Congres Coördinator (fulltime)

Logo Heliview Conferences & Training BV
Heliview Conferences & Training BV
Breda

Taken en verantwoordelijkheden

Heliview Conferences & Training B.V. in Breda zoekt een fulltime (40 uur) Congres Coördinator voor de gehele operationele organisatie van meerdere congressen. Ben jij een échte regelaar en voel jij je als een vis in het water  in een hectische omgeving? Dan ben jij het organisatietalent dat we zoeken!   

Met een team van circa 30 enthousiaste collega’s in verschillende disciplines initiëren, ontwikkelen en organiseren wij lead genererende congressen. Onze initiatieven richten zich met name op de ICT-branche.

In deze rol ben je onderdeel van een projectteam en ben je verantwoordelijk voor de gehele operationele organisatie van een project (circa 14 congressen per jaar). Dit betekent dat je onder meer de locatie boekt, catering en AV-middelen regelt en daarvoor offertes vergelijkt en over de prijs onderhandelt. Daarnaast ben jij het aanspreekpunt voor de congrespartners en sprekers, zorg je dat zij alle input (op tijd) aanleveren, en zorg je ervoor dat de partners krijgen wat ze contractueel hebben afgesproken. In de aanloop naar de congresdag werken wij en onze partners en deelnemers in een online platform, EventManager. Een belangrijk onderdeel van je werkzaamheden is het secuur instellen, bijhouden en werken in deze software. Tevens ben je bezig met de voorbereiding van het congres door het maken en klaarzetten van de materialen en documenten die mee gaan naar het congres.

Naast je werk op kantoor (zo’n 80% van de tijd) ben je samen met de Projectmanager verantwoordelijk voor de uitvoer van het congres. Dit betekent dat je de dag voorafgaand aan het congres naar de locatie gaat om op te bouwen en blijf je ook overnachten. Op de congresdag zorg je voor de deelnemersontvangst, timemanagement van het programma, en zorg je er voor dat alles goed en kwalitatief verloopt. Naast je eigen congressen ga je ook mee ter ondersteuning naar de congressen van je collega’s.
 

Profiel kandidaat

  • Enthousiast, stressbestendig, flexibel en tegelijk accuraat, gestructureerd, secuur en doortastend;
  • Een echte multi-tasker en goed in staat om prioriteiten te stellen;
  • Klant- en servicegericht, en hebt geen 9 tot 5 mentaliteit. Je snapt dat deadlines gehaald moeten worden;
  • Communicatief vaardig en beheerst Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Een goede beheerser van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), je ervaring met Photoshop en InDesign is een pluspunt;
  • In het bezit van rijbewijs B en hebt de beschikking over een eigen auto;
  • Ervaren in het (operationeel) organiseren van (zakelijke) congressen.

Geboden wordt

Heliview biedt jou een jaarsalaris tussen de € 27.500 en € 30.000 bruto per jaar met uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. We hebben een prettige moderne werkomgeving met een open cultuur met veel humor, enthousiasme en gedrevenheid. 

Joyca van Essen (Conference Delivery Executive) 
Ooit heb ik een opdrachtgever als dank voor de fijne samenwerking een boek gegeven waarin ik schreef “Een congres is als een goed boek met intrigerende, spannende, uitdagende maar vooral leuke hoofdstukken die we met elkaar hebben vormgegeven. Nu is het tijd voor de nodige ontspanning”. Dit geeft wat mij betreft de kern weer van de functie als Congres Coördinator. Het is hard werken in een team met enthousiaste collega’s, maar als je uiteindelijk op het congres staat waar maanden voorbereiding aan vooraf is gegaan geeft dit een enorme voldoening. De diversiteit aan werkzaamheden maakt dat geen dag hetzelfde is.

Is deze baan echt iets voor jou? Reageer dan door jouw CV en motivatie te sturen via onderstaande button.
 

Meer informatie

Is deze baan echt iets voor jou? Reageer dan door jouw CV en motivatie te sturen via de sollicitatiebutton.

Voor vragen kun je natuurlijk ook bellen met Marit via 076-5484098.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Voor meer informatie bekijk onze bedrijfspagina (klik op ons logo bovenaan de vacature).

Trefwoorden: Congres Coördinator, Congressen, Conference Delivery Executive, Heliview, Breda, Rotterdam, Tilburg, Eindhoven,  Noord-Brabant.

Solliciteer nu

Misschien passen deze vacatures ook bij jou