Junior medewerker Dynamisch Informatie Beheer (DIB)

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

Wat ga je doen?

1. Behandelt inkomende en uitgaande documenten op diverse (operationele) informatiesystemen, onafhankelijk van de informatiedrager door:

• Het op dit gebied 24/7 ondersteunen van (speciale)operaties en oefeningen, alsmede het ondersteunen van het Actieteam DOPS (CAT) bij calamiteiten;
• Het beoordelen van inkomende en uitgaande documenten op archiefwaardigheid;
• Het uitvoeren van de basisregistratie van documenten, inclusief metadata in het DMS;
• Het op basis van kennis van het verzorgingsgebied verzenden en distribueren van documenten;
• Het scannen van documenten;
• Het aangeven van de routing van documenten.

2. Zorgt voor de initiele registratie van ingekomen, uitgaande en interne archiefwaardige informatieobjecten in het defensiebrede documentmanagementsysteem (DMS) door:

• Het bepalen van metagegevens van informatieobjecten alsmede het vastleggen van deze elementen in het postregistratiesysteem of DMS;
• Toepassen van de juiste behandelwijze conform de geldende regelgeving op basis van het rubricerings- en merkingsniveau;
• Het toezien op de juiste behandeling van gerubriceerde en gemerkte documenten en gegevens;
• Het toezien op naleving van relevante regelgeving en richtlijnen binnen (dynamisch) informatiebeheer;
• Het controleren op volledigheid en het verzendklaar maken van informatieobjecten.

3. Verzorgt de verblijfplaatsadministratie en de afdoeningscontrole van documenten in het postregistratiesysteem of DMS door:

• Het bewaken van de voortgang en afdoening van documenten;
• Het aangeven van de routing van documenten;
• Het toezien op de juiste behandeling van gerubriceerde en gemerkte documenten en gegevens.

4. Ondersteuning van de bedrijfsvoering op het gebied van informatiebeheer door:

• Het optreden als eerste aanspreekpunt;
• Het beantwoorden van klantvragen;
• Het n.a.v. informatieverzoeken beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden.

5. Voert (operationele) verbindingscentrumtaken op communicatie- en informatiesystemen uit door:

• Het in 24/7 continuedienst toepassen van berichtenverwerkingsprocedures op gerubriceerde en ongerubriceerde berichten t.b.v. (speciale)operaties en oefeningen, alsmede het ondersteunen van het Actieteam DOPS (CAT) bij calamiteiten;
• Het overzetten van van informatie naar andere systemen of gegevensdragers (bijv. USB-stick) inclusief het kopieren en verspreiden van CD's/DVD's
• Het beheren van NAVO/EU distributie- en landenlijsten;
• Het indien van toepassing offline vercijferen en ontcijferen van berichten op hiervoor geeigende communicatie- informatiesystemen;
• Het gebruikersbeheer op de diverse communicatie- en informatiesystemen d.m.v. het melden van verstoringen en bewaken van de voortgang bij het oplossen hiervan;
• Het bijhouden van een dagboek (wachtjournaal) ter ondersteuning van de overdracht van diensten binnen de 24/7 continuedienst;
• Het in voorkomend geval voorbereiden en uitvoeren van de procedures bij uitwijking van het DOC.

Wie zoeken we

Wat vragen we?

Wij zoeken een enthousiaste gemotiveerde collega die zowel in teamverband als zelfstandig moet kunnen werken. Het werken bij de DOPS maakt het noodzakelijk om onderscheid te maken in belangrijke en minder belangrijke verwerking van informatie. Het werken vraagt een flexibiliteit m.b.t. het verrichten van de diensten, zo wordt er 7 dagen gedurende 24 uur dienstverlening geleverd aan de DOPS. Bij het uitvallen van een collega moet de dienst overgenomen kunnen worden. De functionaris heeft veel contact met de klant en moet in staat zijn de klant te begeleiden in het zoeken naar informatie. Aangezien de operationele noodzaak bij de DOPS kan zorgen voor druk is een stressbestendigheid noodzakelijk. Affiniteit met automatisering is van belang doordat er met vele verschillende verbindings- en computersystemen wordt gewerkt.

De ideale kandidaat heeft:

• MAVO/VMBO (TL)/MBO opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 (GO) of DIOR-modules zijn een pre. Als je deze niet hebt, dan krijg je de mogelijkheid om deze via Defensie te behalen.
• Kennis van de Engels taal op basis niveau.
• Enige ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• Ervaring met het gebruik van standaard kantoorsoftware, je bent dus digitaal vaardig.
• Bereidheid om trainingen aan gebruikers te geven.

Daarnaast heb je bij voorkeur kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Wet op de Persoonsregistratie en weet deze toe te passen.
Je hebt goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, discretie en een dienstverlenende instelling.

Competenties:

• Communiceren: Omdat je veel met de klant in contact staat en je deze zowel schriftelijk als mondeling moet kunnen helpen.
• Flexibel: Mocht de situatie erom vragen, dan kan jij je aanpassen.
• Klantgericht: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de klant en je herkent zijn/haar behoeften en belangen.
• Organisatiegericht: Je houdt rekening met de bijzondere omgeving waarbinnen je werkt; discretie staat hierbij voorop.
• Integer: Je handelt naar eer en geweten, in overeenstemming met geldende waarden, normen en regels.
• Leervermogen: Je leert van nieuwe situaties en ervaringen en hebt inzicht in jouw eigen sterke en zwakke punten.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 5
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.700 bruto per maand
Contractduur Het betreft een tijdelijke functie met uitzicht op vast
Aantal uren per week 38
Plaats Den Haag, Zuid-Holland

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

De organisatie Ministerie van Defensie

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De afdeling COMMIT

Waar ga je werken?

Het onderdeel waar je gaat werken is bij COMMIT, JIVC, Dynamisch Informatie Beheer, Team BS (Bestuurstaf) in Den Haag.

COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland het best mogelijke te bieden: het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun werk zo krachtig en effectief mogelijk doen.

Het JIVC is dé leverancier van I(C)T-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als voor ondersteunende processen.
Het JIVC levert daarmee een enorme bijdrage aan het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht. Het JIVC is ook het kenniscentrum voor vorming van I(C)T-beleid en -bedrijfsvoering en geeft adviezen aan beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.

Onder de vlag van JIVC, de IT organisatie van Defensie als onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT), ga je binnen de afdeling Dynamisch Informatie Beheer (DIB) aan de slag. De afdeling Informatiebeheer heeft tot doel het beheren van de informatiehuishouding voor heel Defensie.
Binnen het team Bestuursstaf geef je samen met je collega’s vorm aan de dienstverlening op het gebied van documentair informatiebeheer

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Bijzonderheden

• De sollicitatiegesprekken zulle plaatsvinden op donderdag 8 mei 2025 het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Wat ga je doen?

1. Behandelt inkomende en uitgaande documenten op diverse (operationele) informatiesystemen, onafhankelijk van de informatiedrager door:

• Het op dit gebied 24/7 ondersteunen van (speciale)operaties en oefeningen, alsmede het ondersteunen van het Actieteam DOPS (CAT) bij calamiteiten;
• Het beoordelen van inkomende en uitgaande documenten op archiefwaardigheid;
• Het uitvoeren van de basisregistratie van documenten, inclusief metadata in het DMS;
• Het op basis van kennis van het verzorgingsgebied verzenden en distribueren van documenten;
• Het scannen van documenten;
• Het aangeven van de routing van documenten.

2. Zorgt voor de initiele registratie van ingekomen, uitgaande en interne archiefwaardige informatieobjecten in het defensiebrede documentmanagementsysteem (DMS) door:

• Het bepalen van metagegevens van informatieobjecten alsmede het vastleggen van deze elementen in het postregistratiesysteem of DMS;
• Toepassen van de juiste behandelwijze conform de geldende regelgeving op basis van het rubricerings- en merkingsniveau;
• Het toezien op de juiste behandeling van gerubriceerde en gemerkte documenten en gegevens;
• Het toezien op naleving van relevante regelgeving en richtlijnen binnen (dynamisch) informatiebeheer;
• Het controleren op volledigheid en het verzendklaar maken van informatieobjecten.

3. Verzorgt de verblijfplaatsadministratie en de afdoeningscontrole van documenten in het postregistratiesysteem of DMS door:

• Het bewaken van de voortgang en afdoening van documenten;
• Het aangeven van de routing van documenten;
• Het toezien op de juiste behandeling van gerubriceerde en gemerkte documenten en gegevens.

4. Ondersteuning van de bedrijfsvoering op het gebied van informatiebeheer door:

• Het optreden als eerste aanspreekpunt;
• Het beantwoorden van klantvragen;
• Het n.a.v. informatieverzoeken beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden.

5. Voert (operationele) verbindingscentrumtaken op communicatie- en informatiesystemen uit door:

• Het in 24/7 continuedienst toepassen van berichtenverwerkingsprocedures op gerubriceerde en ongerubriceerde berichten t.b.v. (speciale)operaties en oefeningen, alsmede het ondersteunen van het Actieteam DOPS (CAT) bij calamiteiten;
• Het overzetten van van informatie naar andere systemen of gegevensdragers (bijv. USB-stick) inclusief het kopieren en verspreiden van CD's/DVD's
• Het beheren van NAVO/EU distributie- en landenlijsten;
• Het indien van toepassing offline vercijferen en ontcijferen van berichten op hiervoor geeigende communicatie- informatiesystemen;
• Het gebruikersbeheer op de diverse communicatie- en informatiesystemen d.m.v. het melden van verstoringen en bewaken van de voortgang bij het oplossen hiervan;
• Het bijhouden van een dagboek (wachtjournaal) ter ondersteuning van de overdracht van diensten binnen de 24/7 continuedienst;
• Het in voorkomend geval voorbereiden en uitvoeren van de procedures bij uitwijking van het DOC.

Wat vragen we?

Wij zoeken een enthousiaste gemotiveerde collega die zowel in teamverband als zelfstandig moet kunnen werken. Het werken bij de DOPS maakt het noodzakelijk om onderscheid te maken in belangrijke en minder belangrijke verwerking van informatie. Het werken vraagt een flexibiliteit m.b.t. het verrichten van de diensten, zo wordt er 7 dagen gedurende 24 uur dienstverlening geleverd aan de DOPS. Bij het uitvallen van een collega moet de dienst overgenomen kunnen worden. De functionaris heeft veel contact met de klant en moet in staat zijn de klant te begeleiden in het zoeken naar informatie. Aangezien de operationele noodzaak bij de DOPS kan zorgen voor druk is een stressbestendigheid noodzakelijk. Affiniteit met automatisering is van belang doordat er met vele verschillende verbindings- en computersystemen wordt gewerkt.

De ideale kandidaat heeft:

• MAVO/VMBO (TL)/MBO opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 (GO) of DIOR-modules zijn een pre. Als je deze niet hebt, dan krijg je de mogelijkheid om deze via Defensie te behalen.
• Kennis van de Engels taal op basis niveau.
• Enige ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• Ervaring met het gebruik van standaard kantoorsoftware, je bent dus digitaal vaardig.
• Bereidheid om trainingen aan gebruikers te geven.

Daarnaast heb je bij voorkeur kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Wet op de Persoonsregistratie en weet deze toe te passen.
Je hebt goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, zelfstandigheid, nauwkeurigheid, discretie en een dienstverlenende instelling.

Competenties:

• Communiceren: Omdat je veel met de klant in contact staat en je deze zowel schriftelijk als mondeling moet kunnen helpen.
• Flexibel: Mocht de situatie erom vragen, dan kan jij je aanpassen.
• Klantgericht: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de klant en je herkent zijn/haar behoeften en belangen.
• Organisatiegericht: Je houdt rekening met de bijzondere omgeving waarbinnen je werkt; discretie staat hierbij voorop.
• Integer: Je handelt naar eer en geweten, in overeenstemming met geldende waarden, normen en regels.
• Leervermogen: Je leert van nieuwe situaties en ervaringen en hebt inzicht in jouw eigen sterke en zwakke punten.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Waar ga je werken?

Het onderdeel waar je gaat werken is bij COMMIT, JIVC, Dynamisch Informatie Beheer, Team BS (Bestuurstaf) in Den Haag.

COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland het best mogelijke te bieden: het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun werk zo krachtig en effectief mogelijk doen.

Het JIVC is dé leverancier van I(C)T-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als voor ondersteunende processen.
Het JIVC levert daarmee een enorme bijdrage aan het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht. Het JIVC is ook het kenniscentrum voor vorming van I(C)T-beleid en -bedrijfsvoering en geeft adviezen aan beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.

Onder de vlag van JIVC, de IT organisatie van Defensie als onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT), ga je binnen de afdeling Dynamisch Informatie Beheer (DIB) aan de slag. De afdeling Informatiebeheer heeft tot doel het beheren van de informatiehuishouding voor heel Defensie.
Binnen het team Bestuursstaf geef je samen met je collega’s vorm aan de dienstverlening op het gebied van documentair informatiebeheer

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

• De sollicitatiegesprekken zulle plaatsvinden op donderdag 8 mei 2025 het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info