officemanager/managementassistent

Vacature kenmerken

Functieomschrijving

Als officemanager ben je de spin in het web die zorgt dat de programmadirecteur en haar plaatsvervanger optimaal leiding kunnen geven aan het programma. Je haalt er voldoening uit dat hun agenda's op orde zijn en dat zij op tijd over al hun stukken beschikken. Je vindt het leuk om hierover veel uiteenlopende contacten te hebben met collega's binnen en buiten het programma. Zeker in drukke periodes zorg jij voor overzicht en rust.

Daarnaast ben je een vraagbaak voor de rest van de directie voor zaken als IT-middelen of huisvesting. Ook ben je betrokken bij de organisatie van teamactiviteiten, zowel inhoudelijke sessies als bijeenkomsten voor saamhorigheid. Deze taken doe je samen met je collega's van het programmabureau: een vrolijk, jong team dat zich bezighoudt met alle programmabrede onderwerpen, zoals financiën, personeelszaken, beleid en communicatie.

Waar je als officemanager zoal mee bezig bent:
• Complex agendabeheer voor de directie, inclusief het boeken van ruimtes, gasten aanmelden en ontvangen, eventueel catering verzorgen. Hierbij houd je rekening met degeldende prioriteiten, overlegdruk en rustmomenten voor de agenda;
• Zorgen dat stukken op het juiste moment beschikbaar zijn en klaar staan voor de afspraken van de directie. Hiervoor leg je contact met collega's, bewaak je deadlines en zorg je dat stukken afgestemd zijn met de juiste spelers binnen het programma;
• Aanvragen van functionele mailboxen voor de collega's en autorisatiebeheer daarvan;
• Bijhouden en tijdig aanvullen van de kantoorartikelen van de afdeling;
• Het plannen en organiseren van teamdagen, uitjes, heidagen voor het MT e.d. in opdracht van en in samenspraak met het hoofd programmabureau;
• Fungeren als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
• Het verzorgen van allerhande correspondentie binnen en buiten Defensie;
• Aanleggen en bijhouden van werkdossiers; 
• Samenstellen van overzichten.

Functie-eisen

Opleidingen en kennisniveau:
- MBO werk- en denkniveau;
- Bij voorkeur een secretariële opleiding;
- Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement; 
- Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures; 
- Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden; 
- Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt; 
- Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier); 
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ervaring:
Vereist:
- Minstens 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur als managementondersteuner in een overheidsorganisatie;

Gewenst:
- Bekendheid met het ministerie van Defensie;
- Ervaring (als ondersteuner) in een bestuurlijke-/beleidsomgeving of politiek sensitieve context.

Competenties:
- Klantgericht; 
- Delegeren; 
- Plannen en organiseren;
- Organisatiegericht;
- Samenwerken; 
- Integer;
- Leervermogen.

Arbeidsvoorwaarden

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Organisatie-URL

www.defensie.nl

Afdelingsnaam

Ministerie van Defensie

Afdelingsomschrijving

Zonder informatie geen operatie. Daarom ondersteunt Defensie Open op Orde (DOO) met kennis, capaciteit en technologie het verkrijgen en behouden van een gezaghebbende informatiepositie. Dat doen we met projecten op het gebied van informatiehuishouding, informatieverstrekking en missie-informatie. Via een netwerk van liaisons bij de Defensieonderdelen ondersteunen we de hele organisatie om te zorgen dat informatie onze kracht wordt.

Afdeling-URL

www.defensie.nl

Contactpersonen

Voor meer informatie over deze vacature:

W&S
SollicitatieKD@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

W&S
SollicitatieKD@mindef.nl