Taken en verantwoordelijkheden
Het projectteam krijgt de opdracht om gedurende een periode van 12 maanden de fysieke archiefachterstanden binnen de gemeente Barneveld structureel weg te werken en tegelijkertijd de basis te leggen voor een toekomstbestendige digitale werkwijze. De werkzaamheden richten zich op: - Het opschonen en verwerken van fysieke archieven; - Het wegwerken van bestaande achterstanden; - Het voorkomen van nieuwe achterstanden; - Het voorbereiden en uitvoeren van digitaliseringswerkzaamheden; - Het verbeteren van werkprocessen rondom archiefbeheer. De opdracht heeft een projectmatig karakter met een duidelijk begin- en eindresultaat. Werkzaamheden (onder andere): Archiefachterstanden: Verwerken van archiefbestanden in de projectruimte; Opschonen en verwerken van archiefbestanden in de gemeentelijke depots; Verwerken van archiefdozen afkomstig van de gemeentewerf en het gemeentehuis die extern zijn opgeslagen; Ordenen, registreren en archiveren van fysieke dossiers. Digitalisering: Voorbereiden van archiefstukken voor digitalisering; Digitaliseren van documenten conform geldende wet- en regelgeving; Bijdragen aan de overgang naar digitaal werken. Procesverbetering: Inventariseren van oorzaken van archiefachterstanden; Verbeteren van werkafspraken en archiefprocessen; Inrichten van een werkwijze waarmee nieuwe achterstanden zoveel mogelijk worden voorkomen.