Senior managementassistent

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

Bij het Facilitair Bedrijf Defensie zijn we altijd op zoek naar mensen die net dat beetje extra brengen. Als Senior Managementondersteuner ben jij de stralende spil in het web, de energieke kracht die ervoor zorgt dat iedereen zijn werk optimaal kan doen. Jij bent namelijk organisator, planner, regelaar, notulist, klankbord en rustpunt voor onze commandant. Je bent al deze dingen en ook allemaal tegelijk! Je ondersteunt ons Management Team (MT) en zorgt voor een soepele en efficiënte werking van onze organisatie.

Als Senior Managementondersteuner bij het Facilitair Bedrijf Defensie is jouw werk onmisbaar voor de organisatie. Dus ben jij op zoek naar een dynamische en betekenisvolle baan? Eén waar je binnen Defensie het FBD kunt helpen bij haar missie, bijdragen aan beschermen wat ons dierbaar is? Lees dan verder. En voor de duidelijkheid: daar hoef je geen militair voor te zijn. Wij bestaan voor 95% uit burgermedewerkers in dienst bij Defensie.

Wat ga je doen?
Het FBD is volop in ontwikkeling en we willen het elke dag een beetje beter doen. Je signaleert de algemene behoeften van medewerkers, veranderingen in de sfeer en cultuur, en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de commandant en in het MT. Je zorgt ervoor dat de commandant zich volledig op de inhoud kan richten door zijn/haar agenda's te beheren, structuur en verbetering aan te brengen waar nodig. In deze functie bied je daarmee primair secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de commandant. Je doet dat met een proactieve houding. Je zit ‘dicht bij het vuur’ en weet dus als geen ander wat er allemaal speelt. Om die reden is het ook heel belangrijk dat je beschikt over een gezonde dosis integriteit en organisatiesensitiviteit.

Waar ga je zoal mee aan de slag?

• Agenda’s, digitale post, mail en telefoontjes beheren van de commandant;
• Zorgdragen voor overleggen van de commandant en het Management Team. Denk aan het regelen van vergaderruimtes/online meetings, catering, (zelf) notuleren en de voortgang van gemaakte afspraken bewaken;
• Het beheer over representatieve activiteiten inzake ceremoniële aangelegenheden, bevorderingen, ambtsjubilea, afscheidsrecepties, verjaardagen, uitgezonden personeel, commando-overdrachten
• Als aanspreekpunt fungeren voor collega’s, andere defensieonderdelen maar ook externe instanties
• Deelname aan het MT waar jouw inbreng er toe doet omdat jij de brug bent tussen de interne medewerkers en de commandant

Wie zoeken we

• Afgeronde MBO opleiding niveau 4, bijv. MEAO (secretariële richting)
• Ervaring als secretaresse/secretaris of als medewerker managementondersteuning
• MS Office skills
• Goed in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens
• Goed in organiseren, coördineren en plannen
• Je bouwt en onderhoud makkelijk contacten binnen en buiten Defensie

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit
• Leervermogen

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.850 bruto per maand
Contractduur 1 jaar
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.

Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.

Het IKB kan gebruikt worden voor:

• maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer
• het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum
• een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering
• een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering
• een accu of elektrische onderdelen voor een fiets
• de betaling van de vakbondscontributie
• laten uitbetalen

Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

De organisatie Ministerie van Defensie, Defensie Ondersteuningscommando

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het Ministerie van Defensie werken ongeveer 74.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Ondersteuningscommando
Het DOSCO is de overkoepelende dienstverlener voor de gehele Defensieorganisatie. Elk dienstencentrum heeft zijn eigen expertise. Het DOSCO streeft ernaar de klantgerichtheid te versterken, de dienstverlening te professionaliseren en de doelmatigheid te vergroten.

De afdeling Divisie Facilitair en Logistiek, Facilitair Bedrijf Defensie

Bij het FBD werk je in een hechte, warme en fijne organisatie waar lef, innovatiedrang en klantgericht denken nodig zijn. Onze korte lijnen zorgen ervoor dat je snel kunt schakelen en direct impact hebt. In deze functie speel je een belangrijke rol in het versterken van onze unieke cultuur.
Met jouw energieke en hands-on aanpak maak je het verschil voor onze medewerkers en draag je bij aan een fijne sfeer. Het FBD bestaat uit een deel operaties - de collega’s op locatie - en een deel Staf. Zelf maak je deel uit van de Staf en werk je nauw samen met de collega’s. De Staf van het FBD bevindt zich in de Kromhoutkazerne in Utrecht, een modern complex recht tegenover stadion de Galgenwaard. Dit is je officiële werkplek, maar je bent ook bereid geregeld naar andere locaties in Nederland de reizen. Hybride werken vanuit huis is af en toe ook mogelijk.

Bijzonderheden

Ook niet onbelangrijk: Als medewerker van Defensie geniet je sterke arbeidsvoorwaarden en een gevoel van trots. Want aan het eind van een drukke, dynamische dag kun jij terugblikken en zeggen, ik help Defensie bij haar missie: beschermen wat ons dierbaar is.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Bij het Facilitair Bedrijf Defensie zijn we altijd op zoek naar mensen die net dat beetje extra brengen. Als Senior Managementondersteuner ben jij de stralende spil in het web, de energieke kracht die ervoor zorgt dat iedereen zijn werk optimaal kan doen. Jij bent namelijk organisator, planner, regelaar, notulist, klankbord en rustpunt voor onze commandant. Je bent al deze dingen en ook allemaal tegelijk! Je ondersteunt ons Management Team (MT) en zorgt voor een soepele en efficiënte werking van onze organisatie.

Als Senior Managementondersteuner bij het Facilitair Bedrijf Defensie is jouw werk onmisbaar voor de organisatie. Dus ben jij op zoek naar een dynamische en betekenisvolle baan? Eén waar je binnen Defensie het FBD kunt helpen bij haar missie, bijdragen aan beschermen wat ons dierbaar is? Lees dan verder. En voor de duidelijkheid: daar hoef je geen militair voor te zijn. Wij bestaan voor 95% uit burgermedewerkers in dienst bij Defensie.

Wat ga je doen?
Het FBD is volop in ontwikkeling en we willen het elke dag een beetje beter doen. Je signaleert de algemene behoeften van medewerkers, veranderingen in de sfeer en cultuur, en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de commandant en in het MT. Je zorgt ervoor dat de commandant zich volledig op de inhoud kan richten door zijn/haar agenda's te beheren, structuur en verbetering aan te brengen waar nodig. In deze functie bied je daarmee primair secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de commandant. Je doet dat met een proactieve houding. Je zit ‘dicht bij het vuur’ en weet dus als geen ander wat er allemaal speelt. Om die reden is het ook heel belangrijk dat je beschikt over een gezonde dosis integriteit en organisatiesensitiviteit.

Waar ga je zoal mee aan de slag?

• Agenda’s, digitale post, mail en telefoontjes beheren van de commandant;
• Zorgdragen voor overleggen van de commandant en het Management Team. Denk aan het regelen van vergaderruimtes/online meetings, catering, (zelf) notuleren en de voortgang van gemaakte afspraken bewaken;
• Het beheer over representatieve activiteiten inzake ceremoniële aangelegenheden, bevorderingen, ambtsjubilea, afscheidsrecepties, verjaardagen, uitgezonden personeel, commando-overdrachten
• Als aanspreekpunt fungeren voor collega’s, andere defensieonderdelen maar ook externe instanties
• Deelname aan het MT waar jouw inbreng er toe doet omdat jij de brug bent tussen de interne medewerkers en de commandant

• Afgeronde MBO opleiding niveau 4, bijv. MEAO (secretariële richting)
• Ervaring als secretaresse/secretaris of als medewerker managementondersteuning
• MS Office skills
• Goed in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens
• Goed in organiseren, coördineren en plannen
• Je bouwt en onderhoud makkelijk contacten binnen en buiten Defensie

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit
• Leervermogen

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.

Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.

Het IKB kan gebruikt worden voor:

• maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer
• het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum
• een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering
• een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering
• een accu of elektrische onderdelen voor een fiets
• de betaling van de vakbondscontributie
• laten uitbetalen

Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het Ministerie van Defensie werken ongeveer 74.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Ondersteuningscommando
Het DOSCO is de overkoepelende dienstverlener voor de gehele Defensieorganisatie. Elk dienstencentrum heeft zijn eigen expertise. Het DOSCO streeft ernaar de klantgerichtheid te versterken, de dienstverlening te professionaliseren en de doelmatigheid te vergroten.

Bij het FBD werk je in een hechte, warme en fijne organisatie waar lef, innovatiedrang en klantgericht denken nodig zijn. Onze korte lijnen zorgen ervoor dat je snel kunt schakelen en direct impact hebt. In deze functie speel je een belangrijke rol in het versterken van onze unieke cultuur.
Met jouw energieke en hands-on aanpak maak je het verschil voor onze medewerkers en draag je bij aan een fijne sfeer. Het FBD bestaat uit een deel operaties - de collega’s op locatie - en een deel Staf. Zelf maak je deel uit van de Staf en werk je nauw samen met de collega’s. De Staf van het FBD bevindt zich in de Kromhoutkazerne in Utrecht, een modern complex recht tegenover stadion de Galgenwaard. Dit is je officiële werkplek, maar je bent ook bereid geregeld naar andere locaties in Nederland de reizen. Hybride werken vanuit huis is af en toe ook mogelijk.

Ook niet onbelangrijk: Als medewerker van Defensie geniet je sterke arbeidsvoorwaarden en een gevoel van trots. Want aan het eind van een drukke, dynamische dag kun jij terugblikken en zeggen, ik help Defensie bij haar missie: beschermen wat ons dierbaar is.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info