Directiesecretaresse IT&Care

IT&Care is, samen met ArboNed, HumanCapitalCare, Mensely en Focus, onderdeel van HumanTotalCare. De grootste dienstverlener binnen het domein werk en gezondheid. Als directiesecretaresse bij IT&Care heb je een belangrijk rol. Je ondersteunt de algemeen directeur van IT&care bij een breed pakket aan administratieve, organisatorische en coördinerende taken. Deze positie past bij een proactieve professional die van afwisseling houdt, en graag werkt in een snel veranderende en technologie gedreven omgeving. Als directiesecretaresse reikt jouw invloed nog verder; je draagt indirect bij aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland. Dat is pas echt #meerbetekenen.

Ga jij het avontuur aan als directiesecretaresse voor IT&Care? Samen met de directeur werk je aan de meest uiteenlopende taken waaronder:

• strategisch agendabeheer: Je beheert proactief de complexe agenda van de directeur om te zorgen voor een optimale tijdsbesteding. Dit omvat het plannen, prioriteren en herzien van afspraken en vergaderingen om de directeur te ontlasten.
• communicatie & correspondentie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle communicatie gericht aan de directeur, waarbij je zorgt voor een snelle en efficiënte informatiestroom. Daarnaast beheer je de inkomende en uitgaande correspondentie, filter je communicatie op relevantie en urgentie, en bereid je antwoorden voor namens de directeur indien nodig.
• uitgebreid vergadermanagement: Niet alleen het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, maar ook het beheren van de follow-up taken. Zorgen dat actiepunten worden gecommuniceerd en gemonitord, waardoor de directeur verzekerd is van de voortgang zonder zelf in details te hoeven treden.
• documentatie en rapportage: Opstellen, reviseren en beheren van essentiële documenten, presentaties en rapporten. Dit houdt in dat je proactief materiaal verzamelt en samenstelt ter ondersteuning van besluitvormingsprocessen.
• projectmanagement ondersteuning: Actief ondersteunen van de directeur in het leiden en beheren van speciale projecten, waaronder het opstellen van projectplannen, het bewaken van deadlines en het coördineren van betrokken teams en stakeholders.
• evenementen en gasten: Organiseren en coördineren van zakelijke evenementen, inclusief het ontvangen van gasten en hoogwaardigheidsbekleders, het beheren van de logistiek en het waarborgen van een vlekkeloze uitvoering.
• reis- en expense management: Efficiënt plannen van zakelijke reizen, inclusief het beheer van reisschema’s en het verwerken van onkostenrapporten, om een naadloze ervaring voor de directeur te garanderen.

In deze functie werk je zelfstandig voor de algemeen directeur van IT&Care, maar je staat er nooit alleen voor. Je bent samen met de office-manager een team. Samen zorgen jullie ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je bent 2 dagen per weer week op het kantoor in Utrecht en 1 keer per week reis je af naar ons hoofdkantoor in Son. De andere dag werk je vanuit de omgeving die bij je past. Je werkt ook nauw samen met de andere directiesecretaresses van HumanTotalCare, ArboNed, HumanCapital Care en Mensely en natuurlijk de collega's binnen IT&Care zelf. Of je nu met je directeur of met andere collega's samenwerkt, de sfeer bij IT&Care is altijd open en betrokken. We geloven in de kracht van diversiteit en inclusie, en er is volop ruimte voor ieders cultuur, achtergrond, ideeën en creativiteit. 

Jouw werkzaamheden als directiesecretaresse zijn een mix van uitdaging, verantwoordelijkheid en inhoud. Met jouw ondersteuning draag je echt bij aan het goed functioneren van de directeur en het managementteam. En dat wordt gewaardeerd. En niet te vergeten, je levert indirect een bijdrage aan het gezond, gemotiveerde en competent houden van werkend Nederland.

Bij ons staat eerlijkheid en transparantie hoog in het vaandel. Het werk is intensief vanwege onze ambitieuze projecten en doelen als organisatie. De hoeveelheid werk lijkt soms eindeloos. Het is essentieel om goed te kunnen prioriteren en verwachtingen te kunnen managen.

Als jij snel kunt schakelen, creatief denkt en bereid bent om nieuwe wegen te verkennen, ben jij de persoon die we zoeken. Van nature neem je graag het voortouw zonder daarvoor altijd aangemoedigd te worden. Daarnaast heb je:

• uitstekende planning- en organisatievaardigheden, met een sterk vermogen om prioriteiten te stellen in een complexe omgeving.
• voortreffelijke communicatieve vaardigheden en de capaciteit om op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie te schakelen.
• hoge mate van zelfstandigheid, initiatief en besluitvaardigheid om de directeur effectief te ontlasten.
• ervaring met het discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• aanpassingsvermogen, met een proactieve benadering van probleemoplossing en crisismanagement.
• geavanceerde kennis van MS Office, projectmanagement tools, en digitale communicatieplatformen.

Verder heb je:

• minimaal HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een specialisatie directie secretaresse;
• ten minste 5 jaar ervaring in een ondersteunende functie voor senior management, idealiter binnen een technologie- of IT-georiënteerde organisatie.
• De motivatie om hybride te werken en geregeld naar kantoor te gaan in Utrecht en/of Son. Deze rol is niet remote in te vullen.

IT&Care is onderdeel van HumanTotalCare. De merken van HumanTotalCare – met in totaal 2.000 collega’s – hebben één gezamenlijk doel: een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland. We staan dagelijks klaar voor 65.000 werkgevers en ruim 1 miljoen medewerkers. IT&care maakt dit mogelijk. Het team waar je in terecht komt kenmerkt zich als innovatief en analytisch. En we bieden ook:

• een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• een baan voor 32 tot 40 uur
• een jaar contract met uitzicht op vast contract.
• een goed salaris volgens onze cao tussen € 3.328,- en € 4.070,- bruto per maand (o.b.v. 40 uur).
• Een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• extra vakantiedagen bij te kopen. Standaard heb je 25 vakantiedagen en daar bovenop kun je per jaar maximaal 13 dagen bij kopen (op fulltime basis).
• een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• hybride werken, waarbij je werkt vanuit de omgeving die past bij jouw werkzaamheden.
• aandacht voor preventie en vitaliteit met ons my-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, kunt meedoen aan challenges en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
• een uitgebreid aanbod van opleidingen, (online) trainingen en geaccrediteerde nascholing via onze eigen my-academy. Wij investeren in jou, zodat we samen kunnen werken aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.
• gezellige evenementen en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Wil jij als directiesecretaresse bij IT&Care #meerbetekenen voor werkend Nederland? Reageer dan op deze vacature via de sollicitatiebutton.