Management secretaresse

Taken en verantwoordelijkheden

'Ben je een organisatietalent en hou je van orde op zaken stellen? Beleef je er plezier aan om ervoor te zorgen dat alles reilt en zeilt op onze afdeling? Kun je goed prioriteren en werken in een dynamische omgeving? Dan gaan wij graag met jou in gesprek!”

Waar ga je werken?

 's Heeren Loo is een van de grootste zorgorganisaties van Nederland en bestaat 131 jaar. We bieden zorgbegeleiding, ondersteuning en behandeling aan ongeveer 16.000 cliënten met een (verstandelijke) beperking. Van jong tot oud, in bijna heel Nederland. Dagelijks zetten ongeveer 17.000 medewerkers zich in om de cliënten te helpen hun leven te leiden zoals zij dat zelf willen. Dat doen we samen met de mensen die belangrijk voor hen zijn. Zo zorgen we samen voor een goed leven voor mensen met een beperking. 's Heeren Loo heeft een jaarlijkse omzet van meer dan € 1 miljard. Aan de organisatie is ook verbonden: het Shared Service Center, vier scholen, de werkmaatschappij Vastgoed en het vooraanstaande Expertisecentrum Advisium en natuurlijk ondersteunende diensten. 

In onze koers doen wij drie beloften: goed leven voor cliënten, mooi werk voor medewerkers en een gezonde duurzame organisatie. De samenwerking in de driehoek cliënten - verwanten - zorgprofessionals vormt het kloppende hart van de organisatie.  

Wat wordt jouw context?

Binnen de 's-Heeren Loo Academie werkt de directeur samen met vier managers, adviseurs Leren en Ontwikkelen, coördinatoren Leren en Ontwikkelen, teamcoaches en een pool van inmiddels ruim 500 trainers. De 's Heeren Loo Academie levert een bijdrage aan het faciliteren van medewerkers in leren en ontwikkelen. Wij doen dit vanuit de visie dat iedereen altijd leert en we leren van en met elkaar. Niet alleen met collega’s, maar ook met cliënten en hun netwerk. Het uitgangspunt is dat echt leren gebeurt in de dagelijkse praktijk van de uitvoering van het werk. Organisatieleren brengen we in balans met individueel leren om zo de grote uitdagingen in de gehandicaptenzorg met elkaar aan te kunnen. Wij zijn trots op het harde werk en de inzet van al onze collega's, die het afgelopen jaar hebben bijgedragen aan het behalen van de titel 'Beste Leerbedrijf van Nederland 2024'. 

Hoe ga je helpen?

Als management secretaresse zorg je voor een belangrijke basis, waardoor de managers hun werkzaamheden effectief en efficiënt kunnen uitvoeren. Je weet als geen ander hoe je op professionele wijze werk uit handen kunt nemen en herkent de knelpunten, stelt prioriteiten en herziet deze waar nodig. Je plant, ondersteunt, ontzorgt, anticipeert, toon initiatief en doet verbetervoorstellen. Ook draag je bij in de ondersteuning van administratieve processen binnen de academie en communicatie binnen en buiten de organisatie.  

Je bent het visitekaartje van de Academie. Samen met je collega secretaresses zorg je dat alles reilt en zeilt binnen de Academie. Jullie stemmen af waar nodig en samen vormen jullie een goed team. Je werkt binnen een ontwikkelingsgerichte en ondernemende omgeving, waar ook volop ruimte is voor je eigen persoonlijke ontwikkeling en met en van elkaar leren centraal staat.  

Kortom, een zeer brede en daardoor uitdagende functie waarbij geen dag hetzelfde zal zijn!  

Dit bieden wij

• Een jaarcontract voor 20-24 uur per week, met de intentie dat na 1 jaar om te zetten naar een vast contract. Werkdagen en -tijden zijn in overleg zeer flexibel in te delen (schooltijden een optie bijvoorbeeld).  

• Een baan bij één van de grootste, landelijke zorginstellingen in Nederland met 17.000 medewerkers (op een toplocatie in Amersfoort op 5 minuten loopafstand van het Centraal station).  

• Een brutosalaris conform de CAO Gehandicaptenzorg van minimaal € 2727,- en maximaal € 3678,- (FWG 40) bij een fulltime dienstverband (36 uur), gebaseerd op je ervaring en opleiding. 

• Gegarandeerd een eindejaarsuitkering van 8,33% van je feitelijk verdiende jaarsalaris. 

• Jaarlijks ontvang je extra PBL-uren (Persoonlijk Budget Levensfase) boven jouw wettelijke vakantie-uren. 

• Hybride voorzieningen, zoals een thuiswerkplek, een laptop en een iPhone.  

• Carrièrekansen en ruime doorgroeimogelijkheden op al onze locaties.  

• Persoonlijke groei, inzicht en regie over je eigen ontwikkeling via 'Mijn Leeromgeving'. 

• Reiskostenvergoeding of een mobiliteitskaart, waarmee je gratis met het OV kunt reizen voor woon-werkverkeer en dienstreizen. 

Dit ben jij

Je hebt minimaal 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende functie in een complexe organisatie. Daarnaast verwachten we dat je: 

• Digitaal handig bent en dus goed overweg kunt met relevante softwareprogramma's zoals Office 365; 

• De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel in woord als geschrift; 

• Tactvol, vrolijk, dienstverlenend en representatief bent; 

• Snel kunt schakelen en van aanpakken weet; 

• Goed kunt reflecteren op je eigen rol en ook spiegelt naar anderen; 

• Overzicht behoudt in de hectiek van alledag; 

• Blij wordt van het organiseren van events van landelijke Academiedagen tot kerstborrel. 

Sollicitatieprocedure en contact

We vinden het belangrijk om te horen wat jouw motivatie is om te solliciteren op deze vacature. De sluitingsdatum voor deze vacature is 17 januari. Wij ontvangen uw sollicitatie graag vóór deze datum. De eerste gesprekken voor de functie zullen plaatsvinden op 23 januari. 

Ben je enthousiast en wil je meer weten over deze mooie functie, app of bel met Christel Bijlhouwer (beleidsmedewerker Academie) via 06 – 57 21 04 60 of neem contact op met Eline Veldhuizen (recruiter) via 06 – 23 29 93 42 . Wij staan je graag te woord! Als dé geschikte kandidaat zich aandient, dan sluiten we de vacature eerder, hebben we onze match nog niet gevonden? Dan zoeken wij langer door.