Assistant Office Manager

Als Assistant Office Manager ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Jij regelt de praktische zaken, ondersteunt bij communicatie en evenementen, en zorgt voor een prettige werkomgeving voor je collega’s. 

Je komt terecht in een internationale organisatie waar naast onze ‘sterspelers’ cacao, noten, koffie, zuivel en specerijen, duurzaamheid en verantwoord ondernemen centraal staan. 
In deze rol rapporteer je aan de Office Manager en zal je samenwerken met zowel lokale als internationale collega's. Onze nieuwe kantoorruimte is jouw ontvangstruimte en jij zorgt ervoor dat een ieder zich hier thuis voelt. Hierbij is veel ruimte voor eigen inbreng. Je bent het gezicht van het kantoor en maakt een directe impact op de ervaring van iedereen die ons bedrijf bezoekt. Jouw bijdrage maakt het verschil in Amsterdam! 

Geen dag is hetzelfde, je werkzaamheden zijn heel divers. Dat is niet allemaal in een vacaturetekst te vatten, maar je kunt o.a. denken aan:

• Verzorgen van de kantooromgeving als fijne werkplek;
  • Het netjes houden van het kantoor, receptie en de pantry’s.
  • Het verspreiden en verzenden van uitgaande post
  • Aanvragen van creditcards, het aanmaken van accounts en het verstrekken van instructies voor het declaratiesysteem.
  • Het verzorgen van geschenken en welkomstpakketten voor nieuwe medewerkers
  • Bestellen en aanvullen van kantoorbenodigdheden.
• Communicatie is belangrijk om medewerkers geïnformeerd te houden, jij helpt onder andere mee aan:
  • Het maken van de nieuwsbrief door het schrijven van nieuwsbrief artikelen, alsmede de nieuwsbrief op te maken in de juiste stijl
  • Het bijhouden van binnenkomende e-mails op het algemene emailadres
  • Het uitsturen van interne mededelingen
• Het (mede-) organiseren van grote (internationale) meetings, seminars en personeelsbijeenkomsten, denk hierbij aan:
  • Regelen van catering
  • Ondersteuning bij het boeken van zakelijke reizen, ie vluchten, hotels, tickets, taxi’s via ons IT systeem (SAP Concur)
  • Het behandelen van aanvragen voor o.a. uitnodigingsbrieven, garantverklaringen en introductiebrieven.

Tevens spring je bij waar nodig, dit kan zijn ter ondersteuning van de Office manager of Executive Assistant, maar ook als back up voor de host.