Medewerker Backoffice | Facilitaire Zaken

Taken en verantwoordelijkheden

Wil je samen met onze facilitaire collega’s van ABT en moedermaatschappij Oosterhoff meebouwen aan de verdere professionalisering van ons team en onze processen? Dan horen we graag van je!

Per 1 mei zijn de facilitaire teams van onze vestigingen in Velp en Delft samengevoegd. Zo is er een nieuwe samenwerkingsvorm ontstaan. Dit jaar is de basis gelegd voor een veilige, sfeervolle, opgeruimde werkomgeving en is er nagedacht over de invulling van een aantal nieuwe rollen binnen team Facilitair, waaronder die van medewerker Backoffice / Facilitaire Zaken.

Jouw uitdaging

Als medewerker Backoffice / Facilitaire Zaken ben jij de administratieve en organisatorische spil binnen onze facilitaire afdeling en het aanspreekpunt voor onze collega’s in Delft. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, en aanvragen en meldingen correct worden verwerkt. Ook zie je erop toe dat collega’s en leveranciers tijdig de juiste informatie ontvangen. Dankzij jouw nauwkeurigheid en servicegerichte houding blijft onze organisatie goed draaien. Je houdt van afwisseling in je werk en lost problemen en vragen uit de organisatie vlot op.

Hoofdtaken en verantwoordelijkheden

Proces en administratie

• ontwikkelen, documenteren en verbeteren van werkprocessen en werkinstructies
• beheren van contracten en leveranciersinformatie, inclusief monitoring van kwaliteit, wet- en regelgeving en contractprestaties
• verwerken en bewaken van meldingen, aanvragen en gegevens via Topdesk
• voorbereiden van rapportages, analyses en workflowdocumenten voor management, projecten en budgetten.

Voorraad, bestellingen en facilitaire dienstverlening

• verantwoordelijk voor bestellingen en voorraadbeheer (kantoorartikelen, PBM’s, [GC1] meubilair)
• aanspreekpunt voor wagenparkbeheer, catering, schoonmaak en interne archieven.

Communicatie en frontoffice

• zorgdragen voor telefonische bereikbaarheid en ondersteuning van collega’s
• actief bijdragen aan interne communicatie over facilitaire activiteiten en evenementen.

Kwaliteit en veiligheid

• bewaken van arbo-richtlijnen, protocollen en procedures.

Je werkt in principe vanuit onze locatie in Delft. Daar werk je onder andere samen met de collega’s van ICT en Gebouwbeheer. Ook werk je nauw samen met je collega’s in Velp en heb je dagelijks een dagstart met alle collega’s van Facilitaire Zaken.

Wat bieden we jou

• uitdagende en gevarieerde rol bij een gerenommeerd adviesbureau
• een afwisselende baan binnen een dynamische organisatie met veel zelfstandigheid en vrijheid om je de rol eigen te maken 
• een aantrekkelijk salaris tussen € 3.500,- en € 4.200,- bruto per maand (afhankelijk van ervaring) op basis van 40 uur
• uitgebreide opleidingsmogelijkheden, zowel intern via Quake campus, als extern
• 30 vakantiedagen met de mogelijkheid om er 10 dagen bij te kopen of te verkopen (op basis van een fulltime dienstverband)
• gezellige activiteiten zoals sportteams, een jaarlijks festival, buitenlandse reizen en borrels
• mede-eigenaar worden door middel van participatie in Oosterhoff.

Lees hier meer over onze andere arbeidsvoorwaarden.

Jouw profiel

Als medewerker Backoffice / Facilitaire Zaken ben je een nauwkeurige en gestructureerde professional die energie krijgt van een goed georganiseerde werkomgeving. Je houdt overzicht, communiceert makkelijk met collega’s en leveranciers, en hebt een proactieve houding. Je ziet wat beter kan en pakt dat gelijk aan. Je voelt je thuis in een dynamische organisatie waarin zelfstandigheid en eigenaarschap belangrijk zijn.

Verder beschik je over:

• een mbo-diploma (richting Facilitaire dienstverlening/Hospitality management)
• hbo-werk- en -denkniveau op het gebied van facilitaire dienstverlening/management, dit blijkt uit je zelfstandigheid en kennis van processen en instructies
• kennis van de werkprocessen en de eisen die gesteld worden aan kwalitatieve dienstverlening
• ervaring in het opzetten en uitwerken van facilitaire en inkoopprocessen, en werkafspraken
• goede beheersing van de Nederlandse taal en mondeling vaardig in Engels.

Affiniteit met BHV, veiligheidsmiddelen en voorraad- en archiefbeheer is een pré.

ABT in het kort 

ABT is een organisatie van ingenieurs in bouwtechniek. In onze compacte, mensgerichte organisatie werken we aan de technisch beste ontwerpen die een maatschappelijk belang hebben en bijdragen aan een duurzame omgeving. Dit doen we binnen nieuwbouw- en herbestemmingsopgaven in de gebouwde omgeving, waterveiligheid en windenergie. Enkele voorbeelden zijn de renovatie van het Binnenhof, het nieuwe Nationaal Holocaust Museum en de versterking van de Lekdijk.

We lopen op alle fronten voorop en hebben voortdurende professionele ontwikkeling en innovatie hoog in het vaandel staan. Onze teams zijn integraal samengesteld, waarbij de verschillende disciplines met elkaar samenwerken en elkaar versterken. Daarnaast bundelen we onze krachten met onze veertien zusterbedrijven binnen Oosterhoff. Zo ontstaat een unieke combinatie van expertise en denkkracht. Hoe ambitieuzer de plannen en wensen, hoe beter wij tot ons recht komen. ABT, dat is grensverleggend waarmaken.

Wij kijken uit naar jouw reactie! 

Solliciteer snel via bouwenaanambities@abt.eu. Voor vragen over de vacature kun je bellen met Laura Urbinati of Basilla Callaars, 06  51 49 00 92 / 06  82 30 55 51. Voor inhoudelijke vragen over deze functie kun je contact opnemen met Wesley van Bokhoven, op 06  45 63 05 34.

?? Grijp deze kans en bouw als medewerker Backoffice / Facilitaire Zaken met ons mee aan verdere professionalisering van Facilitaire Zaken!