Taken en verantwoordelijkheden

Als directiesecretaresse ben jij hét aanspreekpunt voor de rector/conrector en fungeer je als verbindende schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt de rector, je houdt het overzicht in drukke tijden en je zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is. Of het nu gaat om vergaderingen voorbereiden of beleidsdocumenten uitwerken - jij houdt de regie.

Wat ga je doen?
• Je beheert complexe agenda’s, plant afspraken en verzorgt de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen.
• Je werkt beleidsstukken en notulen uit, redigeert documenten en verzorgt de juiste toon.
• Je ondersteunt bij sollicitatieprocedures en personele vraagstukken.
• Je fungeert als filter voor de rector: jij bewaakt de rust, structuur en vertrouwelijkheid.
• Je houdt projectdossiers en archieven netjes en up-to-date.
• Je bent een vertrouwd aanspreekpunt in complexe overleggen en schakelt soepel tussen diverse lagen in de organisatie.
• Je behandelt verlofaanvragen van het personeel, laat deze beoordelen door de conrector en zorgt voor een heldere afstemming binnen de organisatie.
• Je verwerkt verzuimmeldingen van het personeel.
• Je houdt de verlofkaarten van het OOP bij en bespreekt deze op gezette momenten met OOP-ers.
• Daarnaast ben je de spil in het organiseren van een aantal zaken zoals: eindejaarsgeschenken voor de medewerkers, bloemen, kaarten, cadeautjes bij een geboorte en organiseer je de cadeaus/bloemen wanneer medewerkers uit dienst gaan.
• Je zorgt er ook voor dat er maaltijden (lunch of diner) georganiseerd wordt voor personeelsbijeenkomsten.

Je bent zorgvuldig, stressbestendig en vindt het leuk om samen te werken met verschillende collega’s, van conciërges tot rector. Integriteit staat bij jou hoog in het vaandel: jij weet hoe je discreet en verantwoordelijk omgaat met vertrouwelijke informatie.

Profiel kandidaat

Wat breng jij mee?
• Aantoonbare ervaring als managementassistent, bij voorkeur binnen het onderwijs,
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (schriftelijk en mondeling),
• Organisatietalent, planvaardigheid en een goed gevoel voor prioriteiten,
• Handigheid met systemen zoals Microsoft Office, Magister en AFAS, of de welwillendheid om je dit snel eigen te maken.