Managementassistent

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

De Koninklijke Marechaussee (KMar) is in veel opzichten een duidelijk zichtbare organisatie, op lucht- en zeehavens, in de trein en op de wegen (denk aan je vliegvakantie naar het buitenland, die vaak begint met paspoortcontrole door de KMar). De KMar is een organisatie met een gevarieerd takenpakket in zowel de civiele als in de militaire omgeving: waken over de veiligheid van Nederland en het Caribisch gedeelte van het Koninkrijk der Nederlanden. Wereldwijde inzet op plaatsen van strategisch belang. Grenspolitietaken, Bewaken & Beveiligen en Internationale en militaire politietaken.

Wil jij meewerken aan de toekomst van de Koninklijke Marechaussee? Ben jij de ‘spin in het web’? We zoeken een collega die secretariële en administratieve ondersteuning kan verlenen en voor onze directeur I&T meetings en overleggen kan regelen en organiseren.

Wat ga je doen?

Je verleent secretariële en administratieve ondersteuning (onder andere) door:

• het bijhouden en indelen van de agenda van de directer en deze attenderen op afspraken;
• het ontvangen, begeleiden en introduceren van bezoekers;
• het administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het notuleren, het zorgdragen voor de verslaglegging, het archiveren van de vergaderstukken en de voortgangsbewaking van de overeengekomen acties;
• het aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers;
• het opstellen en bijhouden van actiepuntenlijsten t.b.v. betreffende directeur,
• het als aanspreekpunt en/of vraagbaak en buffer fungeren en het beantwoorden van vragen van interne en externe instanties en functionarissen.

Functie-inhoud
Je werkt rechtstreeks onder de directeur. Als managementassistent vervul je de rol van aanspreekpunt en/of vraagbaak en beantwoord je vragen van interne en externe instanties en functionarissen bijvoorbeeld over de voortgang in de uitvoering, om informatie uit te wisselen en om (agenda)afspraken te maken.

Wie zoeken we

Functie-eisen
We zoeken een kandidaat die:

• MBO werk- en denkniveau heeft, bij voorkeur met een afgeronde opleiding tot managementassistent/ secretaresse.
• Goede kennis heeft van MS Office software.
• Kennis heeft van secretariële en administratieve werkwijzen.
• Inzicht heeft in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de betreffende directie.
• Vaardig is in het vormen en bijhouden van werkdossiers of werkarchieven.
• Vaardigis in notuleren en verslaglegging.
• Vaardig is in het flexibel en proactief opereren binnen een team in een dynamische omgeving.
• Gevoel voor verhoudingen.

Kandidaten die al voor Defensie hebben gewerkt, hebben bij gelijke geschiktheid de voorkeur.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 5
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.700 bruto per maand
Contractduur Aanstelling van 3 jaar
Minimum aantal uren per week 32
Maximum aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Als je kiest voor een baan bij de Koninklijke Marechaussee (als onderdeel van het ministerie van Defensie), dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij ons aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Wij hechten daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kennen goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Koninklijke Marechaussee ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

De organisatie Koninklijke Marechaussee

De Koninklijke Marechaussee (KMar) is een politieorganisatie met militaire status en wordt beheerd door de minister van Defensie. Ze is een van de vier onderdelen van de Nederlandse krijgsmacht. Vanwege de specifieke taak valt de KMar, in tegenstelling tot de zee-, land- en luchtstrijdkrachten, niet onder direct bevel van de Commandant der Strijdkrachten. Behalve wanneer de KMar in het buitenland wordt ingezet voor andere taken dan de politietaak ten aanzien van militairen.

De KMar waakt over de veiligheid van de Staat. In Nederland en ver daarbuiten. Ze wordt wereldwijd ingezet op plaatsen van strategisch belang. Van de koninklijke paleizen tot aan de buitengrenzen van Europa. Van luchthavens in Nederland tot oorlogs- en crisisgebieden overal ter wereld. De KMar is veelzijdig inzetbaar voor veiligheid, juist als het erop aankomt.

De afdeling

De werkzaamheden worden verricht binnen de Directie Informatie en Technologie van de Kmar. Je werkt rechtstreeks onder de directeur en werkt nauw samen met de directiesecretaris.

Bijzonderheden

• Voor functies bij de Koninklijke Marechaussee geldt verder dat een veiligheidsonderzoek deel uitmaakt van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck (op verzoek) kan deel uitmaken van de selectieprocedure;
• Je hebt een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden. Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

De Koninklijke Marechaussee (KMar) is in veel opzichten een duidelijk zichtbare organisatie, op lucht- en zeehavens, in de trein en op de wegen (denk aan je vliegvakantie naar het buitenland, die vaak begint met paspoortcontrole door de KMar). De KMar is een organisatie met een gevarieerd takenpakket in zowel de civiele als in de militaire omgeving: waken over de veiligheid van Nederland en het Caribisch gedeelte van het Koninkrijk der Nederlanden. Wereldwijde inzet op plaatsen van strategisch belang. Grenspolitietaken, Bewaken & Beveiligen en Internationale en militaire politietaken.

Wil jij meewerken aan de toekomst van de Koninklijke Marechaussee? Ben jij de ‘spin in het web’? We zoeken een collega die secretariële en administratieve ondersteuning kan verlenen en voor onze directeur I&T meetings en overleggen kan regelen en organiseren.

Wat ga je doen?

Je verleent secretariële en administratieve ondersteuning (onder andere) door:

• het bijhouden en indelen van de agenda van de directer en deze attenderen op afspraken;
• het ontvangen, begeleiden en introduceren van bezoekers;
• het administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het notuleren, het zorgdragen voor de verslaglegging, het archiveren van de vergaderstukken en de voortgangsbewaking van de overeengekomen acties;
• het aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers;
• het opstellen en bijhouden van actiepuntenlijsten t.b.v. betreffende directeur,
• het als aanspreekpunt en/of vraagbaak en buffer fungeren en het beantwoorden van vragen van interne en externe instanties en functionarissen.

Functie-inhoud
Je werkt rechtstreeks onder de directeur. Als managementassistent vervul je de rol van aanspreekpunt en/of vraagbaak en beantwoord je vragen van interne en externe instanties en functionarissen bijvoorbeeld over de voortgang in de uitvoering, om informatie uit te wisselen en om (agenda)afspraken te maken.

Functie-eisen
We zoeken een kandidaat die:

• MBO werk- en denkniveau heeft, bij voorkeur met een afgeronde opleiding tot managementassistent/ secretaresse.
• Goede kennis heeft van MS Office software.
• Kennis heeft van secretariële en administratieve werkwijzen.
• Inzicht heeft in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de betreffende directie.
• Vaardig is in het vormen en bijhouden van werkdossiers of werkarchieven.
• Vaardigis in notuleren en verslaglegging.
• Vaardig is in het flexibel en proactief opereren binnen een team in een dynamische omgeving.
• Gevoel voor verhoudingen.

Kandidaten die al voor Defensie hebben gewerkt, hebben bij gelijke geschiktheid de voorkeur.

Als je kiest voor een baan bij de Koninklijke Marechaussee (als onderdeel van het ministerie van Defensie), dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Wie van uitdagende opdrachten in een dynamische omgeving houdt, is bij ons aan het juiste adres. Wij geven je het vertrouwen en de vrijheid om zelfstandig te werken. Er is ruimte voor eigen inbreng, zo draag je bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Wij hechten daarnaast sterk aan persoonlijke groei en kennen goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris en vakantiegeld kun je rekenen op een eindejaarsuitkering van 8,33%, de zogeheten dertiende maand. Daarnaast ontvangen burgermedewerkers maandelijks een bruto tegemoetkoming voor de ziektekostenverzekering.

Hoe leuk het werken bij Koninklijke Marechaussee ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

De Koninklijke Marechaussee (KMar) is een politieorganisatie met militaire status en wordt beheerd door de minister van Defensie. Ze is een van de vier onderdelen van de Nederlandse krijgsmacht. Vanwege de specifieke taak valt de KMar, in tegenstelling tot de zee-, land- en luchtstrijdkrachten, niet onder direct bevel van de Commandant der Strijdkrachten. Behalve wanneer de KMar in het buitenland wordt ingezet voor andere taken dan de politietaak ten aanzien van militairen.

De KMar waakt over de veiligheid van de Staat. In Nederland en ver daarbuiten. Ze wordt wereldwijd ingezet op plaatsen van strategisch belang. Van de koninklijke paleizen tot aan de buitengrenzen van Europa. Van luchthavens in Nederland tot oorlogs- en crisisgebieden overal ter wereld. De KMar is veelzijdig inzetbaar voor veiligheid, juist als het erop aankomt.

De werkzaamheden worden verricht binnen de Directie Informatie en Technologie van de Kmar. Je werkt rechtstreeks onder de directeur en werkt nauw samen met de directiesecretaris.

• Voor functies bij de Koninklijke Marechaussee geldt verder dat een veiligheidsonderzoek deel uitmaakt van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck (op verzoek) kan deel uitmaken van de selectieprocedure;
• Je hebt een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Dit is een vergunning die vreemdelingen van buiten de EU, Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland het recht geeft om in Nederland te verblijven en te werken voor een periode langer dan drie maanden. Een vergunning is niet nodig voor werknemers uit landen van de Europese Economische Ruimte (EER) en uit Zwitserland. Voor deze landen geldt een vrij verkeer van werknemers.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info