Officemanager Utrecht

Samen met de directeur en het team zorg jij dat alles op rolletjes loopt. Van het soepel beheren van complexe agenda’s tot het zijn van het eerste aanspreekpunt voor collega’s – jij regelt het. Ook sta je altijd klaar om te ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten, het afhandelen van verzoeken en het bijstaan van onze specialisten.

Jouw takenpakket is veelzijdig en bestaat onder andere uit:

• Coachen en begeleiden van collega’s in hun ontwikkeling.
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden met precisie.
• Bijhouden van de voortgang en afhandeling van disputen.
• Ondersteuning van professionals, bijvoorbeeld bij het opvragen en nabellen van medische gegevens, en het bewaken van herstelmeldingen.
• Coördineren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief het maken van notulen.
• Organiseren en bewaken van interne projecten.
• Opstellen van inwerkprogramma’s voor nieuwe collega’s.
• Maken van overzichtelijke rapportages en het bewaken van opvolging.
• Agendabeheer voor de directie en het regioteam.
• Beheer van gezamenlijke mailboxen.
• Meedenken en (mede) organiseren van kennissessies met klanten.
• Tijdelijk overnemen van taken bij afwezigheid van collega’s (in overleg).

Je werkt zelfstandig voor jouw directeur, maar je staat er nooit alleen voor. Je vormt een hecht team met het secretariaat en collega’s binnen de regio. Binnen Mensely werk je in een organisatie waar ieders stem telt. We zijn trots op onze diverse achtergronden, open cultuur en de ruimte die er is voor eigen ideeën en creativiteit. Bij ons is diversiteit geen streven, maar een vanzelfsprekendheid.

Je draait mee in een warm, energiek en betrokken team waarin jij een spilfunctie vervult. Geen dag is hetzelfde: je organiseert, schakelt, puzzelt en houdt overzicht. Je krijgt veel verantwoordelijkheid én waardering. Het is werk dat er toe doet – en dat voel je elke dag opnieuw.

We houden van duidelijkheid, dus ook hierover zijn we eerlijk: deze functie vraagt veel van je. Het tempo ligt hoog en je krijgt met veel verschillende prioriteiten te maken. Goed schakelen, overzicht houden en snel keuzes maken zijn dus belangrijk. Soms ben je afhankelijk van anderen, wat betekent dat je flexibel én geduldig moet zijn.

Jij bent een positieve, energieke aanpakker met oog voor anderen. Je houdt het hoofd koel, zelfs als het druk is, en weet altijd het overzicht te bewaren. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denkt graag vooruit. Je durft je grenzen aan te geven en weet wanneer het tijd is om 'nee' te zeggen – met een glimlach.

Verder heb je:

• Je hebt een hbo-mindset: zelfstandig, analytisch en oplossingsgericht
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met secretariële ondersteuning van management of directie, inclusief notuleren.
• Aantoonbare ervaring met het opzetten en coördineren van interne projecten.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden: je kunt plannen, prioriteren en meerdere zaken tegelijk beheren.
• Goede kennis van MS Office en sterke communicatieve vaardigheden.
• Beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week, bij voorkeur 36-40 uur.

Mensely is onderdeel van HumanTotalCare. De merken van HumanTotalCare – met in totaal 2.200 collega’s – delen gezamenlijk één missie: samen #meerbetekenen voor werkend Nederland. Die missie dragen wij intern natuurlijk ook uit. Het team waar je in terecht komt kenmerkt zich als innovatief en analytisch. En we bieden ook:

• Een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• Een fulltime functie voor 32-40 uur per week.
• Een goed instapsalaris volgens onze cao tussen € 3.018,- en € 3.772,- bruto per maand o.b.v. 40 uur. Uiteraard krijg je een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• direct een contract voor onbepaalde tijd.
• een vaste eindejaarsuitkering.
• extra vakantiedagen bij te kopen. Standaard heb je 25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur) en daar bovenop kun je per jaar maximaal 13 dagen bij kopen.
• een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen en de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• hybride werken, waarbij je werkt vanuit de omgeving die past bij jouw werkzaamheden. Indien nodig faciliteren we je in een goede werkplek en ontvang je een thuiswerkvergoeding van €2,35 per thuiswerkdag.
• aandacht voor preventie en vitaliteit met ons my-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, kunt meedoen aan challenges en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
• een uitgebreid aanbod van opleidingen, (online) trainingen via onze eigen my-academy. Wij investeren in jou, zodat we samen kunnen werken aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.
• gezellige feesten en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.

Wil jij als directiesecretaresse #meerbetekenen voor werkend Nederland? Mooi, we zien je sollicitatie graag tegemoet via de website.