Secretaresse

Taken en verantwoordelijkheden

Waarom interessant voor jou?

Jij voelt jezelf prettig in een veelzijdige functie. Van nature ben jij een ontzorger en kun je goed prioriteiten stellen. Dankzij jouw proactieve houding en ondersteunende vaardigheden kunnen de adviseurs het werk optimaal uitvoeren. Je bent organisatorisch en communicatief sterk en je houdt ervan het overzicht te bewaken. Je weet precies wat er gedaan moet worden en geeft duidelijk aan welke informatie jij daarvoor nodig hebt. Je wordt blij van korte lijnen, een goede teamspirit en het bereiken van het beste resultaat.

Wat bieden wij?

• samenwerking met enthousiaste collega’s;

• kansen om jezelf zowel persoonlijk als inhoudelijk te ontwikkelen;

• een uitdagende baan met een breed takenpakket;

• DLV Advies inwerk- en trainingsprogramma;

• een passend salaris tot € 3.000 per maand bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;

• 25 vakantiedagen op fulltime basis, bij een 40-urige werkweek bouw je nog eens 12 ADV- dagen per jaar op.

Wat houdt de functie in?

Als secretaresse ben je de spin in het web van de organisatie. Je plant allerlei interne afspraken en overleggen voor adviseurs, teammanagers en projectleiders. Je zorgt ervoor dat de interne overleggen en bijeenkomsten op de jaarkalender worden ingepland en dat alles tot in detail georganiseerd is. Je ondersteunt bij de onboarding van nieuwe collega’s met allerlei werkzaamheden zoals het opstellen en inplannen van het introductieprogramma en het organiseren van themadagen en trainingen. Een paar uur per week werk je op de frontoffice en tevens ben je back-up tijdens verlof en ziekte. Samen met je collega’s van de andere stafafdelingen ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en organisatorische taken en ben je werkzaam vanuit ons kantoor in Uden.

Welke werkzaamheden ga jij o.a. doen?

• Plannen en organiseren van afspraken, overleggen, trainingen en bijeenkomsten (voornamelijk intern).

• Secretariële en organisatorische ondersteuning ten behoeve van overleggen en bijeenkomsten bieden.

• Secretariële ondersteuning bij onboarding van personeel; zoals het maken van introductieprogramma’s.

• Tijdig werkprocessen die verbetert kunnen worden signaleren en deze verbeteringen ook doorvoeren.

• Redigeren van documenten, rapporten, mails, presentaties etc. en deze controleren op grammatica en spelling.

• Relatiebeheer in ons softwarepakket.

• Zorgdragen voor correcte archivering van post en documenten (digitaal).

• Afhandelen telefoon- en mailverkeer.

• Bewaken (proactief) van deadlines van de werkzaamheden.

• Ondersteunen bij correspondentie en interne communicatie

Jouw profiel

• minimaal mbo- werk- en -denkniveau

• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal

• uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

• stressbestendig en goed overzicht kunnen houden in een dynamische werkomgeving

• groot verantwoordelijkheidsgevoel en een echte teamplayer

• uitstekende kennis van MS Office. Kennis van AI zoals Chat GPT is een pré

• 32 -40 uur per week beschikbaar

Interesse?

Voor meer inhoudelijke informatie kun je contact opnemen met Tamara Coenen- van Heumen, Hoofd Secretariaat tel: 0413 336 800.

Voor algemene informatie kun je contact opnemen met Marja Derckx (Recruiter), tel. 06 82 33 69 46.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.