Afdelingsondersteuner

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Word Afdelingsondersteuner!

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Afdelingsondersteuner ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat binnen de Directie Projecten de afdeling Maritiem wordt ontzorgt.

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het administratief ondersteunen van een afdeling? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren voor deze functie.

In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen onze afdeling. Je bereidt portfolio-, programma- en projectvergaderingen voor door de vergaderstukken en achtergrondinformatie te verzamelen. Je nodigt de deelnemers uit, reserveert vergaderlocaties en regelt indien nodig catering. Tijdens de vergaderingen neem je actief deel, maak je notulen en geef je, wanneer nodig, toelichting op de besproken onderwerpen. Na de vergaderingen stel je besluiten- en actiepuntenlijsten op en zet je de afgesproken actiepunten uit. Je bewaakt de voortgang van deze acties en spreekt actiehouders aan wanneer dat nodig is.

Je beheert ook de activiteitenlijst van de afdeling. Op aanwijzing van het afdelingshoofd stel je deze op en houd je de lijst up-to-date. Je verspreidt de lijst onder de belanghebbenden en zorgt ervoor dat de voortgang van de activiteiten bewaakt wordt. Als er knelpunten zijn, rapporteer je deze en doe je voorstellen voor oplossingen.

Daarnaast voer je diverse andere werkzaamheden uit om de afdeling te ondersteunen. Je beheert de digitale samenwerkingsruimte, legt werk- en vergaderdossiers aan en houdt deze bij. Je zorgt ervoor dat het afdelingsarchief up-to-date is en beheert de digitale postomgeving (XPOST).

Ook help je mee bij de organisatie van saamhorigheidsbijeenkomsten, zodat het team ook op sociaal vlak goed functioneert.

Kortom, als afdelingsondersteuner vervul je een essentiële rol bij het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten op de afdeling Maritiem Projecten, waarbij je zorgt voor efficiëntie, organisatie en ondersteuning op verschillende gebieden.

Wie zoeken we

Voor het uitvoeren van deze functie beschik je over een afgeronde MBO opleiding, bij voorkeur met een secretariële affiniteit.

Daarnaast breng jij onderstaande kennis en vaardigheden mee;

• Kennis van (interne) administratieve procedures, regelgeving, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie en inzicht in de daaraan verbonden organisatorische en functionele verhoudingen.
• Kennis van de beleidsterreinen en overige instanties en organisaties werkzaam op het gebied van Defensie.
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Vaardigheid in het omgaan met de ter beschikking staande geautomatiseerde systemen

We zoeken iemand, die graag zijn collega’s helpt, je bent oplossingsgericht en creatief, maar je weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden. Daarnaast ben je een echte teamspeler, want je werkt nauw samen met andere afdelingsondersteuners.
Verder kan je goed zelfstandig werken, ben je proactief, waardoor je de afdelingsstaf werk uit handen neemt. Het is ook van belang dat je duidelijk prioriteiten kan stellen, waardoor je je werk goed kan organiseren en plannen!

Spreekt jou dit alles positief aan? En zie je het wel zitten om jou steentje bij te dragen aan de veiligheid in onze samenleving? Twijfel dan niet en schrijf ons aan!

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 6
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.850 bruto per maand
Contractduur Betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast
Aantal uren per week 38
Plaats Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

De organisatie Ministerie van Defensie

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De afdeling COMMIT

De Directie Projecten is een onderdeel van COMMIT. De Directie Projecten is verantwoordelijk voor de projectvoering van (groot) materieelinvesteringsprojecten, instandhoudingsprogramma’s en het projectmatig afstoten (verkoop) van (wapen) systemen. Dit betreft projecten van grote financiële omvang (>100 miljoen euro). Denk bijvoorbeeld aan de vervanging van onze onderzeebootcapaciteit, aanschaf van nieuwe fregatten, modernisering van de Chinook en de Apache, maar ook kleding en uitrusting van onze militairen, munitiebevoorrading en operationele infrastructuur.

De afdeling Maritieme projecten realiseert alle projecten in het maritieme domein en met grootste gebruiker de Koninklijke Marine. Komende jaren wordt bijna de gehele vloot van de Marine vervangen en hierdoor is het werkaanbod uitdagend. Als afdelingsondersteuner wordt je onderdeel van de afdelingsstaf bestaande uit een: Hoofd van de afdeling, een plaatsvervangend hoofd, portfoliobeheerser en nog een tweede afdelingsondersteuner. Binnen de afdeling voeren we de regie over bijna 70 grote projecten en dit doen we door middel van de cluster: Under Water Warfare Systems (UWWS), Above Water Warfare Systems (AWWS), Klein Boven Water (KBW), Mid-Life Update en instandhoudings projecten (IP/MLU) GBW en een aantal grote losse projecten.

Bijzonderheden

• De interne benaming voor deze functie is Afdelingsondersteuner Maritiem
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure;

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Word Afdelingsondersteuner!

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Afdelingsondersteuner ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat binnen de Directie Projecten de afdeling Maritiem wordt ontzorgt.

Ben jij een stressbestendige, initiatiefrijke teamplayer? Vind je het leuk om de vraag net een stapje voor te zijn en heb je ervaring in het administratief ondersteunen van een afdeling? Dan nodigen we jou graag uit om te solliciteren voor deze functie.

In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt binnen onze afdeling. Je bereidt portfolio-, programma- en projectvergaderingen voor door de vergaderstukken en achtergrondinformatie te verzamelen. Je nodigt de deelnemers uit, reserveert vergaderlocaties en regelt indien nodig catering. Tijdens de vergaderingen neem je actief deel, maak je notulen en geef je, wanneer nodig, toelichting op de besproken onderwerpen. Na de vergaderingen stel je besluiten- en actiepuntenlijsten op en zet je de afgesproken actiepunten uit. Je bewaakt de voortgang van deze acties en spreekt actiehouders aan wanneer dat nodig is.

Je beheert ook de activiteitenlijst van de afdeling. Op aanwijzing van het afdelingshoofd stel je deze op en houd je de lijst up-to-date. Je verspreidt de lijst onder de belanghebbenden en zorgt ervoor dat de voortgang van de activiteiten bewaakt wordt. Als er knelpunten zijn, rapporteer je deze en doe je voorstellen voor oplossingen.

Daarnaast voer je diverse andere werkzaamheden uit om de afdeling te ondersteunen. Je beheert de digitale samenwerkingsruimte, legt werk- en vergaderdossiers aan en houdt deze bij. Je zorgt ervoor dat het afdelingsarchief up-to-date is en beheert de digitale postomgeving (XPOST).

Ook help je mee bij de organisatie van saamhorigheidsbijeenkomsten, zodat het team ook op sociaal vlak goed functioneert.

Kortom, als afdelingsondersteuner vervul je een essentiële rol bij het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten op de afdeling Maritiem Projecten, waarbij je zorgt voor efficiëntie, organisatie en ondersteuning op verschillende gebieden.

Voor het uitvoeren van deze functie beschik je over een afgeronde MBO opleiding, bij voorkeur met een secretariële affiniteit.

Daarnaast breng jij onderstaande kennis en vaardigheden mee;

• Kennis van (interne) administratieve procedures, regelgeving, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie en inzicht in de daaraan verbonden organisatorische en functionele verhoudingen.
• Kennis van de beleidsterreinen en overige instanties en organisaties werkzaam op het gebied van Defensie.
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Vaardigheid in het omgaan met de ter beschikking staande geautomatiseerde systemen

We zoeken iemand, die graag zijn collega’s helpt, je bent oplossingsgericht en creatief, maar je weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden. Daarnaast ben je een echte teamspeler, want je werkt nauw samen met andere afdelingsondersteuners.
Verder kan je goed zelfstandig werken, ben je proactief, waardoor je de afdelingsstaf werk uit handen neemt. Het is ook van belang dat je duidelijk prioriteiten kan stellen, waardoor je je werk goed kan organiseren en plannen!

Spreekt jou dit alles positief aan? En zie je het wel zitten om jou steentje bij te dragen aan de veiligheid in onze samenleving? Twijfel dan niet en schrijf ons aan!

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De Directie Projecten is een onderdeel van COMMIT. De Directie Projecten is verantwoordelijk voor de projectvoering van (groot) materieelinvesteringsprojecten, instandhoudingsprogramma’s en het projectmatig afstoten (verkoop) van (wapen) systemen. Dit betreft projecten van grote financiële omvang (>100 miljoen euro). Denk bijvoorbeeld aan de vervanging van onze onderzeebootcapaciteit, aanschaf van nieuwe fregatten, modernisering van de Chinook en de Apache, maar ook kleding en uitrusting van onze militairen, munitiebevoorrading en operationele infrastructuur.

De afdeling Maritieme projecten realiseert alle projecten in het maritieme domein en met grootste gebruiker de Koninklijke Marine. Komende jaren wordt bijna de gehele vloot van de Marine vervangen en hierdoor is het werkaanbod uitdagend. Als afdelingsondersteuner wordt je onderdeel van de afdelingsstaf bestaande uit een: Hoofd van de afdeling, een plaatsvervangend hoofd, portfoliobeheerser en nog een tweede afdelingsondersteuner. Binnen de afdeling voeren we de regie over bijna 70 grote projecten en dit doen we door middel van de cluster: Under Water Warfare Systems (UWWS), Above Water Warfare Systems (AWWS), Klein Boven Water (KBW), Mid-Life Update en instandhoudings projecten (IP/MLU) GBW en een aantal grote losse projecten.

• De interne benaming voor deze functie is Afdelingsondersteuner Maritiem
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure;

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info