantoorartikelen.
• Correspondentie: Verzorgen van brieven en correspondentie, controleren van uitgaande stukken op type- en taalfouten, lay-out en huisstijl.
• Actiepuntenlijsten: Opstellen en bijhouden van lijsten ten behoeve van de commandant.
• Vraagbaakfunctie: Fungeren als aanspreekpunt en buffer voor interne en externe vragen.

2. Samenstellen van managementinformatie

• Gegevensbeheer: Verzamelen en bijhouden van informatie over de aanwezigheid van medewerkers.
• Budgetbewaking: Toezicht houden op de toebedeelde budgetten, waaronder reis- en verblijfkosten, vorming en opleiding, en overige middelen (""lief en leed"").

Kwalificaties
a. Vereist:

• MBO;
• Opleiding tot managementassistent/ secretaresse;
• uitgebreide kennis van MS Officesoftware.

b. Gewenst:

• mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Engelse taal.
• relevante werkervaring

Kennis, inzicht en vaardigheden

1. Kennis van secretariële en administratieve en organisatorische werkwijzen.
2. Kennis van reguliere archiverings- en documentatietechnieken.
3. Kennis van de, voor de functie relevante, interne administratieve en procedurele voorschriften.
4. Kennis (op hoofdlijnen) van de aard van de werkzaamheden van de betreffende commandant of het afdeling-/sectiehoofd.
5. Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen.
6. Vaardigheid in het vormen en bijhouden van werkdossiers of werkarchieven.
7. Vaardigheid in het uitwerken van onvolledige conceptteksten.
8. Vaardigheid in notuleren en verslaglegging.
9. Vaardigheid om informatie te delen en kennis te borgen.
10. Vaardigheid in het flexibel opereren binnen een team in een dynamische omgeving.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de DMO lijken op werkmaatschappijen. 

De Koninklijke Marechaussee bestaat uit een staf, eigen opleidingscentrum en een Landelijk Tactisch Commando. De staf ondersteunt de Commandant Koninklijke Marechaussee met de uitvoering van zijn taken. In het Opleidings-, Trainings- en Kenniscentrum Koninklijke Marechaussee volgen marechaussees opleidingen.

In voorkomend geval kunnen werkzaamheden worden verricht ten behoeve van andere clusters, dan wel directies.
Voor verdere informatie/vragen: graag mailen naar adminbgb@mindef.nl 

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info