Teamleider receptie/ telefonie Utrecht

Als teamleider receptionist/telefonist bij HumanTotalCare ben je hét visitekaartje voor verschillende merken die gevestigd zijn in het pand: HumanTotalCare, ArboNed, Mensely, HumanCapitalCare, IT&Care en Focus Nederland. Bezoekers en bellers van al deze organisaties komen als eerste bij jou terecht. Daarnaast ben je vaak de eerste persoon die collega's zien wanneer ze hun werkdag beginnen.

Het werk is afwisselend, maar kan soms ook behoorlijk druk zijn. Wat valt er onder jouw verantwoordelijkheden?

• Receptiediensten & Telefoniediensten. Ik verwacht dat dit 75% van je tijd zal zijn. Overige werkzaamheden ongeveer 25% van je tijd.
• Aansturing team; roosters, vakantieplanningen, overzicht houden op verlofsaldi, ziekmeldingen en verzuimgesprekken, persoonlijke gesprekken en teamoverleg. Dit in overleg met en samen met de Manager Services en Hospitality.
• Aanspreekpunt in Utrecht ten aanzien van telefonie en receptie; ondersteuning en evalueren dienstverlening met de afdelingen die veel telefonieverkeer hebben.
• Je helpt collega’s in je team als er eenvoudige IT-vragen zijn over systemen of over IT-middelen als laptop en headset. Uiteraard hebben we als organisatie een ICT-servicedesk die helpt als jullie er samen niet uitkomen.
• Samenwerking met team Son; samenwerken met receptie en telefonie Son en samen achtervang voor de hele organisatie zijn en daarin op uniformele wijze werken.
• Het is belangrijk dat jij de IT-systemen waarmee je werkt snel eigen maakt, goed snapt en dat je collega’s kunt trainen in het gebruik. Eind 2025 wordt een nieuw verzuimsysteem geïmplementeerd, dit wordt door het receptieteam gebruikt voor het overzicht van de bezoekers die op spreekuur komen. Ook hebben we een nieuw telefoniesysteem geïmplementeerd en dit kunnen we nog verder optimaliseren.
• De Receptie van Utrecht maakt onderdeel uit van de afdeling Facilitair en Vastgoed. Bij de receptie komen verschillende facilitaire vragen en meldingen binnen, jij pakt deze samen met het receptieteam op en werkt hierin samen met collega’s van de afdeling Facilitair en Vastgoed

Soms gaat de telefoon continu en staan er tegelijkertijd meerdere mensen aan de balie. Als receptionist/telefonist is het belangrijk dat je rustig blijft en je aandacht goed verdeelt, zodat iedereen een vriendelijke en professionele eerste indruk krijgt van onze dienstverlening.

Je werkt samen met zeven directe collega’s aan de telefooncentrale en vervult de rol van gastvrouw/-heer in Utrecht. Het is een betrokken en positief team, waarin goede communicatie cruciaal is. Ondanks dat je vaak met twee of drie collega’s samenwerkt, is het belangrijk dat de verschillende taken goed op elkaar worden afgestemd. Naast jouw eigen team heb je contact met medewerkers van het kantoor en met externe leveranciers. Met betrekking tot telefonie werk je veel samen met het team in Son, jullie zijn samen de landelijke telefoniecentrale.

Je komt terecht in een warme, gastvrije omgeving als onderdeel van een professioneel team binnen een mensgerichte organisatie. Je draagt bij aan dienstverlening die veel mensen in Nederland verder helpt. Daarnaast krijg je de kans om je verder te ontwikkelen in facilitaire en vastgoed gerelateerde zaken.

We houden van eerlijkheid en openheid. Soms heb je dagen waarop alles tegelijk gebeurt. De telefoon blijft maar rinkelen, je hebt te maken met lastige gesprekken en ongeduldige klanten, en soms ervaar je weerstand. Dit kunnen dagen zijn die je snel wilt vergeten, maar gelukkig kun je altijd je hart luchten bij je collega’s.

Stressbestendigheid is essentieel. Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende taken en houdt overzicht, ook wanneer het druk is. Jouw goede computervaardigheden en ervaring met een complexe telefooncentrale komen goed van pas. Daarnaast weet je ook op rustigere dagen van aanpakken en bied je graag extra ondersteuning aan je collega’s. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in persoon als telefonisch en schriftelijk. Je begrijpt de aard van onze arbodienstverlening en hebt begrip voor de emoties en situaties waarin bezoekers zich kunnen bevinden. Verder heb je:

• Een mbo-werk- en denkniveau.
• Toe aan een nieuwe stap in je carrière of al enkele ervaring als leidinggevende.
• Enkele jaren ervaring als telefonist(e) met een complexe telefooncentrale.
• Ervaring als gastvrouw/-heer of in een vergelijkbare hospitality-rol.
• Je bent flexibel in werkdagen waarbij het belangrijk is dat je kan inspringen waar nodig.

Het is lastig te voorspellen, maar een klik met het team is belangrijk. Dit is dan ook een van de dingen waar we tijdens het kennismakingsgesprek naar zullen kijken. We moedigen je aan om gewoon jezelf te zijn.

HumanTotalCare bestaat uit verschillende merken en met 2.000 collega’s hebben we één gemeenschappelijk doel: een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland. Deze missie dragen we ook intern uit. HumanTotalCare biedt de faciliteiten, maar jij hebt de controle over je werk. Daarnaast bieden we:

• een open, informele werksfeer. We doen het voor, door en met elkaar.
• een baan voor 24 tot 32 uur per week. Werkdagen en werktijden in overleg, je werkt minimaal 3 dagen per week en bent op die dagen in ieder geval op de piekmomenten in de ochtend aanwezig. 
• een goed instapsalaris volgens onze cao vanaf €3.000, -(o.b.v. 40 uur. Breng je al gerichte ervaring mee dan bespreken we graag jouw salarispositie. Uiteraard krijg je een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
• direct een vast contract.
• een vaste eindejaarsuitkering. 
• extra vakantiedagen bij te kopen. Standaard heb je 25 vakantiedagen en daar bovenop kun je per jaar maximaal 13 dagen bij kopen.
• een warme introductie in onze organisatie. Dankzij de introductiedagen de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
• aandacht voor preventie en vitaliteit met ons my-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, kunt meedoen aan challenges en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
• een uitgebreid aanbod van opleidingen, (online) trainingen en geaccrediteerde nascholing via onze eigen my-academy. Wij investeren in jou, zodat we samen kunnen werken aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.

Wil jij als teamleider receptionist/ telefonist in Utrecht #meerbetekenen voor werkend Nederland? We zien je sollicitatie graag tegemoet.